Os negócios lidam diariamente com a constante mudança de comportamento de consumo das pessoas, alterações macropolíticas — como a pandemia da Covid-19, que resultou em inúmeras mudanças do ponto de vista sanitário, logístico e econômico —, micropolíticas etc. Diante desse contexto, a melhor alternativa para otimizar as operações é simplificar processos empresariais.
Com essa otimização, fica mais fácil lidar com a volatilidade, sem que isso prejudique o andamento do negócio e haja a possibilidade de obter mais lucros, eliminar desperdícios, aumentar a produtividade e o engajamento dos envolvidos nas operações.
Preparei este post para que você tenha uma melhor compreensão da importância de simplificar processos e como colocar isso em prática. Continue a leitura e entenda!
O que significa simplificar processos empresariais?
Conforme mencionado, o mercado corporativo lida com inúmeras informações diariamente, assim como a necessidade de expansão dos colaboradores, cartela de clientes e qualquer outro tipo de ação que leve ao desenvolvimento da empresa. Tudo isso eleva a quantidade de processos e, consequentemente, a necessidade de controle e relatórios de gerenciamento.
Assim, para que tudo possa se manter sob controle na corporação, deve ocorrer a simplificação de processos. Isso pode ocorrer por meio do seu mapeamento, além da análise de cada situação empresarial, otimização da comunicação interna, integração de dados, digitalização de documentos, capacitação de colaboradores, uso de tecnologias etc.
Por que é importante simplificar processos empresariais?
Diante da complexidade de informações e processos que o mundo corporativo precisa encarar em sua rotina, simplificar processos é uma alternativa para que o controle e gerência do que ocorre na empresa ocorra com mais eficácia. Dessa maneira, diversos benefícios podem ser alcançados. A seguir, acompanhe alguns deles.
Redução de custos
Como dito, as corporações lidam diariamente com inúmeros processos, inclusive, burocráticos. Ao simplificar essa etapa, é possível ter um monitoramento mais eficiente dos documentos. Em escritórios de contabilidade, por exemplo, isso permite que as respostas sejam fornecidas com mais agilidade, o que evita o desperdício de recursos.
Ganho na produtividade
Diante das inúmeras demandas diárias, não simplificar os processos eleva o tempo necessário para o controle de todas as atividades. Assim, quando existe a otimização, é possível ganhar produtividade e utilizar o tempo e competência em outras demandas, que exigem respostas ágeis.
Aumento dos lucros
Simplificar os processos otimiza o controle das operações, o que resulta em mais produtividade, menos desperdício de recursos, redução de erros e aumento da eficiência nos procedimentos empresariais. Como consequência, as corporações podem ter seus lucros ampliados.
Otimização das gestões
Quando existe uma grande demanda de operações diárias nas empresas, saber priorizar quais são as mais urgentes e estratégicas é indispensável para que a gestão seja otimizada e as lacunas sejam preenchidas corretamente.
Escalabilidade
Expandir um negócio, sem que isso signifique o aumento dos custos na mesma proporção, a chamada empresa escalável, é o sonho de qualquer empresa. Afinal, isso representa o crescimento de lucros e significa que os gestores têm controle dos processos empresariais. É justamente nesse sentido que simplificar processos é benéfico.
Como simplificar os processos da empresa?
Conseguiu perceber a importância de simplificar processos empresariais? Para colocar isso em prática e aproveitar suas vantagens, existem diferentes estratégias possíveis. Independentemente de qual delas você opte por implementar, é preciso seguir algumas etapas.
1. Avalie a atual situação da corporação
Quando se conhece totalmente a situação da empresa, o que inclui pontos fortes, ameaças e oportunidades, fica mais fácil saber as principais necessidades do negócio e como atuar estrategicamente. Por esse motivo, utilizar a análise SWOT e a ferramenta de benchmarking, que estuda os concorrentes, são dois de alguns métodos indispensáveis.
Ao adotar medidas como essas, é possível entender como se pode melhorar e se existem gargalos que prejudicam o negócio, e que possam até gerar crises futuras diante dos consumidores, fornecedores, colaboradores etc. Dependendo da situação, a empresa pode enfrentar sérios problemas judiciais e ter sua reputação manchada.
2. Mapeie os processos
Quando todos os processos empresariais são mapeados, é possível ter uma visualização geral de todo o fluxo de trabalho. Feito isso, é necessário registrar os responsáveis por cada uma dessas etapas, os custos e tempo exigido para realização de atividade, além das metodologias aplicadas.
A partir desse mapeamento, fica mais fácil visualizar tudo que ocorre na empresa e entender a realização de cada etapa, identificando pontos de melhoria, pontos fracos e oportunidades dentro da corporação. Por exemplo, se existe uma demanda que deveria levar até 30 minutos e demora mais tempo, é necessário entender as falhas existentes nesse setor e adotar estratégias específicas para simplificar processos.
3. Otimize a comunicação interna
Ações indevidas na empresa por interpretações errôneas podem levar a atrasos, diminuir a produtividade e resultar em desperdício de recursos e na diminuição da credibilidade e autoridade de um negócio diante dos clientes. Assim, incluir a comunicação interna nas estratégias de simplificação de processos é indispensável.
De qualquer forma, não se trata de um procedimento simples e pode necessitar de tempo, mas é importante sempre percorrer em direção a uma comunicação interna otimizada. Para isso, medidas simples, como adotar o uso de recursos tecnológicos e até contratar empresas especializadas na otimização desse processo, ajudam a promover as mudanças necessárias.
4. Digitalize os documentos
Muitas empresas, como as de contabilidade, ainda mantêm o apego a documentos em papéis para lidar com os processos empresariais. Isso, além de representar uma enorme quantidade de burocracia para ser administrada, pode representar também a falta de segurança desses registros, se comparados a versões digitais.
Afinal de contas, a digitalização dos documentos, além de não ocupar espaços físicos, pode facilitar a busca por meio de atalhos de pesquisa e serem armazenados com cópias e backups, para aumentar a segurança e diminuir o tempo dedicado à procura do material. Outra vantagem dessa prática é a economia de materiais que precisam ser utilizados para o armazenamento dos documentos.
Percebeu a importância e como é possível simplificar processos empresariais? Da mesma maneira que essa prática apresenta vantagens, negligenciar essa ação impacta de forma negativa seus negócios, já que a empresa perde vantagem competitiva, credibilidade e autoridade diante dos clientes, fornecedores e colaboradores, além de ter mais desperdício de recursos e produtividade.
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