Alcançar a excelência na gestão e otimização da logística está entre os objetivos mais almejados pelos gestores. Para isso, é preciso tomar diversas ações para melhorar a gestão, otimizar a logística e aprimorar seus investimentos.
Neste artigo, vou falar especificamente sobre a adoção de um software e qual é a sua importância para a área. Além disso, vou apresentar os resultados e benefícios que podem ser alcançados com a tecnologia.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira esta leitura!
Quais são algumas dicas gerais para melhorar a gestão da empresa?
Algumas estratégias são essenciais e, por isso, devem ser aplicadas em toda empresa para aumentar o controle sobre as atividades e o fluxo do trabalho exercido pelo pessoal. Confira!
Mapeie as atividades
O primeiro passo é conhecer de forma precisa como funcionam as atividades e processos dentro do negócio. Isso se chama mapeamento de processos e permite que você saiba os recursos utilizados, o tempo médio de execução, os colaboradores responsáveis por cada atividade e mais.
Analise e elimine gargalos
Estude o mapa elaborado anteriormente para encontrar gargalos ou pontos de melhorias nas atividades. Exemplos de estorvos que podem ser solucionados são desperdícios de materiais ou de tempo, falta de comunicação entre os profissionais, burocracia desnecessária e que pode ser eliminada, entre outros.
Promova treinamentos constantes
Muitas vezes, seus colaboradores podem não ser produtivos ou ser capazes de garantir qualidade do serviço pela falta de conhecimento técnico. É relevante conhecer as deficiências do pessoal e investir em cursos que as solucionem.
Também existem treinamentos para habilidades interpessoais, como desenvolvimento de líderes. Eles podem fazer com que o colaborador se torne mais comunicativo, trabalhe em harmonia com os demais integrantes da equipe e saiba como inspirar outros funcionários.
Constantemente surgem tendências na logística que podem ser aproveitadas pelo seu negócio, como omnichannel, internet das coisas, uso de sensores, blockchain etc. Mas também é preciso investir em capacitações para aproveitar essas novidades.
Integre os setores
A integração consiste em fazer com que os setores da empresa troquem informações automaticamente. Essa dica é importante para evitar falhas na comunicação entre as equipes e eliminar burocracias (como necessidade de envio de e-mails), o que torna o fluxo de trabalho mais harmonioso.
Para realizá-la, será preciso contar com um bom sistema de gestão (ERP), desenvolvido especialmente para o seu segmento. Essa tecnologia é fundamental para garantir o sucesso do seu negócio, pois traz vários benefícios que vão além da integração. No restante deste conteúdo, você saberá qual é a importância desse software e suas vantagens.
Qual é a importância da utilização de um software?
Em tempos em que a tecnologia se faz cada vez mais presente na rotina das pessoas e empresas, investir em um sistema de gestão ajuda a modernizar as operações e fazer com que o negócio se torne mais eficiente.
Entre os aspectos mais importantes, posso citar:
- centralização das informações: em vez de ficarem espalhadas por diversos controles, passam a integrar uma base de dados única;
- automação dos processos: muitas rotinas passam a ser realizadas de forma automática, reduzindo drasticamente a necessidade de trabalhos manuais;
- geração de relatórios: permitem que se acompanhe o andamento dos processos, a criação de indicadores de desempenho e a melhora na tomada de decisão, que passa a ser embasada em dados sólidos e reais;
- monitoramento de transportes: soluções como o TMS — Sistema de Gerenciamento de Transportes — permitem acompanhar as entregas em tempo real.
Quais são os benefícios da tecnologia para melhorar a gestão e a otimização da logística?
O investimento em tecnologia proporciona diversas melhorias para a logística em uma empresa. Veja as vantagens!
Maior confiabilidade e segurança das informações
Com a implementação de um sistema, as informações deixam de ser acompanhadas em diversos documentos e planilhas e passam a integrar uma base única. Isso ajuda a diminuir os riscos de erros e extravios de dados.
O gestor também pode fazer consultas a qualquer momento, obtendo informações completas, atualizadas e de maneira rápida e eficaz.
Redução de erros e necessidade de retrabalhos
A utilização de um software voltado para atividades logísticas também ajuda na redução de erros. Já que a realização de trabalhos manuais é praticamente eliminada da rotina, as chances de ocorrerem falhas — que prejudicam o andamento dos processos — também cai.
Da mesma forma, a necessidade de realizar retrabalhos segue a mesma tendência e acaba sendo reduzida, fazendo com que a equipe se torne mais produtiva e eficiente.
Maior controle sobre os processos
O investimento em um sistema engloba os mais variados processos dentro da logística. Um software TMS, por exemplo, abrange processos que vão desde o cadastro de transportadoras até o monitoramento das cargas e a auditoria de pré-faturas.
Com isso, o gestor passa a ter maior controle sobre suas operações, acompanhando o andamento das atividades e, principalmente, identificando as falhas antecipadamente, podendo criar ações mais ágeis, precisas e eficazes.
Redução de custos
A redução de custos, outro objetivo bastante almejado, também pode ser alcançada por meio do investimento em tecnologia. Ela pode ser obtida de diversas formas, entre elas:
- aumento da produtividade da equipe, que ganha agilidade com a eliminação dos trabalhos manuais e da necessidade de retrabalhos;
- melhor acompanhamento dos processos, que permite identificar falhas e oportunidades de melhorias;
- escolhas mais inteligentes na hora de fazer a contratação de frete, já que o sistema aponta quais são as melhores opções, baseando-se no cruzamento de dados de diversas tabelas de frete das transportadoras;
- redução de desperdícios de tempo, mão de obra, equipamentos, ociosidade de veículos, entre outros;
- planejamento mais eficiente das rotas, otimizando o gasto com combustível.
Aumento da qualidade dos serviços
Outro ponto que vale a pena destacar é o suporte que o sistema oferece para a gestão por meio da criação de relatórios. Com o acompanhamento dos resultados dos processos, o gestor consegue identificar onde os gargalos se concentram e o que precisa ser feito para corrigi-los.
Isso torna possível a adoção de uma rotina de melhorias contínuas, em que as atividades estão constantemente sob análise e implementação de melhorias.
Vale lembrar que esse aspecto é crucial para que se mantenha os clientes mais satisfeitos, aumentando as chances de fidelizá-los. Isso é ainda mais relevante quando se trata de um transporte terceirizado que, mesmo sendo um processo externo, reflete diretamente na imagem que sua empresa projeta no mercado.
Elaboração de estratégias mais acertadas
O acompanhamento das operações por meio dos relatórios e indicadores de desempenho também faz com que o gestor possa analisar questões relevantes para sua operação e elaborar estratégias mais acertadas.
Um exemplo é a necessidade de trocar de transportadora em decorrência dos altos índices de reclamação por parte dos clientes e o alto número de ocorrências relacionadas a atrasos, avarias e extravios, por exemplo.
Como a falta de tecnologia pode ser prejudicial à empresa?
Deixar de contratar um sistema de gestão especializado pode trazer vários danos à empresa. Eles decorrem do fato de que várias atividades do seu negócio continuarão sem otimização ou automação, o que prejudica sua competitividade.
Com o transcorrer do tempo, sua empresa se tornará obsoleta no mercado, já que seus concorrentes terão implementado essa tecnologia em seus processos. Portanto, eles conseguirão oferecer preços mais competitivos, entregar serviços mais rapidamente e com maior qualidade.
Além disso, os clientes estão se tornando cada vez mais exigentes com preços, prazo de entrega, atendimento e outros aspectos. Os benefícios oferecidos por um sistema de gestão são imprescindíveis para manter a sua carteira de clientes e marketshare (participação no mercado).
O que deve ser considerado na contratação de um sistema?
Não é qualquer software que ajudará na gestão e otimização logística. Sendo assim, ao escolher uma solução para sua empresa, observe aspectos como:
- se a empresa desenvolvedora fornece suporte durante e depois do processo de implementação;
- quais são as funcionalidades oferecidas, por exemplo, cálculo de frete, gestão de despacho, rastreamento das entregas, auditoria de pré-faturas, possibilidade de gerar relatórios. É importante se certificar que o sistema oferece as aplicações de que seu negócio precisa;
- escalabilidade — a capacidade de um sistema de absorver uma alta na demanda e acompanhar o crescimento da empresa.
A solução da Iuven — Iuven ERP — atende a todas essas especificidades e ainda disponibiliza softwares com recursos específicos para o seu ramo ou porte, para micro, pequena, média ou grande empresa. As integrações proporcionadas pelo sistema são bastante amplas e incluem ponto de venda (PDV), loja integrada, VTEX, Magento, diferentes marketplaces e aplicativos, entre outros.
A adoção de um sistema de gestão é fundamental para melhorar a gestão e otimização da logística.
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