Esclareça as suas dúvidas a respeito da metodologia PDCA!

Para manter o constante desenvolvimento de sua empresa, é importante buscar alternativas que auxiliem na otimização de processos e organização interna. Uma excelente opção para fazê-lo é utilizando a chamada metodologia PDCA, que beneficia negócios de qualquer porte e ramo.

Durante a leitura desta publicação, responderei as dúvidas mais relevantes sobre essa metodologia, como seu conceito, funcionamento de suas etapas, como alinhá-la a um sistema ERP, entre outras questões. Confira a leitura!

O que é a metodologia PDCA?

A sigla PDCA tem origem em inglês e significa Plan-Do-Check-Act, o que pode ser traduzido para Planejar-Fazer-Verificar-Agir. Trata-se de um ciclo, método ou ferramenta de gestão que tem o objetivo de facilitar a organização de atividades, melhorar a tomada de decisões pelos gestores, bem como solucionar uma deficiência em projetos, serviços, produtos ou operações.

Ele também pode ser chamado de ciclo de Shewart ou de Deming, pois o método foi criado pelo professor e estatístico norte-americano William Edwards Deming, que era considerado o pai do controle de qualidade nos procedimentos produtivos.

Como funcionam suas etapas?

O método PDCA é dividido em 4 etapas, sendo importante que o gestor entenda como aplicá-las no campo prático. Confira quais são elas a seguir.

P — Planejar (plan)

A primeira fase consiste em criar um planejamento que ditará como o ciclo PDCA ocorrerá no campo prático. É importante que esse plano contenha tópicos como:

• identificação do objeto que será analisado ou problema a ser resolvido;
• criação do método utilizado para analisar o objeto;
• definição de objetivos e metas que serão alcançados com o estudo;
• estabelecimento dos indicadores de desempenho (KPIs) para analisar os resultados;
• planos de ação para atingir os objetivos e metas, o que inclui colaboradores responsáveis, cronograma etc.

D — Fazer (do)

Nessa fase os gestores e colaboradores responsáveis colocam o plano de ação em prática. As atividades devem ser desempenhadas de forma organizada, com o comprometimento da equipe envolvida e registradas.

Ressalta-se que pode ser necessário efetuar treinamentos e fazer reuniões com o pessoal para explicar o funcionamento do PDCA.

C — Verificar (check)

Aqui é feito um monitoramento das atividades realizadas. Com os resultados em mãos, pode-se verificar se as mudanças tiveram efeitos positivos, quais foram os desvios encontrados, quais são os pontos de melhoria, entre outras questões.

A — Agir (act)

Por fim, aqui os responsáveis pensam e implementam soluções para os problemas identificados na etapa anterior (check), fazendo com que o próximo método PDCA seja mais eficiente e vantajoso para o negócio. Essa fase torna o método PDCA dinâmico, pois a conclusão de um ciclo inicia um novo.

Como aplicar a metodologia PDCA?

Na prática, o PDCA é representado em um círculo dividido em 4 partes que representa cada fase do método. A etapa “planejar” deve ser uma continuação do “agir” para demonstrar que se trata de um processo cíclico.

De acordo com a ISO 9001:2015, a metodologia PDCA pode ser usada em qualquer Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Por exemplo, o ciclo pode corrigir não-conformidades dentro de um negócio e assegurar qualidade dos processos.

Entretanto, saiba que o PDCA não é aplicado de forma isolada e existem outras ferramentas de qualidade que auxiliarão os gestores a executá-lo. Veja quais são as principais delas:

• carta de controle: gráfico usado para acompanhar um processo. Ele demonstra se ele é estável e consistente ao longo do tempo;
• diagrama de Ishikawa: ele organiza o raciocínio de um processo e objetiva a equipe a chegar nas causas reais de um problema;
• fluxograma: espécie de mapeamento dos processos de um negócio;
• folha de verificação: documento usado para coletar dados de um processo em tempo real;
• histograma: gráfico de barras que mostra frequência de dados quantitativos e contínuos;
• gráfico de dispersão: gráfico que usa coordenadas cartesianas e compara duas ou mais variáveis;
• gráfico de pareto: gráfico de colunas que apresenta frequência de problemas, separando-os do maior ao menor.

Como alinhar o PDCA com um sistema ERP?

Percebe-se que é necessário muito controle sobre as atividades e processos executados na rotina corporativa para que um ciclo PDCA seja eficiente. Para isso, é necessário utilizar uma tecnologia denominada sistema de gestão empresarial (ERP), instrumento que amplia a visão e governança dos gestores sobre o negócio.

A Iuven ERP — desenvolvida pela Iuven — é uma solução completa que dispõe total controle do negócio. Ela pode ser implementada em diferentes ramos (como indústrias, varejos, e-Commerces, atacadistas e distribuidores) e integra as diferentes áreas da empresa.

Imagine você decida utilizar o PDCA para aumentar a eficiência na produção de um produto. A Iuven pode ser usada para mapear os processos, acompanhar os resultados e KPIs automaticamente, verificar atividades dos diferentes setores envolvidos no ciclo produtivo e mais.

Quais são as vantagens de usar a metodologia PDCA?

Engana-se aquele que acredita que o PDCA não traz benefícios reais para um negócio. Neste tópico, eu trago as principais vantagens que serão garantidas para sua empresa ao adotar a metodologia.

Aprimoramento na tomada de decisões

Ao mapear os processos e encontrar gargalos que comprometem a produtividade da empresa, o administrador saberá quais medidas tomar para solucionar esses problemas.

Aumento da eficiência

O fato da metodologia PDCA ser uma ferramenta cíclica faz com que os gestores estarão sempre em busca de pontos de melhoria e construindo planos de ação para resolvê-los. Isso significa que o negócio constantemente se tornará mais competitiva.

Diminuição de custos

Processos ineficientes, mal elaborados e sem etapas bem-definidas são mais morosos e, consequentemente, mais custosos para a empresa. Graças ao PDCA, será possível eliminar desperdício de tempo, minimizar perda de materiais, melhorar forma de executar tarefas, entre outros aprimoramentos que reduzem custos.

Após o primeiro ciclo dessa ferramenta, os colaboradores estarão mais familiarizados com sua aplicação e conseguirão realizá-lo mais rapidamente e de forma padronizada. Isso significa que o próprio procedimento de PDCA se tornará mais eficiente.

Maior comprometimento da equipe

Como o PDCA envolve todos os indivíduos das mudanças, eles entendem sua importância e relevância para os resultados do negócio. Isso aumenta o engajamento pelo pessoal, cria um maior senso sobre a responsabilidade e fomenta uma melhor cultura organizacional.

A metodologia PDCA pode ser inteligentemente usada pelos gestores para ampliar seus resultados. Para aproveitar de suas vantagens, será necessário conhecer outras ferramentas de qualidade e ter um ERP completo à sua disposição.