Não há como escolher um sistema de gestão online sem pesquisar, certo?
Afinal, só ao conhecer as soluções disponíveis no mercado e avaliar como elas podem atender seus objetivos é que fica a certeza de tomar a decisão correta.
A propósito, é justamente para isso que serve um sistema de gestão do tipo ERP: qualificar a tomada de decisão na empresa.
Ele se apresenta como solução integradora das informações e processos.
Utilizado em grandes companhias, também são indicados para pequenas e médias empresas (PMEs) devido à facilidade de instalação, uma vez que possuem fluxos de trabalho mais enxutos.
Neste conteúdo, vamos mostrar como escolher um sistema de gestão online, destacando os principais fatores a observar.
Como escolher um sistema de gestão online
A adoção do software de gestão em uma empresa passa por diversas etapas.
Além da escolha do produto, temos a implementação, treinamento de funcionários, suporte e gerenciamento de erros.
Para que tudo ocorra sem problemas, a escolha — o passo inicial nesse processo — deve ser feita com cuidado.
Optar por um ERP adequado às necessidades de uma empresa é uma tarefa de grande responsabilidade, que envolve uma série de critérios técnicos e administrativos.
Se você quer saber um pouco mais sobre eles, confira as dicas que separamos abaixo.
1. Conheça as funcionalidades
Pode parecer uma questão um pouco óbvia, mas é preciso que o gestor se atente às funcionalidades do software e se elas atendem às suas necessidades.
Isso porque até mesmo empresas que trabalham em um mesmo nicho de mercado podem necessitar de recursos diferentes.
Se alguma função falta no momento da implementação, é necessário fazer a customização posteriormente — o que acaba resultando em um custo maior.
Ou podem acontecer casos em que o gestor solicita um pacote que possui mais funções do que ele realmente precisa, pagando desnecessariamente por um serviço que não usa.
Por exemplo, o Iuven ERP — desenvolvido pela Iuven — apresenta recursos vantajosos para diferentes aspectos da empresa, como:
- Administração de usuários do sistema
- Ponto de venda (PDV)
- CRM
- Gestão de pedidos
- Logística
- Compras de fornecedores
- Venda e comissão dos vendedores
- Lote e validade
- Inventário
- Estoque
- Produção leve
- Financeiro
- Fiscal
- Análise gerencial
- Integração com plataformas de marketplaces e e-commerce.
2. Verifique a compatibilidade com o perfil da empresa
Assim como ocorre com os nossos equipamentos digitais, um sistema de ERP incompatível com as necessidades de uma empresa pode ser uma fonte de dores de cabeça.
A adaptação a um sistema de terceiros inadequado gera prejuízos e perda de produtividade.
Diante disso, uma empresa deve sempre escolher um sistema que seja compatível com o seu perfil.
Isso não só melhora o custo do investimento, mas também o torna mais escalável e dinâmico.
3. Prefira um fornecedor experiente
O tempo que uma empresa tem no mercado demonstra a sua capacidade de agradar seus clientes a longo prazo, fazendo com que eles sejam fidelizados por vários anos.
Essa qualidade também mostra sua capacidade de sobreviver a crises econômicas brasileiras e mundiais.
Isso significa que você terá um parceiro que sabe como superar momentos adversos e não encerrará suas atividades.
Para uma empresa de tecnologia, o tempo de mercado é uma característica ainda mais importante, já que inovações surgem com frequência — e seus profissionais devem estar constantemente estudando as tendências tecnológicas para manter o sistema atualizado.
4. Analise os critérios técnicos
A priorização do custo diante de outros detalhes pode transformar o investimento em um ERP em prejuízo.
Como o sistema de gestão é uma ferramenta complexa, a escolha deve levar em consideração os detalhes técnicos do produto.
Detalhes como a compatibilidade com os softwares embarcados utilizados, o desempenho e a fluidez nas máquinas da empresa devem ser observados.
Além disso, a documentação precisa ser rica em informações.
Já as frequências das atualizações devem ser altas, possibilitando um funcionamento com menos falhas.
5. Busque uma solução personalizada
Hoje em dia, um gestor pode contar com opções customizáveis, com alta escalabilidade e que rodam na nuvem.
Escolher um sistema de gestão online é contar com uma solução que aumenta a qualidade do serviço prestado, a produtividade e o lucro da companhia.
O ERP pode ser personalizado de acordo com o seu segmento de atuação (varejista, atacadista, industrial, serviços etc).
Essa customização oferece recursos específicos para o seu setor ao mesmo tempo em que reduz módulos que são desnecessários, tornando o sistema personalizado.
Além do software ERP, existem módulos complementares que agregam uma série de vantagens ao sistema.
Temos como exemplo o Easy PDV, da Iuven, que está totalmente integrado ao PAF-ECF (Programa Aplicativo Fiscal) para emissão de cupom fiscal.
Essa solução para o varejo atua tanto na venda assistida como no autosserviço, otimizando os processos de atendimento ao cliente ao mesmo tempo em que segue todas as obrigações fiscais.
6. Saiba como é o atendimento
Antes de tomar alguma decisão, é importante saber se a empresa que fornecerá o sistema realiza um atendimento adequado — e isso diz respeito tanto aos treinamentos de implementação, quanto aos suportes realizados em caso de falhas no software ou dúvidas referentes à utilização.
Principalmente nas etapas iniciais da implantação e uso, muitas dúvidas e falhas podem surgir — bem como adequações — e, se a sua empresa não tiver o atendimento adequado, esse investimento pode acabar prejudicando os processos da organização.
Para testar a qualidade do atendimento, entre em contato com a empresa por meio dos diferentes canais de comunicação fornecidos — como e-mail, chat de vendas diretamente do portal, telefone e redes sociais.
Após, avalie os seguintes aspectos:
- Tempo de resposta
- Respeitabilidade dos atendentes
- Qualidade das respostas nos diferentes canais
- Se o atendente tenta solucionar os problemas no primeiro contato; entre outros.
7. Garanta o suporte da desenvolvedora do sistema
Já que estamos falando em atendimento e suporte, lembre que confiança é algo difícil de ser construído.
Justamente por isso, a empresa contratante de um novo sistema de gestão deve verificar todo o background da desenvolvedora do ERP.
Ela precisa ser capaz de adaptar o software ao perfil de uma companhia.
O ERP deverá funcionar com os sistemas legados já existentes para garantir a sua melhor adaptação às rotinas corporativas.
Além disso, o suporte técnico (local e remoto) deve estar preparado para auxiliar a empresa sempre que for necessário.
8. Fuja do barato que sai caro
Um sistema de gestão online é uma ferramenta complexa e que demanda muitas horas de desenvolvimento.
Isso faz dele um produto que exige maior investimento no momento da compra.
Justamente por isso, alguns gestores podem acabar optando por alternativas baratas e de rápida instalação.
Essa é uma escolha que deve ser feita com cuidado.
Uma ferramenta com custo muito baixo pode ter falhas de segurança e um suporte precário.
A longo prazo, um ERP com essas características pode expor a empresa a riscos e diminuir a sua produtividade.
9. Defina a melhor relação custo-benefício
Lembre que um sistema de gestão será implantado para melhorar os processos e resultados do negócio.
Ou seja, irá contribuir para uma análise mais profunda da empresa, aumentando a sua agilidade na execução de tarefas e padronizando atividades, atendimentos, entre outras questões.
Nesse sentido, o gestor deve enxergar essa aquisição como um investimento e não como um custo.
Existem vários sistemas de gestão no mercado capazes de satisfazer às necessidades de diversos empreendimentos, seja qual for o seu nicho de mercado.
Dessa forma, a variedade de preço é também muito grande.
Portanto, esteja atento se o valor do investimento compensa, levando em conta todos os benefícios do recurso.
Ao optar por implantar um sistema de gestão, é necessário levar em consideração muitas questões internas — como as necessidades a serem atendidas, a padronização dos processos e a integração entre as áreas — e também as questões inerentes ao sistema.
Além dos aspectos que citamos acima, também é importante observar o tempo de implantação do sistema, a reputação da empresa fornecedora do software e até mesmo a possibilidade desse sistema fazer integração com outros.
Quando é a hora de escolher um sistema de gestão online?
Quando o negócio começa a se expandir muito e o empreendedor não consegue mais gerir os processos da empresa através de controles manuais — seja por meio de caderno de anotações, ou através de planilhas de Excel — é preciso começar a investir em tecnologia, mais especificamente, na implantação de um sistema de gestão.
Empresas de pequeno e médio porte (PMEs) costumam enfrentar grandes desafios na busca por um market share maior.
Por terem recursos financeiros menores, o esforço para criar rotinas e serviços que atinjam o consumidor e se destaquem frente a grandes players do mercado tende a ser maior.
Mas esse cenário pode mudar ao entender como escolher um sistema de gestão online.
Soluções como o cloud computing facilitaram o acesso a recursos computacionais de alta complexidade por um baixo custo.
Nesse cenário, ferramentas de backup remoto, sincronização de arquivos e sistemas de gestão integrados servem para empresas que pretendem transformar a tecnologia em um vetor de serviços mais competitivos e atraentes.
Sua empresa pode ter começado como um negócio local ou a partir de uma oportunidade de empreendimento inovador.
Mas a partir do momento em que está formalizada precisa também adotar uma série de procedimentos administrativos e financeiros para garantir a sustentabilidade do empreendimento.
Conforme o negócio cresce, torna-se inviável realizar esse tipo de controle por meio de planilhas e livros de notas.
É aí que um sistema de gestão se torna uma necessidade, não um luxo.
Vantagens do sistema de gestão online para PMEs
Os benefícios de um sistema de gestão online aparecem em negócios com diferentes atividades, sejam indústrias, prestadores de serviços, varejo, atacadistas, entre outros.
Conheça os principais:
Redução dos custos operacionais
Com a maior integração de profissionais ou setores e a centralização de operações, a empresa pode eliminar várias etapas de seus processos internos.
Dessa forma, toda a cadeia operacional do empreendimento será executada exigindo uma infraestrutura orçamentária mais enxuta.
Outra forma de economia vem da diminuição do uso de materiais físicos, já que os documentos usados serão predominantemente digitais.
A tecnologia também automatiza várias atividades que normalmente são realizadas manualmente, o que permite que os colaboradores se dediquem a atividades mais estratégicas.
Aumento de produtividade
Com o ERP, a companhia pode agilizar diversos processos ao levar o acesso a dados e o processamento de atividades para os meios digitais, tornando-se mais produtiva.
Como os funcionários da empresa gastam menos tempo com atividades burocráticas, eles desempenham suas atividades com maior qualidade, velocidade e com menor incidência de erros.
Automatização das rotinas corporativas
Com um sistema de gestão, a checagem de dados, análise de registros e outras rotinas passam a ser executadas mais rapidamente, reduzindo os custos e melhorando a qualidade das atividades da empresa.
Alguns exemplos de operações automatizadas:
- Digitação de dados em documentos
- Troca de informações manualmente — como digitação e envio de e-mails
- Cálculo de preços, impostos, comissão de vendas e outros valores
- Elaboração de relatórios financeiros
- Monitoramento de indicadores
- Emissão de notas fiscais.
Maior mobilidade
ERPs executados na nuvem aumentam a mobilidade de todos os profissionais da empresa.
Em qualquer local com acesso à internet, é possível executar tarefas e verificar dados facilmente.
Outra vantagem é acessar o sistema de qualquer dispositivo, seja um computador de mesa, smartphone, tablet ou notebook.
Melhoria nos processos de tomada de decisão
Um bom sistema de gestão auxilia gestores a decidir melhor o futuro da empresa, uma vez que os registros utilizados são mais precisos e atuais.
Também aplica métricas e elabora relatórios sobre os clientes, fornecedores, preços, inventário, produção, entre outras áreas da empresa automaticamente. E as atualiza em tempo real.
Com poucos cliques, você tem informações completas sobre o negócio, fazendo com que a empresa tenha projetos e iniciativas mais eficazes no curto, médio e longo prazo.
Mais competitividade para a empresa
Todas essas características, unidas, causam um grande impacto na competitividade da empresa.
A redução de custos operacionais, o ganho de produtividade e a melhoria dos processos internos permite que o empreendimento possa ter serviços de maior qualidade.
Além disso, o acesso a informações mais precisas garante que os projetos e produtos criados sejam mais adequados ao público-alvo da empresa.
Escolha agora o melhor sistema de gestão
Ao aprender como escolher um sistema de gestão online, sua empresa ganha em competitividade e toma melhores decisões, além de facilitar a automatização de processos de venda, logística e administração.
Com a maior integração desses setores, você pode focar os seus recursos em áreas mais críticas.
Como vimos ao longo do texto, com um bom planejamento e pesquisa, o software de gestão pode se tornar uma ferramenta para a melhoria de toda a estrutura corporativa de uma empresa.
Que tal dar o próximo passo?
A Iuven desenvolveu o Iuven ERP, uma solução que permite maior controle e uma gestão automatizada para pequenas empresas.
Também atua como consultora especializada na implementação e suporte do SAP Business One, desenvolvido pela SAP.
Se você quer escolher um sistema de gestão online, não deixe de fazer uma cotação conosco.
