Empresas de pequeno e médio porte (PME) costumam enfrentar grandes desafios na busca por um market share maior. Por terem recursos financeiros menores, o esforço para criar rotinas e serviços que atinjam o consumidor e se destaquem frente a grandes players do mercado tende a ser maior. Mas, esse cenário pode mudar graças a um sistema de gestão para PME.
Soluções como o cloud computing facilitaram o acesso a recursos computacionais de alta complexidade por um baixo custo. Nesse cenário, ferramentas de backup remoto, sincronização de arquivos e sistemas de gestão integrados — também conhecidos como ERPs — servem para empresas que pretendem transformar a tecnologia em um vetor de serviços mais competitivos e atraentes.
Leia minha lista abaixo e conheça as 7 melhorias que um ERP pode causar na sua empresa. Após, também esclareço o que você precisa analisar para escolher a solução ideal para seu negócio e, por fim, explico o momento ideal para implementar um sistema de gestão. Confira!
Quais são as 7 principais vantagens de um sistema de gestão para PME?
Os benefícios da implantação de um sistema de gestão abrangem uma PME de forma geral. Eles são usufruídos por negócios com diferentes atividades, sejam indústrias, prestadores de serviços, comércios omnichannel, varejos, atacadistas etc. Com essa informação em mente, saiba quais são as vantagens abaixo.
1. Redução dos custos operacionais
Um sistema de gestão permite que empresas tenham os seus custos operacionais reduzidos consideravelmente. Por meio da maior integração de profissionais ou setores e a centralização de operações, a companhia pode eliminar várias etapas de seus processos internos. Dessa forma, toda a cadeia operacional do empreendimento será executada exigindo uma infraestrutura orçamentária mais enxuta.
Outra forma de economia é a diminuição do uso de materiais físicos, já que os documentos usados serão predominantemente digitais. Isso significa que serão necessários menos custos com papéis, impressões, canetas, prateleiras — serão usados servidores —, entre outros.
Essa tecnologia também automatiza várias atividades que normalmente são realizadas manualmente, o que permite que os colaboradores se dediquem a atividades mais estratégicas. Na prática, os ganhos financeiros estão no aumento do valor gerado pelos funcionários por cada hora trabalhada.
2. Aumento de produtividade
A busca por métodos de manter uma empresa mais produtiva, com investimentos mais precisos, é uma constante em várias empresas. Com o ERP, a companhia pode agilizar diversos processos ao levar o acesso a dados e o processamento de atividades para os meios digitais, tornando-se mais produtiva.
Como os funcionários da empresa gastarão menos tempo com atividades burocráticas, eles desempenharão suas atividades com maior qualidade, velocidade e com menor incidência de erros.
3. Automatização das rotinas corporativas
Os softwares de gestão corporativa facilitam a automatização de diversos processos. A checagem de dados, análise de registros e outras rotinas passam a ser executadas mais rapidamente, reduzindo os custos e melhorando a qualidade das atividades da empresa. Alguns exemplos de operações que serão automatizadas são:
- digitação de dados em documentos;
- troca de informações manualmente — como digitação e envio de e-mails;
- cálculo de preços, impostos, comissão de vendas e outros valores;
- elaboração de relatórios financeiros;
- monitoramento de indicadores;
- emissão de notas fiscais; entre outras.
4. Maior mobilidade
ERPs executados na nuvem aumentam a mobilidade de todos os profissionais da empresa. Em qualquer local com acesso à internet, será possível executar tarefas e verificar dados facilmente.
Como também, pode-se acessar o sistema de qualquer dispositivo, seja um computador de mesa, smartphone, tablet ou notebook. Essa vantagem torna seu negócio mais digital e permite que ele se adapte ao home office, ou seja, que os colaboradores trabalharem diretamente de suas residências.
5. Melhoria nos processos de tomada de decisão
Ter bons processos de tomada de decisão é fundamental para que a empresa possa ter um futuro próspero e rentável. Nesse sentido, os sistemas de gestão auxiliam gestores a decidirem melhor o futuro da empresa, uma vez que os registros utilizados serão mais precisos e atuais.
Um bom sistema também aplica métricas e elabora relatórios sobre os clientes, fornecedores, preços, inventário, produção, entre outras áreas da empresa automaticamente e as atualiza em tempo real. Com poucos cliques, você terá informações completas sobre o negócio, fazendo com que a empresa tenha projetos e iniciativas mais eficazes no curto, médio e longo prazo.
6. Aprimoramento do atendimento ao cliente e parceiros
Assegurar a qualidade do serviço de atendimento ao consumidor é um dos pilares de todas as empresas de sucesso. Por meio deles, você consegue criar um relacionamento de longo prazo, garantindo a fidelidade de seus clientes.
Nesse cenário, o ERP pode atuar como uma ferramenta do SAC, garantindo o acesso fácil e rápido às informações que os profissionais de suporte necessitam para solucionar chamados rapidamente.
Outro recurso ligado ao cliente incluído no ERP é o CRM (gestão de relacionamento com o cliente), que controle toda a interação que a empresa tem com seus clientes. Ele inclui recursos como cadastro do cliente, controle de atividades, gestão de contratos e garantias, aplicação de indicadores de venda, ticket médio, satisfação, fidelização e muito mais.
7. Mais competitividade para a empresa
Todas essas características, unidas, causam um grande impacto na competitividade da empresa. A redução de custos operacionais, o ganho de produtividade e a melhoria dos processos internos permite que o empreendimento possa ter serviços de maior qualidade. Além disso, o acesso a informações mais precisas garante que os projetos e produtos criados sejam mais adequados ao público-alvo da empresa.
O que considerar ao escolher um sistema de gestão para PME?
Não é qualquer sistema que será capaz de satisfazer as necessidades da sua empresa e garantir as vantagens listadas. Por isso, é necessário fazer certas análises tanto sobre o ERP como seu fornecedor. Veja quais são as avaliações que devem ser feitas nos tópicos abaixo.
Especialização
Primeiro, verifique se o sistema de gestão foi criado especificamente para empresas de pequeno e médio porte. Os recursos e o funcionamento de um software alteram completamente dependendo do tamanho da organização.
Ao contratar e implantar um ERP que foi originalmente feito para organizações de grande porte, por exemplo, você estará pagando mais caro por uma tecnologia que será menos benéfica para sua organização, não sendo uma boa alternativa para quem deseja maximizar o custo-benefício desse investimento.
Por outro lado, um ERP feito para empresas do seu porte também se integrará mais facilmente com seus setores, reduz o custo da solução e facilita sua implementação, permitindo que os funcionários aprendam a usar os recursos da tecnologia mais rapidamente.
Funcionalidades
Existem sistemas de gestão integrados cujas funcionalidades são ideais para PMEs de forma geral, como comércio varejistas, lojas físicas, comércios eletrônicos, distribuidores, atacadistas e indústrias. É preciso que você saiba quais são os recursos do ERP para entender como ele será vantajoso para o negócio.
Iuven ERP — desenvolvida pela Iuven — é a tecnologia completa e desenvolvida para os PMEs dos ramos listados. Ela apresenta recursos vantajosos para diferentes aspectos da empresa, como:
- administração de usuários — pessoas que utilizam o sistema;
- ponto de venda (PDV);
- CRM;
- gestão de pedidos;
- logística;
- compras de fornecedores;
- venda e comissão dos vendedores
- lote e validade;
- inventário;
- estoque;
- produção leve;
- financeiro;
- fiscal;
- análise gerencial;
- integração com plataformas de marketplances e e-commerce.
Tempo da empresa no mercado
O tempo que uma empresa tem no mercado demonstra a sua capacidade de agradar seus clientes a longo prazo, fazendo com que eles sejam fidelizados por vários anos.
Essa qualidade também mostra sua capacidade de sobreviver a crises econômicas brasileiras e mundiais — como a que o Brasil enfrenta na pandemia do coronavírus. Isso significa que você terá um parceiro que sabe como superar momentos adversos e não encerrará suas atividades.
Para uma empresa de tecnologia, o tempo de mercado é uma característica ainda mais importante, já que novas tecnologias surgem com o passar do tempo e seus profissionais devem estar constantemente estudando as tendências tecnológicas, bem como atualizar o software.
Qualidade do suporte fornecido
Ao contratar um sistema de gestão a empresa precisará entrar em contato com o fornecedor para corrigir defeitos, solucionar dúvidas e outras questões. Além disso, a empresa contratada poderá auxiliar na implementação da tecnologia no negócio, sendo importante que o desenvolvedor do software tenha um bom suporte para que o processo seja bem-sucedido.
Para testar a qualidade do atendimento ou suporte, entre em contato com a empresa por meio dos diferentes canais de comunicação fornecidos — como e-mail, chat de vendas diretamente do portal, telefone, redes sociais etc. Após, avalie os seguintes aspectos do atendimento:
- tempo de resposta;
- respeitabilidade dos atendentes;
- qualidade das repostas nos diferentes canais;
- se o atendente tenta solucionar os problemas no primeiro contato; entre outros.
Quando é o momento ideal para contratar um sistema de gestão para PME?
Se você quer garantir a sua competitividade no mercado, é necessário contratar um sistema de gestão imediatamente, pois seus concorrentes podem estar utilizando essa tecnologia para reduzir seus custos, tornar seus processos mais eficientes, aumentar a qualidade dos produtos e outros diferenciais.
Entretanto, antes de implantar o ERP, é importante que você prepare a organização para implementar a tecnologia. Ela deve implementar uma cultura organizacional voltada à inovação, assim seus funcionários estarão abertos à adoção da tecnologia no dia a dia.
Ter um sistema de gestão para PME trará um grande número de vantagens para sua empresa. No entanto, é necessário que você saiba como escolher a opção mais benéfica para sua organização, bem como avaliar o fornecedor da tecnologia, caso contrário os benefícios não serão usufruídos completamente.
Interessou-se pelo sistema de gestão para PME? Saiba mais sobre os recursos da Iuven ERP e como ele ajudará no desenvolvimento do seu negócio!
