As altas taxas de mortalidade de negócios apontadas pelo Sebrae evidenciam que boa parte dos empreendedores não sabe como administrar uma empresa.
Os MEI representam a parcela que mais sofre com o encerramento precoce, com 29,7% fechando as portas em menos de cinco anos.
Em seguida, vêm as microempresas, com 21,6% delas fechando dentro desse período, e as empresas de pequeno porte, com 17%.
Entre os motivos apontados para essas taxas estão o baixo volume de vendas e a falta de capital de giro.
São problemas típicos em negócios que falham na parte da gestão e que poderiam ser contornados com um mínimo de planejamento.
E a sua empresa, está em dia em suas rotinas gerenciais ou não?
Prossiga na leitura e descubra como aumentar o controle sobre o seu negócio.
Como administrar uma empresa? Passo a passo para uma gestão eficaz
Na vida e nos negócios, é fundamental começar bem para continuar bem.
Uma empresa que dá os seus primeiros passos sem fazer o “dever de casa” se expõe a uma série de riscos e se torna forte candidata a ter dificuldades e até mesmo integrar as estatísticas das que fecham antes da hora.
As empresas bem-sucedidas e com muitos anos no mercado não se estabeleceram sem muita organização.
Elas podem até ter começado sem tanta organização, mas é certo que, em algum momento, sua gestão foi profissionalizada.
Você pode fazer o mesmo pela sua empresa, começando por seguir os passos descritos na sequência.
1. Não abrir mão de um plano de negócios
É verdade que existem empresas de grande destaque que começaram sem muito planejamento.
Seus líderes enxergaram uma oportunidade e trataram de dar um jeito de aproveitá-la.
Acontece que, em um dado momento, a falta de planejamento cobra um preço, principalmente quando as atividades de back office precisam ser melhor estruturadas.
É aqui que entra o plano de negócios, que deve ser feito preferencialmente antes de a empresa começar as suas atividades, contemplando 10 aspectos:
- Resumo executivo
- Descrição do negócio
- Análise de mercado
- Análise competitiva
- Análise de contexto
- Metas e objetivos
- Plano de design e desenvolvimento
- Plano de operações e gestão
- Financeiro
- Indicadores de Performance Chave (KPI).
2. Cuidar dos impostos
A complexidade do sistema tributário brasileiro é um problema muito conhecido pelos gestores de empresas.
Como aponta o ranking Doing Business (em inglês), o Brasil é o 184º colocado em uma lista de 190 países no quesito tempo gasto para apurar e pagar impostos.
As empresas levam cerca de 1.501 horas só para cuidar da parte tributária.
Parte dessa complexidade tem a ver com o excesso de regras e de critérios para estabelecer as alíquotas.
Até mesmo no regime Simples Nacional, criado justamente para simplificar a gestão tributária, existe uma série de tabelas que estabelecem alíquotas progressivas.
Imagine o quão complexos são os outros.
Por isso, é essencial contar com uma gestão que contemple os processos fiscais e tributários e toda sua complexidade.
3. Acompanhar as finanças
Como revela a pesquisa do Sebrae, um dos principais motivos para o fechamento das empresas é a falta de capital de giro.
Esse é um problema típico dos negócios em que não há gestão financeira ou ela é feita de maneira superficial.
No caso do capital de giro, o que falta é uma reserva financeira ao final do mês que permita cobrir os gastos.
A falta desse montante, por sua vez, pode ter relação com a falta de controle de fluxo de caixa e de ferramentas de conciliação bancária.
Esses são alguns dos aspectos fundamentais da gestão financeira, algo que, pela sua importância estratégica, não pode ser negligenciado.
4. Planejar-se para tudo
O plano de negócios é como um ponto de partida para a empresa, orientando em relação ao seu core business e às atividades de retaguarda.
Serve ainda como base para outros tipos de planejamento, como o fiscal, tributário e de marketing.
Aliás, planejar é algo que deve fazer parte da cultura de uma empresa. É uma questão até de sobrevivência, tendo em conta os muitos riscos a que um negócio sempre está sujeito.
5. Gerir os relacionamentos
Fazer negócios é se relacionar.
Clientes, fornecedores, instituições financeiras e até agentes do governo são algumas das instâncias com que toda empresa deve tratar para dar continuidade às suas atividades.
Tanto é que existem sistemas desenvolvidos só para isso, os chamados Customer Relationship Management (CRM).
O mesmo acontece com os fornecedores, cujo relacionamento pode ser gerido por sistemas equipados com Customer Supplier Relationship (CSR).
A gestão do relacionamento é essencial, pois é por ela que a empresa forma um histórico de todos os contatos que ela faz com cada um dos seus stakeholders.
Além do aspecto da continuidade na relação, esse banco de dados que se forma pode ser tratado e, ao ser cruzado com outros dados, gerar insights valiosos para o negócio.
6. Desenvolver estratégias de marketing e vendas
Vendas não acontecem por acaso.
Para atrair e reter clientes, é necessário primeiro oferecer bons produtos e serviços e, além disso, fazer com que as pessoas saibam que essas soluções são exatamente o que elas precisam.
Esse é o papel do marketing, que deve fazer parte da estratégia de negócios.
Imagine então que sua empresa decidiu apostar no marketing de relacionamento para alavancar as vendas.
Que canais ela vai utilizar para isso?
Qual será a abordagem?
Que público deverá ser alcançado?
7. Contar com assessoria contábil e jurídica
A complexidade do sistema tributário brasileiro pode representar por si só um risco, principalmente para as empresas que estão começando.
Por essa razão, vale sempre contar com o apoio de uma assessoria contábil e jurídica, a fim de orientar quanto a questões como escolha do regime tributário, encargos trabalhistas e contenciosos, entre outras.
8. Investir em pessoas
Por mais bem equipada que uma empresa seja, ela jamais vai prosperar sem o principal ativo: as pessoas.
Até mesmo MEIs passam a ter resultados melhores quando fazem valer o seu direito de contratar um funcionário.
Imagine então uma ME ou S/A, empresas de maior porte que podem ter centenas ou milhares de empregados?
Por isso, quanto mais estratégicas forem suas políticas e ações de Recursos Humanos, melhores tendem a ser os resultados.
9. Ter um sistema de gestão
A automação é praticamente mandatória nas empresas, até porque estamos em plena Transformação Digital, em que o conceito de Internet das Coisas (IoT) prevalece.
Isso significa que tudo e todos estão conectados e online, principalmente as empresas, que hoje se beneficiam do uso do Big Data para melhorar o processo decisório.
Para entrar nesse movimento de verdade, é preciso contar com um sistema de gestão que também seja capaz de armazenar dados e de transformá-los em insights.
Como administrar uma pequena empresa?
O grande desafio das pequenas empresas é gerar receitas que permitam ao negócio se sustentar e dar lucro.
Tudo isso tendo que lidar com a concorrência das grandes marcas, que naturalmente têm uma penetração muito maior no mercado.
Assim, a gestão de uma pequena empresa precisa ser muito mais focada em nichos específicos, com um controle de gastos muito mais austero.
Como administrar uma empresa financeiramente?
Falando em gastos, é na parte financeira que muitas empresas acabam por se enrolar.
Existem várias razões para isso, mas uma delas é a falta de uma cultura de controle financeiro diário.
Os gestores levam para a empresa a mesma falta de atenção que eles dispensam às finanças na vida pessoal, deixando de registrar o fluxo de caixa e de se preocupar em manter um capital de giro.
Portanto, a gestão financeira de um pequeno negócio depende em primeiro lugar de manter em dia esses dois aspectos, junto a uma gestão contábil alinhada à estratégia.
Por que você precisa de um ERP para administrar uma empresa?
Mesmo as pequenas empresas precisam de uma série de atividades de back office para darem conta das suas rotinas.
Dessa forma, é necessário algum nível de automação no sentido de integrar essas atividades, o que pode ser feito por meio de um ERP.
Veja alguns bons motivos para implementar essa solução.
Integrar rotinas e setores
Imagine uma pequena empresa varejista que dispõe de um estoque com centenas de itens para reposição do seu ponto de venda.
Seria um risco e tanto não contar com um sistema para integrar esse estoque e o seu inventário ao PDV, bem como ao setor ou pessoa responsável pelas compras.
Pois essa é uma função que pode ser desempenhada pelo ERP, que é capaz de integrar esses e outros setores.
Agilizar os processos
A burocracia e a falta de processos ágeis não é exclusividade das empresas de grande porte ou repartições públicas.
Com um ERP na sua pequena ou média empresa, você ganha muito mais agilidade para suas rotinas ao automatizar tarefas repetitivas como emissão de notas, boletos e mensagens de cobrança.
Evitar o retrabalho
A falta de automação aliada à burocracia traz um “efeito colateral”, que é o retrabalho.
Isso porque, sem um ERP, não há integração entre setores e, assim, a comunicação passa a ser falha ou nem existir.
Uma vez que a empresa conte com um sistema integrado, o retrabalho diminui ou desaparece por completo, em razão da automação e da melhora na comunicação.
Diminuir as falhas
Na maioria das empresas, os problemas acontecem por causa dos erros cometidos pelas pessoas, em especial nas tarefas que implicam ações repetitivas.
ERPs são de grande utilidade para reduzir esse tipo de erro, já que incorporam uma série de funcionalidades, realizando cálculos e atividades de rotina.
Ter um repositório de dados
Uma função que é também uma vantagem estratégica em um ERP é a capacidade de armazenar dados, que podem ser de natureza fiscal, financeira ou de relacionamento.
Esses dados podem servir como “matéria-prima” para análises com fins estratégicos, orientando decisões e apontando para riscos e oportunidades.
Desenvolver a Inteligência de Negócios
Uma vez que a empresa passe a orientar suas decisões por dados estruturados, ela se torna data driven, ou seja, orientada por dados.
Assim, fica a um passo de desenvolver a Business Intelligence (BI), ou Inteligência de Negócios, um atributo essencial para o sucesso.
Lembrando que BI é uma das funções dos ERPs da Iuven, o Iuven ERP e o SAP Business One.
Melhorar a gestão do estoque
Não há como administrar uma empresa nos segmentos varejista ou atacadista sem controlar de perto o setor mais crítico: o estoque.
Essa é outra funcionalidade que você encontra nos ERPs da Iuven, permitindo à sua empresa gerir listas de preços, transações entre estoques e até localizar produtos no depósito.
Então, agora ficou claro o que fazer para conduzir seu negócio rumo ao sucesso e à prosperidade, certo?
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