Uma planilha de pedidos pode ser uma solução gratuita e rápida para ter mais controle sobre suas vendas.
Para pequenas e micro empresas que estão dando os seus primeiros passos, essa é uma das primeiras ferramentas utilizadas com o objetivo de organizar o fluxo de pedidos.
Seria o caso, por exemplo, de um negócio do ramo de alimentos que trabalha com entregas e que precisa ter o controle dos destinos das refeições.
Para quem está à frente de um e-commerce, uma planilha de pedidos ajuda a monitorar as entregas e a verificar se os prazos estão sendo respeitados.
Veja neste artigo como fazer uma, suas principais funções e em que casos ela deixa de ser vantajosa.
O que é planilha de pedidos?
Sempre que vamos a um restaurante, vemos os garçons e garçonetes tomando nota dos pedidos realizados.
A planilha de pedidos funciona de maneira parecida no varejo.
É por ela que um vendedor registra os contatos e solicitações feitas pelos clientes, podendo assim atendê-los em tempo hábil.
É uma ferramenta mais indicada para negócios com giro de produtos mais alto, mas em um volume que não torne impraticável o registro manual dos pedidos.
Vai depender da capacidade que cada pessoa tenha para fazer os registros com precisão e da disponibilidade de mão de obra para isso.
👉 Gestão no varejo: os 10 segredos para uma administração eficiente
Como fazer uma planilha de pedidos?
Você pode fazer uma planilha de pedidos rapidamente, utilizando para isso o Excel ou as Planilhas Google, opção que consideramos mais prática, por funcionar na nuvem.
Para isso, abra uma nova planilha e, na primeira coluna, insira no topo a categoria “Pedido”.
Se você tiver um rol de produtos, pode criar uma lista suspensa nas células abaixo.
Para isso, selecione o intervalo de células a ser utilizado, clique com o botão direito, vá em “Mais ações de célula” e depois em “Validação de dados”.
Preencha os itens no campo ao lado, separando-os com vírgula, sem espaços.
Nas colunas ao lado, você pode inserir os seguintes campos:
- Data
- Hora
- Contato/nome do cliente
- Endereço de entrega
- Preço do produto.
Se preferir, pode inserir na última célula da coluna “Preço” a função SOMA, obtendo assim um somatório de todas as vendas para o período coberto pela planilha.
A planilha de pedidos é mesmo útil?
Embora seja uma solução gratuita e funcional para micro e pequenos negócios, as planilhas têm grandes limitações.
Para empresas que lidam com um maior volume de pedidos, elas acabam perdendo sua utilidade, já que demandam um controle manual impossível de fazer.
E mesmo quando esse volume não é alto, o problema vai além: o risco de erros no preenchimento manual.
Sempre que você ou qualquer outra pessoa na empresa precisa escrever ou inserir manualmente uma informação em um arquivo eletrônico, o processo está sujeito a falhas.
E em uma empresa que mira o sucesso, erros do tipo precisam ser eliminados, seja no fluxo de caixa, no controle de estoque ou na gestão de vendas, por exemplo.
Gestão de pedidos com ERP
A melhor alternativa à planilha de pedidos para PMEs que trabalham com um ciclo de vendas mais rápido é investir em um ERP.
Além da agilidade, esse sistema automatiza as rotinas de vendas, ao mesmo tempo em que a integra com outros setores, como estoque e compras.
Tudo isso e muito mais você tem com o SAP Business One, solução da Iuven para gestão de itens ou serviços de venda e ativos fixos.
Conheça suas funcionalidades e tenha resultados acima da média em seu negócio!
