A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) surgiu para substituir a tradicional nota fiscal em papel. É um documento digital, arquivado eletronicamente. Atualmente, é o documento mais usado pelos brasileiros e também o mais importante nas transações entre os clientes e os consumidores dos produtos.
Apoiada por um sistema integrado que permite a consulta de sua validade pela internet, a NF-e possibilita maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade de informação, além de facilitar a fiscalização e o intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais.
Como a NF-e funciona?
Para ter validade, a Nota Fiscal eletrônica precisa conter a assinatura digital do emitente e ser transmitida, antes da circulação da mercadoria, para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado, que valida e autoriza seu uso.
Posteriormente, a própria Sefaz transmite a nota para a Receita Federal e para a Secretaria da Fazenda do estado receptor da mercadoria, no caso de transporte interestadual. Esse procedimento, por permitir o acesso aos dados da nota em qualquer lugar do país, dá credibilidade ao documento, além de agilizar os trâmites e inibir fraudes.
Quais os benefícios da substituição das notas fiscais comuns pela NF-e?
Para os órgãos fiscalizadores, a NF-e torna a nota fiscal mais confiável, já que seu controle é mais efetivo que no caso das notas de papel, uma vez que torna o controle fiscal mais facilitado, diminuindo a sonegação e aumentando a arrecadação.
Para as empresas, a Nota Fiscal eletrônica elimina o trabalho de digitação das notas fiscais, reduzindo possíveis erros de escrituração, também padroniza o relacionamento com outras empresas e órgãos de fiscalização.
- Reduz os custos com papel impresso;
- Promove as vendas pela internet;
- Aumenta a segurança dos processos fiscais;
- Diminui as chances de erros no processo;
- Gera mais produtividade para a empresa;
Já para a sociedade como um todo é visível a redução do consumo de papel, com impacto positivo sobre o meio ambiente. Também é benéfico o incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
Todas as notas fiscais podem ser substituídas pela NF-e?
Atualmente, a Nota Fiscal eletrônica substitui a nota fiscal modelo 1/1A, que era utilizada para documentar operações comerciais entre pessoas jurídicas.
Também substitui a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. A NF-e não substitui a Nota Fiscal ao Consumidor nem o Cupom Fiscal.
Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem vários tipos de notas no Brasil, porém as mais utilizadas são:
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): É utilizada quando se compra um produto físico em e-commerces ou lojas físicas, como por exemplo: sites como Magalu, Carrefour, Cobasi, e outros.
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Essa nota é voltada para a prestação de serviço, como escolas, clinicas medicas, academia, entre outros.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): Essa nota é mais voltado para o varejo, usado para substituir os cupons fiscais.
Quem é obrigado a emitir a NF-e?
As empresas que realizam operações destinadas à Administração Pública, direta ou indireta, empresas públicas ou de economia mista, as empresas que vendem para outros estados e para o exterior estão obrigadas a emitir a NF-e.
Para as outras empresas, a obrigatoriedade da emissão da NF-e pode variar de um estado para outro, por isso o ideal é procurar essa informação diretamente no site da Secretaria da Fazenda do estado onde está a sede da empresa emissora.
Em caso de dúvida, não deixe de procurar um contador, um profissional com profundo conhecimento da legislação tributária do seu estado e que pode ajudar a sua empresa.
Qual o procedimento para emitir a NF-e?
Para emitir uma nota fiscal a empresa irá precisar:
- Um certificado digital;
- Um sistema emissor de notas fiscais;
- Uma conexão com a internet.
O primeiro passo é adquirir a assinatura digital, ou certificação digital, que comprova a validade jurídica da Nota Fiscal eletrônica. Essa certificação é adquirida junto a uma Autoridade Certificadora. Depois, faça o seu cadastro junto à Secretaria da Fazenda do seu estado.
Também será necessária a instalação de um sistema gerador de Nota Fiscal eletrônica. Muitos estados disponibilizam gratuitamente este software, mas dependendo do tamanho da sua empresa e da frequência com que você emite as notas pode ser necessário adquirir um programa mais robusto.
É preciso guardar as Notas Fiscais?
Algumas pessoas têm dúvidas se devem armazenar o documento, e sim!
É indicado que se guarde as notais fiscais por no mínimo 5 anos na nuvem, mas por que? A nota deve ser guardada para proteger o vendedor e consumidor, como em garantias, trocas de produtos ou até mesmo uma fiscalização de órgãos públicos.
6 motivos para emitir nota fiscal
- Credibilidade: A nota fiscal passa mais segurança ao seu cliente, desta forma você o fideliza mais rápido.
- Erros: A emissão da nota diminui as chances de repassar erros nos negócios.
- Logística: Alguns dos clientes irão precisar da nota naquela momento, então você podendo enviar ela por email será muito mais fácil e menos tempo.
- Sustentabilidade: Um dos principais motivos da criação da NF-e foi a sustentabilidade, evitando o gasto de papel da bobina e de impressão.
- Agilidade: A facilidade e agilidade de encontrar a nota fiscal do cliente, apenas colocando o CPF ou CNPJ já é possível localizar todas as notas do cliente.
- Segurança: Caso haja a perda do documento, o cliente consegue solicitar uma segunda via para a empresa.
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Uma das muitas funcionalidades do Iuven é a emissão e gerenciamento de NF-e, NFC-e e NFS-e e calculo automático de impostos. Confira o video abaixo!
A NF-e nasceu com o intuito de facilitar a vida das empresas e do Fisco no momento de documentar a circulação de mercadorias e serviços.
Conheça outra funcionalidades do Sistema de Gestão Iuven
- Gestão dos Pedidos de Vendas: Administração dos Pedidos com opções de tabelas de preço, status, histórico de compras, limites de créditos, consulta da posição financeira, gestão de ocorrências no CRM e muito mais;
- Controle de Estoque e Inventário: Múltiplas tabelas de preços, configuração de promoções, localização do item no estoque, inventário com coletores de dados e calculo de margem e Lucro do custo médio ou custo real;
- Pedidos de Compras e Fornecedores: Sugestão de compras baseado no estoque mínimo ou histórico de vendas ou consumo, controle de status de pedidos, conferencia na entrada do pedido e importador do XML da NFe;
- Finanças: Conciliação automática dos extratos bancários, envio de ordens de pagamento de fornecedores, impostos e concessionárias, além de CNAB de Boleto Bancário e PIX;
- Logística de Estoque e Entregas: Controle dos processos de separação e entrega dos pedidos, com opção de código de barras, roteirização das entregas, emissão de etiquetas e outras;
- Ponto de Vendas: PDV com NFC-e simples e de fácil utilização com opção de troca e devolução, fechamento de caixa, sangria, homologado ao SAT e TEF e fidelização de clientes;
- Business Intelligence: Montagem de relatórios e indicadores via tabela dinâmica do Excel utilizando o banco de dados do sistema em tempo real, opção de integração com Microsoft Power BI e mais;
- Produção Leve: Configuração da ficha técnica do produto, gerenciamento das ordens de produção e seus status, integração com estoque e atualização de custos.
