O que é um Sistema de Gestão ERP?

Durante a década de 90, uma empresa levava cerca de quinze dias para processar um ciclo completo de produção, iniciando na venda, passando pelo processamento até a entrega do pedido ao cliente.

No cenário mercadológico atual, um ciclo de produção e processamento tão longo inviabiliza a continuidade do negócio, mostrando o porquê é importante inovar os processos de gestão.

Por esse motivo, os sistemas integrados de gestão empresarial (SIGE) ou também chamados de sistemas ERP surgiram na década de 90 com a promessa de uma melhor integração de informações empresariais.

O sistema de gestão ERP (também chamado de Enterprise Resource Planning) é um software fundamental para otimizar, automatizar e integrar os processos administrativos, financeiros, gerenciais e operacionais de uma organização. 

Afinal, as empresas, no geral, apresentam um alto fluxo de dados, informações e processos diários. Nesse sentido, o sistema de gestão ERP serve como uma ferramenta de apoio para tomadas de decisões mais estratégicas e controle de atividades, sendo indicado para empresas de todos os portes e segmentos.

Sua utilização permite, entre outras coisas, controlar a movimentação dos insumos produtivos, emitir notas fiscais e manter um fluxo de caixa atualizado. 

É altamente recomendado para planejamento dos recursos empresariais que integra os dados-chave para criar operações mais eficientes.

Dessa forma, as empresas que ainda não fazem uso dos recursos tecnológicos para apoiar a sua produção, além de apresentarem uma disparidade competitiva em relação aos seus concorrentes, também prejudicam a potencialização dos serviços, diminuindo, consequentemente, a sua produtividade empresarial. 

Continue acompanhando este artigo para entender a importância do sistema de gestão ERP, bem como todas as vantagens e benefícios desse software.

Características do Sistema ERP 

A integração da empresa, facilitada pelo uso de ERP, é decorrente de alguns fatores, como: possibilidade de operar com um único sistema de informação que atenda a todas as suas áreas, armazenamento dos dados em um banco único e centralizado e orientação a processos. Os processos, implementados no sistema, não se restringem a uma área ou departamento.

Além disso, a operacionalização do ERP também envolve clientes e fornecedores, criando uma “cadeia” de valor. São as chamadas soluções CRM (Customer Relationship Management), ou gerenciamento do relacionamento com clientes, e SCM (Supply Chain Management), ou ainda gerenciamento da cadeia de suprimentos, que utilizam tecnologias Web integradas ao ERP. O objetivo é agilizar e reduzir custos nas operações de compra e venda com seus parceiros comerciais.

Os sistemas ERP apresenta as seguintes características: 

• • Pacotes comerciais de software → redução de custos de informática, foco na atividade principal da empresa, atualização tecnológica permanente, ganho de escala em desenvolvimento e pesquisa, redução do backlog de aplicações.
    
    

• Desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos (best practices) → difundem conhecimento sobre melhores práticas, dão acesso à experiência de outras empresas, facilitam a reengenharia de processos, impõem padrões. 
  
  

• Integrados.
  
  

• Possuem grande abrangência funcional → eliminação da manutenção de múltiplos sistemas, padronização de procedimentos, redução de custos de treinamento e interação com um único fornecedor.
  
  

• • Utilizam um banco de dados corporativo → eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes setores, melhoria na qualidade da informação, acesso a informações para toda a empresa e facilidade para extração de informações.
    
    

•  Requerem procedimentos de ajuste.

Quando um sistema de gestão ERP é indicado?

Neste caso, a resposta é muito simples: o ERP é um sistema indicado, sobretudo, para empresas que querem otimizar suas operações, gerar mais lucros, tornar suas entregas mais rentáveis e aumentar a sua qualidade.

Em mercados os quais empresas de pequeno porte concorrem com grandes grupos empresariais no mesmo nicho, um sistema ERP apresenta muitos benefícios.

Sem um sistema integrado de informações, a comunicação e registros operacionais têm de ser feitos por meio de planilhas, formulários e sistemas menores que não se interligam, dificultando bastante na visão 360º dos resultados da empresa.

As empresas que objetivam atingir um nível de competitividade que as credencie a atuar em ambientes rivais de negócios têm buscado alternativas diferenciadas de gestão como dinamizar, eliminar desperdícios, se preocupar com a qualidade, incorporar tecnologias avançadas de manufatura e sistemas.

ERPs abrangem todos os passos das operações empresariais como compras, provisões, planejamento, manufatura, contas a pagar e a receber, formação de preço, processos contábeis, controle de estoque, vendas e muitos outros processos de uma empresa, integrando as informações em um único banco de dados.

Isso porque o sistema de gestão de ERP ajuda as empresas em vários setores:

• Melhorando sua eficiência;
• Ajudando os gerentes a cumprirem metas organizacionais;
• Melhorando a cadeia produtiva; 
• Gerenciando funcionários e recursos.

O ERP em números

Uma pesquisa traçada com 3.051 companhias no fim de 2020 traçou um panorama do ERP no país e indicou as razões que motivaram o investimento nesse sistema:

• 56% melhorias na gestão da empresa;
• 15% atualização tecnológica;
• 10% adequação fiscal e tributária.

Além desses fatores, a extração e análise de dados e a inclusão de dashboards e indicadores estratégicos aparecem como potenciais motivos, citados, respectivamente, por 17,73% e 15,08% dos entrevistados.

Principais funcionalidades do sistema ERP

A boa aplicação de um sistema de gestão ERP oferece vantagens fundamentais para se destacar no mercado. Além disso, a automatização dos processos alavanca diversas áreas vitais que formam uma indústria.

Entre os módulos que compõem esse sistema, por exemplo, podemos destacar:

Administrativo

No módulo administrativo de um sistema de gestão ERP, você pode gerar propostas comerciais, solicitações e cotações de compra ou venda, bem como controlar o seu estoque de forma integrada com a Produção e o Financeiro.

Financeiro

Nesse módulo, você controla as contas a pagar e as contas a receber, realiza conciliações bancárias e emite boletos para os seus clientes, além disso você também pode gerenciar o seu fluxo de caixa, monitorar os resultados financeiros da sua indústria e integrar os processos com o departamento contábil de forma prática e automática, a partir de um único sistema automatizado e otimizado.

Fiscal/Contábil

Com um ERP, você otimiza suas apurações, análises e o controle das informações, emitindo todos os documentos necessários para a entrega. Além disso, o sistema realiza a emissão das notas fiscais eletrônicas (NF-e) em tempo real.

Qualidade

No módulo de qualidade do ERP industrial, é possível inspecionar todas as matérias-primas, desde o recebimento até a estocagem e a produção. Além disso, você acompanha os produtos fabricados a partir do controle e da rastreabilidade dos lotes, além de poder contar com análises e relatórios automatizados.

Principais vantagens de um sistema de gestão ERP

As vantagens de um sistema de gestão ERP são muitas.

Isso porque esse sistema é desenvolvido com foco nos processos empresariais e, portanto, está preparado para te ajudar a agilizar e automatizar as tarefas de cada área da sua empresa, com dados e informações atualizadas e confiáveis. 

Isso sem falar na praticidade e confiabilidade no atendimento às legislações específicas, bem como na organização de obrigações fiscais e tributárias.

Além disso, esse software age na gestão de todo o processo de compras, desde solicitações automáticas até o recebimento dos materiais. 

Ou seja, com esse sistema você pode:

• Controlar a liberação de compra;
• Reduzir custos de estoque por meio de rotinas automatizadas;
• Gerenciar os pedidos de vendas pendentes;
• Liberar os pedidos automaticamente; 
• Integrar áreas de estoque, compras, pedidos, vendas e custos;

Veja alguns exemplos:

Setor de Supply Chain (compras) 

Quando este efetua a compra de produtos, os mesmos serão inseridos no estoque e automaticamente disponíveis para que o vendedor tanto à frente da loja quanto em uma distribuidora possa efetuar a venda, onde é gerado o pedido de venda, posteriormente a emissão das notas fiscais, a emissão do faturamento e os tributos fiscais. 

Além disso, no próprio ERP pode-se controlar e analisar as necessidades de novas compras e reposição dos produtos quando eles saem de estoque.

ERP na Gestão dos Estoques

Aprimora a gestão de estoque por organizar e automatizar processos e controles, como o fluxo de estoque, entrada e saída de produtos, custos, preço de venda, política de descontos, comissões, entre outros.

Por exemplo, o ERP faz o monitoramento do produto desde o pedido ao fornecedor até ser enviado para o cliente. A rastreabilidade é uma constante.

ERP na Automação dos Processos de Produção PCP

Na prática, o ERP pode beneficiar o PCP da seguinte forma: a matéria-prima é recebida no depósito, logo depois há o registro no estoque e os dados são reportados ao ERP. Comunicado aos módulos a informação de que os insumos já estão no estoque, o PCP começa a produção.

A venda feita pelo setor comercial também é registrada no software ERP, no Fluxo de Caixa do financeiro. Assim, o  ERP traz todo o histórico, seja de depósito, estoque, de venda e fluxo de caixa.

A composição auxilia diretamente no planejamento e controle de produção dentro da empresa. No futuro próximo, através dos registros e históricos do estoque e vendas, há a possibilidade da elaboração de um plano de compras precisos e a programação consequente para a produção.

ERP na Gestão Financeira

O ERP vai funcionar permitir um overview da gestão de finanças do negócio em conjunto com outros módulos para rastrear o fluxo de caixa da empresa, desde a compra de novos suprimentos até o pagamento de funcionários e emissão de faturas aos clientes, permitindo que os líderes possam avaliar com mais exatidão os próximos passos para melhoria operacional.

ERP na Gestão das Vendas via E-commerce

O ERP permite que os empreendedores tomem decisões estratégicas mais assertivas, economizando tempo, dinheiro e reduzindo as margens de erros humanos. Dentre as principais vantagens da solução, destacamos a facilidade de cadastrar as mercadorias e suas especificidades, sistemático controle do estoque, organização dos pedidos e emissão de notas fiscais de forma automatizada, rápida e eficaz.

Com as informações unificadas, é possível controlar todos os departamentos da empresa, enxergando quais os itens que estão saindo com mais frequência, quais estão parados no armazém e quais encomendas ele já pode liberar para a entrega

Outras vantagens são:

• • Eliminar redundância e redigitação de dados → os dados que são digitados no sistema ficam armazenados em um banco de dados único e compartilhado, evitando a ocorrência de dados duplicados e o retrabalho de inserção.
    
    
  • Maior integridade de informações → sempre que um dado é alterado no sistema, este se reflete em todos os módulos, permitindo que as informações fiquem sempre atualizadas.
    
    

• Aumenta a segurança sobre os processos de negócios → a arquitetura de um ERP tem como base as best practices, o que ajuda a conceder aos processos do negócio uma maior segurança. Outra coisa que também favorece o aumento da segurança é a permissão de acesso por meio de login e senha.
  
  

• Rastreabilidade de transações → todas as transações efetuadas ficam armazenadas em um arquivo de log, passível de auditoria.
  
  

• • Pode ser implantado por módulos → composto por módulos que podem ser trabalhados de forma independente um do outro, contribuindo para que empresas que não possuem recursos financeiros necessários para adquirir um sistema completo.
    
    

• Padronização de sistemas → Por meio da implantação do ERP, todas as aplicações são padronizadas, independente do seu departamento dentro da empresa.

Como funciona a implantação do ERP

Antes de implantar o sistema de ERP é obrigatório fazer uma análise detalhada da empresa e verificar todas as partes envolvidas. A implantação de sistema ERP começa a partir da escolha do software de acordo com o tipo de atividade do negócio e com as funcionalidades que ajudarão a potencializar o crescimento da empresa. Por isso, é preciso:

• Planejar o trabalho do projeto como um todo; 
• Refinar e detalhar o escopo; 
• Analisar os riscos; 
• Realizar o plano do projeto; 
• Definir critérios de qualidade para a aceitação do produto no projeto; 
•  Realizar cronogramas de prazos, custos e recursos; 
• Levantamento do processo de informação da empresa em macro modelo; 
• Funcionalidade dos sistemas de informação em operação;
• Levantamentos nas áreas atendidas pelo sistema proposto e das necessidades de integração com outros sistemas;
• Especificação dos requisitos de hardware e software básicos necessários à execução do sistema;
• Diagramação do fluxo do processo de informação proposto;
• Definição das coordenações do projeto, por parte da empresa (cliente) e por parte da operacional, bem como as respectivas estruturas de profissionais envolvidos no processo de implantação do sistema; 
• Confirmação ou redimensionamento do número de usuários simultâneos do sistema;
• Especificações das horas para configuração de equipamentos periféricos;
• Definição do cronograma das atividades de modelagem, implantação do sistema em regime de operação piloto, operação paralela e operação oficial.  

Como fazer a escolha certa?

Como toda tomada de decisão importante, a escolha de um sistema de gestão erp deve ser estratégica e adequada ao cenário da sua empresa. 

Afinal de contas, existem diversas opções disponíveis atualmente, cada uma delas com diferentes níveis de integração, eficiência e abrangência.

Pensando nisso, o melhor caminho é sempre entender os objetivos, as metas e os desafios da sua gestão, montando, dessa forma, um planejamento prévio para, só depois, definir qual sistema se adapta melhor aos seus processos e suas perspectivas, sejam elas de curto, médio ou longo prazo.

Aliás, você já conhece o SAP Business One e o Iuven? Os dois sistemas de gestão fazem parte da Iuven e foram desenvolvidos para empresas de todos os portes.

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