Impostos, fornecedores, salários, despesas imprevistas… como administrar o dinheiro da empresa quando parece que não para param de surgir novas contas?
A solução sempre começa pelo planejamento, mas, além disso, é necessário abraçar outras iniciativas permanentes para garantir que as finanças não saiam dos trilhos.
No Brasil então, país onde, segundo o IBGE, menos de 40% das empresas se mantêm em pé depois de cinco anos, cuidar das finanças é uma questão de sobrevivência.
Entenda como fazer isso e evite ser pego de surpresa pela falta de recursos.
Como administrar o dinheiro da empresa em 10 passos
Como aponta a mesma pesquisa que já mencionamos, a imensa maioria das empresas que não sobrevivem são de pequeno porte.
São negócios mais frágeis financeiramente e que, de acordo com o estudo, têm menor acesso ao crédito, não dispondo de reservas financeiras.
Logo, se a gestão financeira é essencial para as grandes corporações, para as micro e pequenas empresas ela é indispensável.
Por isso, o primeiro passo não poderia ser outro a não ser o planejamento.
Confira na sequência.
1. Planeje para o médio e longo prazo
Parte dos problemas financeiros poderiam ser evitados se fosse feito um planejamento dando conta do que fazer com os recursos no médio e longo prazo.
Basicamente, esse planejamento consiste em:
- Mapear o orçamento, esmiuçando todas as despesas e fontes de receitas
- Controlar rigorosamente as despesas e eliminar os gastos desnecessários
- Se possível, variar as fontes de renda passiva, como aplicações e aluguéis, entre outros
- Determinar e fazer valer os tetos de gastos mensais com rigor
- Contar com uma reserva com a qual a empresa possa contar para sanar imprevistos.
2. Acompanhe o fluxo de caixa
O planejamento é como um mapa: não tem utilidade se não for seguido à risca.
Uma maneira de fazer isso é controlar diariamente todas as movimentações que a empresa faz, montando um bom fluxo de caixa.
Para isso, devem ser registradas todas as entradas e saídas de dinheiro das reservas financeiras, o que deve ser feito junto com a conciliação bancária.
3. Estruture uma gestão financeira
Uma vez que a empresa tenha um plano e passe a registrar todas as suas movimentações, ela estará apta para estruturar a sua própria gestão financeira.
Você pode começar de maneira simples, limitando-se a cumprir o que foi planejado e controlando o fluxo de caixa.
Com o tempo, vá adicionando novas ferramentas, métodos e indicadores de performance, para que o controle financeiro seja ainda mais apurado.
4. Adote KPIs
Por falar em indicadores de performance (KPI), eles são fundamentais para quem quer saber como administrar o dinheiro da empresa.
São eles que dizem se o que foi planejado realmente se cumpriu e se as metas estipuladas na fase do planejamento estão de fato sendo cumpridas.
Entre os KPIs financeiros mais utilizados, destacam-se:
- Ticket médio
- Margem de contribuição
- Taxa de cancelamento
- Lucratividade
- Rentabilidade
- Lifetime Value
- Custo de Aquisição de Clientes
- Taxa de inadimplência
5. Faça investimentos
Não há saúde financeira sem investir.
Essa é uma maneira de garantir uma renda extra para a empresa, que pode ser passiva (poupança, renda fixa, etc) ou ativa, como fazem as empresas que compram outras empresas.
Assim, o negócio fica protegido das oscilações do mercado, passando a depender menos das receitas das vendas.
Em momentos de queda acentuada, como foi o período da pandemia, ela terá de onde extrair recursos sem prejuízo em suas operações.
6. Monitore o capital de giro
A gestão do capital de giro é um dos principais gargalos para a gestão das empresas brasileiras.
Lembrando que capital de giro é a soma que fica ao final de um período (normalmente mensal) que permite à empresa continuar custeando suas operações.
Essa “sobra” é extremamente importante porque permite bancar as despesas quando as receitas cessam, evitando assim que se inicie a perigosa bola de neve do endividamento.
7. Atraia investimentos
Tão importante quanto fazer investimentos é atraí-los.
A propósito, a própria gestão financeira é uma forma de fazer isso, já que investidores só aplicam seus recursos em empresas bem administradas.
8. Use os documentos contábeis
A função da Contabilidade vai muito além do simples registro formal dos impostos a pagar e os que já foram pagos.
Se bem utilizados, os documentos que ela gera podem ser fontes de informação valiosas para orientar decisões, como são os Balanços e os Demonstrativos de Resultado.
9. Tenha uma controladoria
As rotinas de uma empresa exigem dos seus líderes uma capacidade fora do comum de se dedicar a mais de uma tarefa.
Em certos casos, em vez de ficar o tempo tentando equilibrar tudo, “com um olho no peixe, outro no gato”, vale mais a pena dedicar um setor apenas para fazer o controle das finanças.
Essa é uma das funções da controladoria, que pode atuar em parceria com o setor de compliance.
10. Automatize rotinas
Um problema que leva à falta de controle financeiro é a ausência de ferramentas que permitam automatizar as tarefas de rotina.
Uma das soluções mais indicadas é um Enterprise Resource Planning, ou ERP, assunto do próximo tópico.
Como um ERP ajuda a administrar o dinheiro da empresa?
A principal função de um ERP é integrar as atividades de gestão de diferentes setores em uma empresa.
Fazendo isso, ele abre um leque de possibilidades em termos de gestão financeira, já que os custos passam a ser monitorados em uma só plataforma.
Trata-se de um recurso fundamental, até para que você possa aproveitar os dados financeiros gerados para tomar melhores decisões.
Qual o melhor ERP para administrar uma empresa?
Além de saber como administrar o dinheiro da empresa, você também precisa contar com ferramentas que viabilizem esse controle.
Como vimos, um ERP é a melhor solução, e sua contratação como um SaaS precisa ser feita junto a empresas de credibilidade e que forneçam soluções de eficácia comprovada.
Assim são o Iuven ERP e o SAP Business One, os sistemas de gestão da Iuven desenvolvidos para atender às necessidades de PMEs de todos os segmentos.
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