Sistema de gestão financeira: como usar essa ferramenta a favor da empresa?
Um sistema de gestão financeira talvez não tire empresas do vermelho sozinho, mas certamente ajuda a evitar que isso aconteça.
A respeito disso, uma pesquisa publicada no site Finances Online traz um dado até certo ponto surpreendente.
Ela diz que a maioria das empresas (21%) mudam a sua cultura em termos financeiros e contábeis não por questões de controle, mas de marketing e vendas.
Isso significa que, para lucrar mais, é preciso que a parte financeira esteja alinhada com a comercial.
Esse é um dos benefícios que as empresas que contam com um sistema de gestão percebem, além de muitos outros que serão destacados neste conteúdo.
Acompanhe até o final e descubra o que o poder da tecnologia pode fazer pelo seu negócio.
Sistema de gestão financeira: o que é?
Sistema de gestão financeira é uma ferramenta de controle das divisas empresariais, geralmente disponibilizada em forma de Software as a Service (SaaS).
Isso significa que, ao contratar esse serviço, a empresa precisará arcar com o pagamento de anuidades ou mensalidades para ter direito a utilizá-lo.
Em contrapartida, receberá todo suporte para sua implementação, manutenção e assistência técnica e até treinamento para os colaboradores, em alguns casos.
E como veremos na sequência, quando o assunto é sistema de gestão, estamos falando não sobre um custo, mas um investimento que a empresa faz.
É a partir dele que o negócio se organiza, integra áreas e processos, otimiza recursos e passa a caminhar em direção a seus objetivos estratégicos.
Para que serve um sistema de gestão financeira?
A principal utilidade de um sistema de gestão financeira é ser um instrumento de controle dos processos relacionados ao fluxo de receitas e despesas.
Da mesma forma que não podemos guiar um veículo sem o painel e o volante, não seria possível tomar decisões sobre finanças sem esse tipo de recurso.
Quando estamos dirigindo, decidimos parar, frear ou acelerar conforme os dados que visualizamos no painel, certo?
Os sistemas de gestão financeira servem para fazer o mesmo, só que o veículo, no caso, é o próprio negócio.
Prefere guiar no escuro ou com informações bem claras à sua frente?
Como funciona o sistema de gestão financeira empresarial
Os tipos de sistemas de gestão podem variar, mas tem algo que é sempre igual: eles existem para facilitar a vida de profissionais e negócios.
Todos os softwares empresariais, inclusive os de gerenciamento financeiro, funcionam por meio de um painel no qual diversos recursos estão disponíveis.
Eles também trabalham com a integração entre os setores, de modo que todos os dados de interesse financeiro possam gerar informação de valor.
Imagine, por exemplo, uma gestora financeira que precisa gerar um relatório sobre o fluxo de caixa do último mês para uma apresentação.
Ou um supervisor que queira registrar a compra de um insumo para fins contábeis.
Esses e outros recursos podem ser acessados por um sistema de gestão, que também pode funcionar como um aplicativo.
Dependendo da tecnologia existente na solução, pessoas autorizadas podem ingressar no sistema a partir de diferentes dispositivos conectados à internet.
A partir daí, acessam informações financeiras sobre a saúde do negócio, permitindo uma tomada de decisão mais assertiva.
Tudo isso de forma fácil e segura.
Principais recursos do sistema de gestão financeira
Voltando à comparação com o painel de um veículo, podemos imaginar que existem funções, dispositivos e indicações desconhecidas.
Ao ignorá-los, deixamos de aproveitar todas as suas funções ou, pior ainda, nos expomos ao risco de dirigir de forma errada, podendo até causar acidentes.
Da mesma forma, um sistema de gestão financeira só pode ser bem aproveitado quando estamos cientes dos seus principais recursos.
Destacamos abaixo alguns essenciais para o seu negócio.
Integração
O setor financeiro é como o motor que movimenta uma empresa.
Seja qual for a atividade ou rotina, lá estará o braço das finanças provendo os meios necessários para fazer a “roda girar”.
Para isso, é fundamental que ele seja integrado a todos os setores, de modo que se possa controlar os fluxos financeiros de cada um.
Além disso, sistemas financeiros podem realizar a gestão dos dados gerados pela empresa, cruzando-os para dar origem a insights de negócio.
Automação
Difícil encontrar um profissional do setor financeiro que não tenha ficado entediado por ter que emitir notas fiscais, preencher documentos contábeis ou relatórios.
São tarefas importantes, mas cansativas. E o cansaço é um inimigo que nos leva a cometer erros.
Pois a solução pode estar em um sistema de gestão financeira: ele automatiza as rotinas do dia a dia para que os profissionais da empresa possam se dedicar a tarefas mais estratégicas.
E sem risco de registrar qualquer informação errada, o que é ainda melhor.
Armazenamento de dados
Estamos em plena era do Big Data, conceito segundo o qual a utilização de grandes volumes de informação é a base para o processo decisório.
Sistemas de gestão financeira são uma forma de entrar de vez nesse movimento, capitalizando os dados financeiros sempre disponíveis.
Essa é mais uma maneira de gerar insights, o que abre portas para desenvolver a Inteligência de Negócios (BI).
Controle de estoque
As rotinas em um estoque demandam um controle ainda mais rígido.
Isso porque há constantes transações entre estoques e pontos de venda que geram um fluxo financeiro.
Sem automação, pode ser impossível controlar tudo isso. Ainda mais sem cometer falhas.
Isso para não falar das atividades operacionais, principalmente o picking, packing e o despacho de produtos.
Com um sistema de gestão integrado e automatizado, você tem informação precisa e de qualidade na palma da mão.
Gestão de equipes
Como vimos, uma das funções do software é integrar setores interdependentes, de modo a viabilizar a gestão dos recursos financeiros.
A partir disso, surge uma outra necessidade, que é a de integrar as pessoas que trabalham e as que tomam as decisões em cada um desses setores.
Embora os sistemas financeiros não sejam desenvolvidos especificamente para isso, esse é mais um recurso que eles podem agregar.
Controle de fluxo de caixa
Não é exagero algum dizer que, sem fluxo de caixa, não há gestão financeira.
Esse é certamente um dos aspectos chave que um sistema permite controlar, realizando os registros das entradas e saídas, fazendo cálculos e cuidando da conciliação bancária.
E, mais uma vez, em um processo imune a erros que fatalmente apareceriam se o controle fosse realizado manualmente.
Quais empresas precisam de um software de gestão financeira?
A já citada pesquisa da Finances Online traz outra revelação importante: a parte contábil e financeira é, para as empresas, onde se faz mais necessária a automação, com 29% dos gestores defendendo essa iniciativa.
Seguindo de perto, estão os setores de marketing (28%) e de vendas (27%), nos quais a automação das finanças é igualmente importante.
São números que evidenciam que a implementação de um sistema de gestão é um investimento para negócios de todos os tipos, não apenas por questões de controle, como de planejamento orçamentário.
Então, não importa se você está à frente de um negócio com dias ou décadas de vida, de pequeno ou grande porte, no Rio Grande do Sul ou no Amazonas: todo o tipo de empresa se beneficia dessa tecnologia.
Importância do sistema de gestão financeira para pequenas empresas
Sim, micro e pequenas empresas também se beneficiam de um sistema de gestão financeira.
Nesses negócios, os softwares são essenciais para organizar as rotinas na fase em que o empreendimento começa a deslanchar e o controle passa a ficar mais difícil.
Os sistemas de gestão também podem apoiar as decisões de lideranças nos momentos críticos, orientando quanto ao que fazer tanto em crises quanto em projetos de expansão.
Lembrando que, hoje, a empresa que não faz uso dos dados que gera acaba deixando dinheiro na mesa.
Com um sistema de gestão financeira, os resultados tendem a ser melhores em razão dos insights gerados a partir das informações tratadas com suas ferramentas de BI.
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Benefícios do sistema de gestão financeira para empresas
Como vimos até aqui, a gestão financeira é um dos pilares de qualquer empresa.
O planejamento e análise do caixa podem, definitivamente, decretar o sucesso ou o fracasso do empreendimento.
Por isso mesmo, investir em tecnologias que otimizem a gestão financeira é um investimento que retorna em uma série de benefícios, como os que listamos abaixo.
Otimização de operações financeiras
Muitos departamentos financeiros de PMEs perdem horas e mais horas de esforço na quitação da folha de pagamento, das contas e de outras despesas fixas.
Um software de gestão financeira executa essa função rápida e precisamente.
Se quiser, o sistema também pode informar, mês a mês, se os gastos fixos aumentaram ou diminuíram.
Tudo isso de forma organizada e intuitiva.
Assim, você terá mais tempo para estudar formas eficazes de aumentar o lucro do negócio, fazer o controle financeiro e ainda elaborar o melhor planejamento estratégico possível.
Precisão cirúrgica
Abandone de uma vez por todas as anotações em pedaços de papel.
Esse costume equivocado faz com que informações importantes possam ser perdidas e ainda confundir você e sua equipe no momento de fechar o balanço.
Um software de gestão financeira armazena didaticamente os dados e facilita o acesso dos profissionais da sua empresa.
Um bom sistema ainda propicia uma visão ampla das informações ao integrá-las em um único lugar.
Dessa forma, fica mais fácil analisar como andam as finanças do seu negócio e entender quais setores necessitam cortar gastos, por exemplo.
Você diminui a margem de erro no fluxo de caixa e, consequentemente, no seu planejamento financeiro.
Acessibilidade dos relatórios
Qualquer funcionário do estabelecimento fica apto a acessar as informações necessárias à boa execução do trabalho.
O profissional de vendas, por exemplo, pode diagnosticar em poucos minutos como anda a produtividade do seu setor.
Relatórios sobre número de vendas, atendimentos realizados e faturamento estarão disponíveis a um clique.
Essa característica favorece a autonomia, além de algo ainda mais importante: a colaboração entre os departamentos.
Os funcionários podem se sentir mais proativos e sugerir melhorias para que o negócio cresça.
Controle minucioso do estoque
Se existe um setor no qual boa parte do dinheiro costuma descer ralo abaixo é o estoque.
O pior é que isso ocorre muitas vezes inadvertidamente em uma pequena ou média empresa.
Um sistema de gestão financeira exorciza esse fantasma ao agilizar e conferir com exatidão todo o processo de estocagem.
Você pode visualizar o estoque sempre que precisar.
As baixas podem ser relatadas automaticamente, assim como a aquisição de produtos de reposição.
Até o sistema de compras é otimizado graças à possibilidade de emissão de notas fiscais eletrônicas.
Diminuição de riscos na gestão financeira
A precisão e a acessibilidade garantem que o risco de descumprimento de obrigações financeiras seja evitado.
As chances de pagamentos atrasados praticamente inexiste, assim como problemas fiscais.
Portanto, desaparecem também os custos com juros após o vencimento de prazos e eventuais problemas na justiça.
As interpretações errôneas dos dados também acabam com o auxílio de um bom software de gestão financeira.
Isso porque ele é capaz de gerar relatórios globais e específicos sobre as finanças da sua empresa.
Por que escolher um sistema de gestão financeira online?
O cloud computing (armazenamento em nuvem) caminha junto ao Big Data, já que, nesse contexto, é preciso lidar com volumes de dados muito grandes.
Isso demanda alta capacidade de armazenamento e gerenciamento, sem deixar de lado um fator decisivo: a segurança da informação.
Todos esses aspectos são melhor contemplados quando uma empresa conta com um sistema de gestão financeira online.
Esse é um tipo de Business Process Outsourcing (BPO) que, no médio e longo prazo, gera economia por evitar a falha humana, reduzindo por tabela a demanda por mão de obra.
Sim, existem outras tecnologias para ter acesso a um software de gerenciamento financeiro, mas nenhuma delas é tão vantajosa quando o sistema hospedado na nuvem.
Uma ferramenta colaborativa, integrada e acessível ao alcance de quem mais precisa das informações encontradas nela.
Qual o melhor sistema de gestão financeira?
Com tudo o que vimos neste conteúdo até aqui, fica claro que seu negócio também precisa de um sistema de gestão financeira.
Mas qual software contratar? Como escolher o melhor para sua empresa?
Vamos às dicas:
- Identifique as necessidades da sua empresa
- Entenda como o sistema pode ajudar você
- Verifique no mercado as opções com as funcionalidades que precisa
- Escolha um sistema fácil de implementar e usar
- Cheque informações sobre as integrações possíveis
- Observe como é o atendimento e o suporte
- Consulte outros clientes da solução escolhida, se possível
- Experimente o período grátis.
Depois de analisar e comparar, a decisão fica fácil: a Iuven tem o melhor sistema de gestão financeira.
Atuando há três décadas no mercado, nossa empresa tem expertise de sobra para levar ao seu negócio a solução ideal para cuidar da parte financeira, operacional e contábil.
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