Uma empresa pode aproveitar as vantagens do fluxo de caixa integrado na sua gestão e alavancar o desenvolvimento do seu negócio. Por meio dele, você consegue projetar os lucros da empresa e também ter uma visão sistêmica sobre os seus investimentos, para definir onde e como é preciso investir em um ERP.
A tecnologia é fundamental para a boa tomada de decisões em qualquer organização. Foi pensando em acabar com qualquer dúvida sobre o assunto que reuni, neste artigo, um apanhado geral sobre o que é o fluxo de caixa integrado, como ele funciona e como executá-lo corretamente.
Na sequência, você conhecerá qual é a importância de ter um fluxo de caixa para a saúde do seu negócio e, após, as 10 vantagens trazidas pela utilização dessa ferramenta de forma integrada em seu negócio. Ficou curioso? Então, vamos lá!
Qual é a importância do fluxo de caixa para a saúde da empresa?
Primeiro, é necessário entender o conceito do fluxo de caixa: trata-se do registro das entradas e saídas de dinheiro do caixa da sua empresa. O gestor poderá fazer uma análise periódica para conseguir manter as contas equilibradas.
É muito importante que tudo que foi pago e recebido seja documentado nessa ferramenta, incluindo valores aparentemente ínfimos. Afinal, esses montantes podem causar grandes impactos nos lucros em longo prazo (como semestral ou anualmente).
Geralmente, pequenos negócios fazem o fluxo de caixa por planilhas (físicas ou por Excel), mas esse é um grande erro. Esses métodos são ineficazes, trabalhosos e suscetíveis a falhas.
Para ter um bom controle da movimentação de capital no negócio, é fundamental que as informações sejam detalhadas e registradas de forma padronizada e disciplinada (sem negligenciá-las). Isso pode ser alcançado com um software ERP (Enterprise Resource Planning ou, traduzindo, Planejamento de Recursos da Empresa).
Essa tecnologia faz com que as informações do fluxo de caixa sejam integradas entre as diferentes áreas da empresa — como financeira, de vendas, administrativa etc. Os benefícios são maiores quando seu fluxo de caixa centraliza as contas de todos os setores da empresa.
Dessa forma, é possível obter uma maior transparência dos custos, das receitas, dos investimentos e outras vantagens que serão explicadas no tópico seguinte.
Quais são as 10 vantagens de ter um fluxo de caixa integrado?
Saiba que as dicas listadas a seguir podem ser aplicadas tanto para negócios de pequeno porte como de médio ou grande. Veja, abaixo.
1. Fluxo de caixa projetado mais preciso
Graças um sistema de gestão integrado, o fluxo de caixa poderá trazer muitas informações ao gestor, como:
- quanto a empresa deve pagar nos próximos dias, semanas ou meses;
- valores que ela receberá em datas futuras;
- montante que ela tem somado nas contas-correntes dos bancos.
Isso é chamado de fluxo de caixa projetado. A partir das movimentações atuais e do histórico, o empreendedor saberá se conseguirá arcar com suas obrigações nos próximos meses.
Caso ele não consiga, já poderá tomar medidas antecipadamente, como renegociar suas dívidas, investir em novos produtos ou serviços, reduzir custos, entre outras.
2. Integração
A integração consiste em fazer com que as diferentes áreas da empresa troquem dados de forma automática. Por exemplo, o ERP atualizará o fluxo de caixa automaticamente com informações de vários setores.
Imagine que foram solicitados vários pedidos ao fornecedor. Eles foram pagos, mas ainda não foram entregues. Isso ainda impactará bastante as finanças do negócio.
Outra situação é quando há pedidos de venda ou encomendas feitos aos clientes, mas que não foram entregues. Nesse caso, não houve emissão de notas fiscais e não foi gerada uma conta a receber.
Essas informações devem estar na análise do fluxo de caixa para que você saiba se terá condições de arcar com seus compromissos no futuro. Mas isso é mais bem alcançado quando você tem um fluxo de caixa integrado por um software ERP.
3. Previsão
Com base em uma média histórica, o programa consegue gerar relatórios que projetam quanto a empresa venderá ou comprará nos próximos dias, semanas ou meses. Isso enriquece ainda mais a análise do fluxo de caixa.
Considere que haverá um grande aumento de pedidos no próximo semestre. O software ERP informará que a empresa terá uma mudança no fluxo de caixa nesse período. Assim o empreendedor poderá se preparar para atender à demanda.
4. Alinhamento de pagamentos e processos
Controlando o fluxo de caixa de forma integrada, com o auxílio de um software ERP, é possível negociar compras de forma mais eficiente. Isso porque você consegue visualizar facilmente sua receita recorrente e de recebíveis, alinhando-os aos prazos e valores disponíveis em caixa.
O software proporciona maior facilidade para se adequar às legislações corporativas, à medida que elas são criadas, modificadas ou atualizadas com o surgimento de novas leis.
Tudo isso faz com que seus empregados não precisem despender tempo com atividades mecânicas, já que a tecnologia se incumbe desse papel. Somado a isso, há o fato de que, com o software, os processos internos da empresa ficam muito mais bem alinhados, e isso é traduzido em uma otimização global dos resultados.
Além disso, ao ter um controle integrado de seu fluxo de caixa, você também conta com os benefícios de ter, prontamente, argumentos válidos para negociar valores com fornecedores, clientes e parceiros.
Isso acontece porque o software mantém um histórico de frequência e volume de compras, arquiva todas as negociações realizadas por fornecedor, entre outros dados importantes.
5. Acompanhamento da folha de pagamento
A folha de pagamento é um ponto bastante crítico em suas finanças. Isso se deve não apenas aos salários em si, mas a fatores como os impostos que incidem sobre ela, os benefícios, as remunerações variáveis, os adicionais, entre outros.
Cada contratação na empresa pode impactar o seu fluxo de caixa, de forma geral. Porém, com um ERP que faça a gestão de forma integrada, pode-se visualizar mais rapidamente os impactos nas finanças.
Isso ajuda, inclusive, na análise do orçamento disponível da empresa para contratar novos profissionais em cada área. Também será possível avaliar a receita (bem como as despesas) gerada por cada colaborador admitido. O administrador ganha agilidade na tomada de decisões e estabelece estratégias mais sábias para a sua empresa.
6. Maior precisão e acessibilidade no manuseio de dados
Muitas vezes, os documentos fiscais e os boletos são armazenados incorretamente, sendo espalhados por diversos locais na empresa. A falta de organização com as informações financeiras pode trazer problemas para o seu empreendimento.
Com a ajuda de um software especializado, a esquematização dos dados contábeis é simples e segura. Informações de diversos setores são aglomeradas em um único lugar, deixando-as facilmente acessíveis para os colaboradores.
Ao armazenar suas informações corretamente, o empreendedor ganha maior controle sobre as pessoas que podem acessá-las. Logo, você percebe que a automação desse processo aumenta gradativamente a segurança dos documentos contábeis de sua empresa.
O uso das tecnologias também é uma medida sustentável, pois diminui a utilização do papel e dispensa o uso de mídias físicas (pen drives, CDs, HDs externos etc.). Outro benefício é o aumento da produtividade, pois diminui o trabalho manual de todos os membros da equipe.
7. Melhor controle das despesas
Um software de gestão mantém o controle periódico dos gastos do negócio. Ele organiza as contas a pagar por prazo e as separa conforme a categoria mais adequada. Quando uma data de vencimento está se aproximando, o programa emite alertas e avisa que a respectiva conta deve ser paga.
Ao armazenar os boletos e as notas fiscais de forma mais organizada, a probabilidade de acontecer um pagamento duplicado diminui bastante.
8. Agilização de contabilidade e processos financeiros
Algumas operações financeiras podem ser fragmentadas, devido aos diversos setores que uma empresa tem. A forma como cada departamento executa a gestão orçamental pode variar, o que compromete a integridade do processo de administração e diminui a eficiência.
Com a ajuda de um pacote de software, desenvolve-se uma esquematização que pode ser implementada em todos os seus departamentos. Incentive seus funcionários a criarem uma rotina para lidar com as operações financeiras.
9. Controle de estoque mais eficaz
Com planilhas manuais, os administradores gastam muito mais tempo em atualização e organização, e erros podem acontecer. Esses fatores contribuem para que esse processo seja menos viável para o seu negócio, tornando-o mais demorado e menos seguro.
Entretanto, em um software de gestão, é possível centralizar todo o estoque em uma só tela, com informações atualizadas em tempo real, tornando esse processo mais rápido e protegido para a sua empresa.
10. Melhores planejamentos
Com um fluxo de caixa mais amplo, integrado e automatizado, o administrador conseguirá ter uma visão clara e real das finanças do negócio. O gestor poupa tempo coletando dados e faz planejamentos mais certeiros.
Ele conseguirá:
- identificar necessidades de investimentos;
- manter o controle das dívidas;
- ganhar mais praticidade e segurança, de forma sistêmica.
São várias as vantagens do fluxo de caixa que ajudarão a empresa a organizar suas contas, manter as finanças equilibradas e atender a sua demanda, auxiliando-a a manter seu desenvolvimento em longo prazo. Entretanto, é necessário implementar um sistema de gestão que integre seus setores!
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