Para controlar o negócio de forma eficiente e otimizada, é essencial usufruir de um sistema de gestão completo, integrado e especializado — também chamado de ERP. Toda empresa precisa ter boas práticas de gestão, afinal, manter processos operacionais funcionando dentro dos melhores padrões de qualidade ajuda os negócios a terem uma rentabilidade a longo prazo. Seja para mercado com baixa competitividade, seja com alta, ter um ambiente corporativo funcional e eficaz é o primeiro passo rumo ao sucesso.
Adotar um sistema de gestão é fundamental para alcançar esse objetivo, pois permitirá que você funcione dentro dos mais elevados padrões de qualidade, além de ampliar a capacidade de trabalho de seus profissionais e a eficiência dos serviços. A consequência será a redução dos índices de erros e a otimização do ambiente interno.
Quer saber mais sobre o tema? Então, leia este post, onde eu mostro os motivos para você adotar um sistema de gestão interna.
Quais são os 18 principais benefícios de um sistema de gestão integrado?
O sistema de gestão integrado permite a melhora de várias características de uma empresa. Entre os principais benefícios, podemos destacar:
- aumento da produtividade de profissionais internos e externos;
- melhora da qualidade de serviços e produtos;
- realização de objetivos e metas empresariais com mais facilidade;
- diminuição do tempo necessário para a execução de rotinas operacionais;
- eliminação de tarefas repetitivas por meio do aumento da automação interna;
- redução de custos operacionais;
- aumento da transparência;
- eliminação de processos burocráticos;
- maior flexibilização operacional;
- aumento da capacidade de resposta a mudanças no mercado;
- ganho de market share por meio da melhora da competitividade;
- crescimento dos índices de satisfação de consumidores;
- fortalecimento da imagem da companhia;
- melhora no relacionamento com consumidores e parceiros comerciais e entre equipes internas;
- redução dos custos ambientais de toda a cadeia operacional;
- aumento da segurança e diminuição do número de acidentes;
- ampliação do know-how de todos os profissionais da empresa;
- maior comprometimento de todos os colaboradores com a melhoria da empresa.
Como implementar um sistema de gestão integrado?
A implementação de um sistema de gestão integrado deve ser feita com o comprometimento de todos os funcionários com a melhoria dos processos internos da empresa. Cada profissional será responsável pelo cumprimento de metas, pela adoção de novas rotinas e utilização de ferramentas que permitam a criação de processos mais ágeis e menos suscetíveis a erros. A mudança afetará toda a cultura da empresa, que passará a atuar por meio da busca contínua por uma cadeia de serviços e produtos de excelência.
Todos os procedimentos existentes devem ser avaliados. Isso permitirá a padronização de rotinas e a formalização de atividades. Além disso, documentando corretamente os procedimentos operacionais padrão, novos funcionários poderão adaptar-se ao ambiente da empresa mais rapidamente.
Por meio de indicadores, todos os líderes conseguirão mensurar a aderência de colaboradores aos novos padrões de qualidade e segurança definidos pelo SGI. Os indicadores incluem itens como:
- número de erros das atividades recorrentes de cada setor;
- grau de sustentabilidade de cada ciclo operacional;
- satisfação de clientes;
- número de produtos com defeitos;
- tempo necessário para resolução de chamados;
- tempo médio de atendimento ao consumidor;
- número de acidentes de trabalho;
- número de horas gastas com treinamento de pessoal.
Auditorias periódicas devem ser realizadas para que todos os padrões sejam identificados e avaliados. Elas podem ser feitas por profissionais externos ou internos. Independentemente do modelo escolhido, deve-se analisar a aderência de todos os profissionais às normas definidas pela corporação.
Além disso, a forma como todas as atividades são executadas, assim como os seus indicadores, deve ser documentada continuamente. Por meio deles, será possível aplicar medidas corretivas para eliminar falhas internas e verificar o seu impacto dentro do ambiente corporativo.
É importante que gestores tenham em mente que um ERP abrangente é focado, principalmente, no público-alvo do empreendimento. Ele é o principal ator na avaliação dos resultados da nova cultura da organização.
Nesse sentido, produtos e outras soluções que são disponibilizadas deverão ser direcionados para as necessidades de cada consumidor e parceiro comercial não apenas para a maximização de lucros.
As mudanças efetuadas dentro da empresa são alicerçadas em medidas e conceitos ligados à necessidade de as empresas terem processos de excelência. Com mais integração, será possível tirar um maior proveito de projetos diversos, além de alinhar as rotinas internas da corporação com os padrões estabelecidos pelo mercado.
Como tornar a empresa mais eficaz?
O sistema de gestão integrado pode beneficiar empresas de vários setores. Ele atenderá, principalmente, companhias que precisam melhorar os seus processos internos para se manterem competitivas e preparadas para atender aos maiores padrões de qualidade do mercado.
As suas normas internas serão redefinidas para que rotinas passem por um aperfeiçoamento contínuo, mantendo um padrão de excelência elevado no médio e longo prazo. Junto de ferramentas integradas de gestão, a empresa consegue ter um impacto mais positivo nas suas medidas de gestão.
Esse tipo de solução representa uma fonte de informações para a companhia, que passa a trabalhar utilizando um conjunto de dados mais precisos e condizentes com a realidade do negócio. Assim, as medidas que são tomadas para a melhoria da companhia tornam-se ainda mais eficazes.
Uma boa ferramenta de gestão tem módulos que englobam todos os setores da empresa. Isso garante uma maior integração de todos os profissionais, o que é algo fundamental para quem pretende ter uma empresa mais eficaz.
Profissionais responsáveis pelas vendas, por exemplo, conseguirão verificar a quantidade de itens disponível no estoque. Já os responsáveis pelas estratégias de marketing focarão as suas campanhas em produtos com menor saída ou que geram receitas maiores para o empreendimento. Da mesma forma, gestores poderão tomar decisões mais eficazes, uma vez que elas serão baseadas em registros que envolvem todas as rotinas da empresa.
No longo prazo, a adoção de um sistema de gestão integrado melhora toda a cadeia operacional de um empreendimento. O fluxo de trabalho de todos os profissionais será mais integrado, o que diminui erros e facilita a automatização de rotinas. Como consequência, os processos internos serão focados na satisfação do cliente, o que garantirá níveis de presença no mercado cada vez maiores.
Quais são os desafios e cuidados na implementação de um sistema de gestão?
Assim como qualquer mudança impactante na rotina de um negócio, a implementação de um ERP deve ser bem planejada e pensada de acordo com as características específicas da empresa. Sem esse cuidado, é possível que o negócio não usufrue das vantagens da tecnologia, ou surjam novos gargalos no workflow (fluxo de produção).
Para que você não tenha tais problemas e seja capaz de aproveitar do ERP o quanto antes, a seguir, eu explico os principais desafios que você encontrará durante a implementação e como superá-los.
Mapeamento dos processos
Primeiro, é importante que você conheça minuciosamente todas as áreas e as etapas de produção da sua organização. Após, faça uma representação visual em forma de um mapa do workflow. Isso permitirá que você saiba exatamente como o sistema de gestão interligará seus setores e quais operações serão automatizadas.
Na prática, você pode usar um fluxograma aplicando os passos:
- estabeleça os objetivos que serão alcançados com o ERP;
- identifique os fornecedores internos e externos e veja quais deles se conectarão com o sistema;
- liste os processos de entradas (inputs), que são itens recebidos pelos fornecedores;
- veja como as funcionalidades do ERP serão encaixadas nos processos;
- identifique os processos de saída (outputs), que são os produtos ou serviços destinados aos clientes;
- estabeleça os clientes internos e externos que usufruirão do ERP.
Integração dos dados
Outro desafio é garantir que os dados sejam integrados no negócio. Caso contrário, você não adquirirá um dos principais benefícios do ERP — integração. É importante que ela envolva a comunicação entre os setores, com os fornecedores, as plataformas de serviços e até seus clientes.
Se você gerencia um comércio, é essencial que as vendas sejam contabilizadas automaticamente nas finanças da empresa e do estoque. Isso elimina a necessidade de alterações de dados manuais, o que normalmente gera erros nos registros.
Saiba que um bom sistema fornece diferentes integrações, como:
- ponto de venda;
- loja integrada;
- VTEX;
- Magento;
- diferentes marketplaces;
- Microsoft Power BI;
- aplicativos.
Controle dos custos
Fique atento aos custos do processo de implementação do ERP, para que ele não extrapole o necessário para fazê-lo. Converse com os líderes de diferentes setores e o fornecedor do programa para criar um orçamento preciso. Anexe o documento no cronograma de implementação e siga-o estritamente.
Treinamento do pessoal
Como são os colaboradores do negócio que usarão o sistema de gestão, é importante que eles saibam como utilizá-lo de forma correta e rápida. Uma alternativa para isso é verificar se o desenvolvedor do programa oferece um treinamento ou tutoriais de como usar suas funções.
Outra solução é definir alguns colaboradores que serão responsáveis por treinar os demais, ensinando como usar os recursos e colocando-se à disposição para solucionar dúvidas. Lembre-se de garantir o treinamento do pessoal mesmo após a atualização do ERP, que geralmente altera seu funcionamento e o torna mais otimizado.
Entretanto, um bom sistema é criado com um design ergonômico e intuitivo, o que significa que os funcionários saberão imediatamente como usar suas funcionalidades, ou precisarão de pouco treinamento.
Monitoramento dos resultados
A adoção de um sistema de gestão deve gerar retornos positivos para o negócio. Por isso, defina os indicadores-chave de desempenho (key-performance indicators ou KPIs) para acompanhar os resultados.
Se os ganhos com o sistema não forem como o esperado, é necessário fazer melhorias na sua implementação. Ressalta-se que um bom software aplica, calcula e atualiza as métricas automaticamente, possibilitando que você monitore os ganhos facilmente.
Como escolher o sistema de gestão ideal e o que considerar antes da decisão?
Agora que você já sabe como implementar o software e os cuidados que deve tomar, resta contratar a solução que seja capaz de fornecer os benefícios da tecnologia. Leia, a seguir, as principais recomendações para fazer a melhor escolha.
Verifique a necessidades da empresa
A primeira medida é conhecer as necessidades reais da sua empresa. Por exemplo, de nada adiantaria contratar um software que foi criado para outro tipo de negócio ou que automatiza atividades que sua empresa não desempenha.
Você pode analisar o seu negócio e levantar questões como:
- o que eu preciso integrar na rotina da empresa;
- o que pode ser automatizado com um ERP;
- em quais atividades é possível aumentar a eficiência e produtividade;
- meus colaboradores gastam muito tempo com quais atividades manuais?
Conheça os tipos de sistemas
Existem diferentes classificações de ERPs, e o gestor precisa conhecê-las para assegurar que o tipo adequado seja implementado no seu negócio. Conheça-os:
- sistemas ERP legados — são mais antigos e podem ter sido descontinuados;
- sistemas não customizáveis — são mais econômicos, mas não suportam um grande volume de atividade;
- sistemas gratuitos — geralmente são versões de teste disponibilizadas pela desenvolvedora ou incompletas, sendo preciso que a empresa contrate um programador para complementá-las;
- back offices — concede suporte aos departamentos administrativos e pode não ser considerado um ERP por não ser uma solução completa;
- sistemas verticalizados — usado por lojas físicas e franquias, especialmente para controlar comissões de vendedores e gerentes;
- ERP para omnichannel — mais indicados para indústrias, comércios e prestadores de serviços, pelo fato de integrar o ambiente online e físico em uma plataforma.
Antes de fechar negócio com o fornecedor, você pode entrar em contato com a fornecedora do software e pedir informações sobre o seu tipo.
Analise as funcionalidades
As funcionalidades podem variar bastante de um sistema de gestão para outro. Portanto, não é qualquer tipo de ERP que poderá ser útil para o seu negócio. Eu recomendo que você invista em um programa que foi criado especialmente para seu tipo de negócio, pois ele traz funções específicas para as suas necessidades.
Escolha um fornecedor que ofereça sistemas para pequenas empresas, médios e grandes comércios, indústrias, serviços, distribuidoras, atacadistas, locação de ativos, onshore e offshore, entre outros. Assim, você sabe que eles podem personalizar o software conforme seu negócio precisa.
Estude o custo-benefício
Considerar o custo-benefício não significa que o ERP deva ter o menor preço. Essa é a qualidade do melhor sistema de gestão pelo valor mais acessível. Para encontrá-lo, opte pelo ERP específico para as suas atividades. Desse modo, você não arcará com funcionalidades das quais não usufruirá.
Avalie a qualidade do atendimento
Após a contratação do software, é possível que você tenha que contar com o fornecedor para consertar erros, solucionar dúvidas, oferecer sugestões etc. Então, também é relevante que você teste a qualidade do seu atendimento e suporte técnico.
Entre em contato com eles pelos diferentes canais que são oferecidos e analise a velocidade do atendimento, a qualidade das respostas e se eles tentam solucionar seu problema no primeiro contato.
Um bom sistema de gestão pode ser o diferencial que você precisa para se destacar no mercado. A solução Iuven ERP é uma tecnologia completa e definitiva de gestão empresarial. Esse sistema usa tecnologia de ponta para integrar, otimizar, aumentar a segurança e ampliar o controle de micro e pequenas empresas, sejam elas comércios omnichannel, distribuidoras ou indústrias.
Acesse já o portal da Iuven, para conhecer as soluções, os conteúdos e a qualidade do nosso atendimento!
