A implementação de um Sistema de Gestão Integrado (ERP), em uma organização gera profundas mudanças em todas as dimensões da empresa, seja em seu aspecto operacional, administrativo, estratégico, organizacional ou em sua infraestrutura de TI. Seus impactos modificam tanto a forma de gestão como as pessoas e processos do negócio, cuja tendência esperada é uma otimização constante.
Dentre as principais vantagens da implantação de um sistema ERP está sua capacidade de integração e processamento de documentos além do suporte à compilação das informações que existem na organização.
Entretanto, como em todo projeto, existem riscos inerentes à sua implementação. Caso o sistema ERP não seja implantado com qualidade estes impactos podem ser negativos, por isso é fundamental pensar em sua efetivação como uma mudança, que envolve riscos caso não seja devidamente acompanhado e controlado. Por isso, para manter a qualidade na implementação de sistemas ERP é necessário realizar em paralelo a gestão da mudança, dos riscos e da qualidade, além de mapear os processos internos da empresa:
Foque nos processos prioritários
Os sistemas ERP são formados por diversos módulos que visam dar suporte a todas as áreas de uma empresa, desde o financeiro, passando pelo jurídico, controle de estoque, gestão de clientes, ou até demandas mais específicas como controle de frota ou prontuário eletrônico.
Sendo assim, as empresas que desejam implementar um sistema ERP precisam mapear seus processos organizacionais para determinar os módulos que serão instalados. Integrar as operações de um negócio não é tarefa fácil que pode ser feita da noite para o dia.
Por isso, uma vez identificados os principais processos internos que serão otimizados com o ERP é necessário estabelecer um cronograma de implementação e migração das informações para o software. Além disso, os funcionários devem estar treinados para operar todos os módulos do ERP. Estes são alguns dos requisitos básicos que irão garantir a qualidade da implementação do sistema integrado em seu negócio.
Defina os riscos
Durante o mapeamento dos processos que serão priorizados e consolidados no ERP, é preciso também identificar os riscos associados que podem afetar o sucesso da implementação. Fatores internos e externos devem ser minimizados e controlados a partir da utilização de técnicas de gestão de risco que envolvem planos de contingência para administração destes elementos.
Direcione as mudanças
É esperada uma mudança organizacional com a implementação de um sistema ERP. Por outro lado, dentre os riscos inerentes à estas alterações existe a possibilidade de haver resistências tanto políticas como culturais na empresa. Por isso, para realizar a implementação de um sistema ERP com qualidade, também é necessário ter um compromisso por parte daqueles que irão direcionar a mudança para administrar estas eventuais resistências.
Esteja atento à qualidade
Por fim para que o sistema ERP seja implementado e entregue de acordo com o cronograma estabelecido, dentro do orçamento determinado é preciso realizar a gestão da qualidade. Esta atividade consiste no acompanhamento detalhado dos módulos implementados, com uma atenção especial para sua documentação, essencial para a gestão interna do conhecimento.
Agora que você já sabe quais são os principais elementos que devem ser administrados durante a implementação de um sistema ERP, escolha a melhor solução para atender sua empresa e garanta a qualidade do crescimento de seu negócio. Conheça as soluções ERP fornecidas pela Iuven: aqui.
