O excesso de estoque significa dinheiro parado e a falta dele significa perda de vendas. Afinal, como avaliar a real importância da previsão de estoque? A resposta é por meio da previsão de demanda. Esta técnica tem como objetivo fazer uma estimativa da futura demanda por produtos de uma empresa.
Neste artigo, será apresentada a importância desse tipo de previsão e como fazer uma gestão de estoque eficiente. Além disso, vamos ver como a implantação de um software ajuda a gerenciar as informações de maneira integrada, levando benefícios à sua empresa. Confira!
O que é previsão de demanda?
A importância da previsão de demanda consiste basicamente em tentar prever o futuro do seu estoque em contextos e cenários específicos. Essa previsão, por sua vez, é feita conforme a análise de especialistas ou do histórico da empresa.
Sua responsabilidade é definir o lugar, o tempo e a quantidade em que um produto será solicitado pelo cliente, com o objetivo de atender esta demanda no seu tempo.
É importante destacar que cada mercado apresenta necessidades particulares. Em alguns, a previsão de demanda é direcionada pelas ações da área de marketing. Já em outros, é necessário que todas as áreas da organização colaborem para a previsão.
Ainda assim, independentemente do mercado, é preciso agregar ações qualitativas e quantitativas para se obter uma boa previsão de demanda. E cada empresa deve colocar estas ações em prática de acordo com seus objetivos e limitações.
Qual é a sua importância para a gestão de estoque?
A previsão de demanda é uma variável muito importante para a gestão de estoque. E essa gestão é a principal preocupação ao se realizar a análise mercadológica de preferência por um ou outro produto.
Em muitos casos, as empresas fazem seus pedidos sem conhecerem totalmente a demanda. Por isso, a previsão ajuda na tomada de decisão para que não sobrem nem faltem produtos.
Além disso, existem vários outros impactos positivos ao se prever uma demanda. Utilização mais inteligente do espaço físico, redução de custos operacionais, e planejamento orçamentário mais preciso são os mais relevantes. Além disso, a comunicação entre as áreas da empresa passa a ser melhor orientada, os processos otimizados e, com isso, a empresa ganha competitividade no mercado.
Como colocar a previsão de demanda em prática?
Há dois modelos de previsão de demanda: quantitativos e qualitativos, sendo possível ainda uma combinação entre os dois:
Quantitativos
Utilizam a matemática e a estatística que, por meio da análise do histórico de demanda, permitem a identificação de padrões que vão sugerir a futura demanda. Existem os métodos causais e temporais, dentre os quais se destacam: médias móveis, regressão linear e análise de correlação, método sazonal multiplicativo e suavização exponencial.
Qualitativos
São baseados em análises e avaliações feitas por especialistas. Apresentam um nível de precisão mais baixo e são geralmente utilizados devido à insuficiência ou inexistência de dados históricos. Alguns dos métodos são: Delphi, pesquisa de mercado, júri de executivos e força de vendas.
É preciso estabelecer o tempo considerado para o planejamento baseado na previsão, pois é isso que define o melhor método a ser utilizado.
Por exemplo, em previsões de curto prazo, é possível utilizar um método simples do grupo quantitativo, pois não haverá grandes mudanças. Já nas de longo prazo, diversas variáveis devem ser consideradas; então, é recomendado focar mais nos métodos qualitativos, preferencialmente conduzidos por especialistas no assunto.
De qualquer forma, sempre se pode trabalhar para evitar erros recorrentes na tentativa de aplicação da previsão de demanda, certo? Por isso, é fundamental não considerar apenas a previsão, ignorando a margem de erro e, principalmente, não confundir previsão com metas.
Uma boa execução do processo de previsão de demanda torna o planejamento mais preciso, além de desenvolver a capacidade da empresa de atender seus clientes e garantir sua satisfação.
Por que um software integrado de gestão é altamente recomendado?
Com um software integrado e que realize a gestão das informações entre as áreas, você poderá controlar seu estoque analisando melhor as compras e as vendas. Dessa forma, será possível identificar com mais agilidade os produtos de maior rotatividade, atuando preventivamente nas reposições.
Além do mais, o software integrado automatiza processos, otimizando a eficiência operacional e proporcionando informações financeiras em tempo real. Com isso, será possível aumentar substancialmente a produtividade e a rentabilidade em curto prazo.
Veja agora alguns benefícios que um software integrado de gestão trará para sua empresa:
Histórico de vendas dos períodos anteriores
Ao optar por gerenciar os processos da sua empresa por meio de um software, todas as suas vendas estarão registradas, sendo possível analisar o histórico e emitir relatórios com as variações de faturamento. Ter esse acesso rápido fará com que a gestão de estoque seja bastante eficiente.
Além do mais, conhecer as preferências de aquisição dos seus clientes fornece embasamento para campanhas de marketing mais direcionadas e estratégicas.
Segurança dos dados
As planilhas de Excel são ferramentas úteis até certo ponto, mas, para empresas com acelerado crescimento, elas não têm os recursos necessários para um controle efetivo. A opção por um sistema de gestão assegura o armazenamento das informações com backups constantes na nuvem, poupando espaço em servidores locais e nos HDs das máquinas da empresa..
O avanço tecnológico que a implantação de um software de gestão proporciona faz com que o investimento em um servidor para armazenamento seja rapidamente recuperado. Sem contar que o fato da empresa passa a dispor de informações sobre o cliente e suas aquisições. Isso a faz caminhar um passo à frente da concorrência quanto à excelência no atendimento.
Planejamento e controle
Um software que ajuda na previsão de demanda permitirá planejar melhor as rotinas da empresa em curto, médio e longo prazo. Permitirá também a descentralização das decisões e melhor administração do tempo. A geração de relatórios permite que você tenha em mãos informações integradas para a tomada de decisões com mais rapidez.
O controle das compras e vendas faz com que o fluxo de caixa seja apurado com mais precisão. De acordo com a demanda de atendimento mensal, por exemplo, suas previsões passam a ser mais assertivas quanto à reposição. Isso permite criar um estoque de segurança, além de sustentar suas projeções de lucratividade.
Automatização e padronização
Com a implantação de um software integrado, todos os processos serão automatizados e padronizados. Da Recepção ao Atendimento Técnico, passando por Vendas, Recursos Humanos e Departamento de Pessoal, Contabilidade e Fiscal, desaguando na Diretoria o comportamento processual será o mesmo. Os relatórios terão a mesma cara, sem prejuízo da credibilidade.
Acompanhamento do crescimento da empresa
Quando o controle da movimentação da sua empresa estiver em suas mãos e a comunicação entre os setores envolvidos for claramente identificada, você saberá que todo gasto com implantação e adequação de um software de gestão terá sido o melhor investimento, em função do crescimento proporcionado.
A instabilidade do mercado, a concorrência e o avanço tecnológico são variáveis que você precisa considerar na hora de estudar os melhores rumos para sua empresa, e um software de gestão de estoque ajuda a crescer de forma sustentável..
Quais erros devem ser evitados?
Gerir um estoque significa não só conhecer a importância da previsão de demanda mas em trabalhar continuamente para evitar erros e falhas. Esse é um passo decisivo rumo à gestão da qualidade, na qual a empresa passa a ser orientada para a satisfação do cliente em todos os seus processos, a começar pelos do estoque.
Em alguns casos, a tarefa de prever uma demanda pode ser complexa demais para se trabalhar apenas com poucos dados e ferramentas simples. Por isso, o ideal é contar com um software projetado e desenvolvido para lidar com essa complexidade.
Considerando esse e outros fatores que conheceremos a seguir, destacamos como “pecados capitais” erros como:
Não realizar análises de cenário
No setor de serviços e, principalmente, no industrial, toda alteração na produção implica desdobramentos futuros. Quando eles deixam de ser considerados, podem vir a gerar impactos desastrosos no orçamento da empresa.
Por exemplo, imagine que você é gestor de uma planta e que há a expectativa de aumento na demanda de um produto para os próximos meses. Essa demanda, em contrapartida, deve gerar um requerimento complementar por matérias primas.
Acontece que o cálculo dessa nova exigência implica considerar uma série de fatores que o tornam muito complexo. Nesse aspecto, vale reforçar novamente a importância de um sistema ERP — como o da Iuven — já que ele se encarrega desse tipo de conta.
Desconsiderar a sazonalidade
Em um outro cenário, sua empresa está em dúvidas sobre o que fazer para o próximo Dia das Crianças. Que tipo de produto pode vender mais? Nesse caso, trabalhar com a previsão de demanda amparada pela tecnologia facilita o processo decisório.
Isso porque um sistema integrado fornece um banco de dados com informações sobre o seu histórico de vendas por período. Então, no caso do Dia das Crianças, é possível fazer uma projeção baseado na performance comercial da empresa na mesma data de anos anteriores.
Confundir com a “previsão de vendas”
Perceba que prever vendas não é o mesmo que fazer a previsão da demanda. No primeiro caso, você conta com um resultado dado como garantido e, no segundo, faz uma estimativa sem deixar de considerar a margem de erro e eventuais perdas.
Nesse sentido, um software como o da Iuven pode ser especialmente útil. Imagine que você acredita que, com suas estratégias de marketing, possa aumentar suas vendas em 15%. Partindo dessa estimativa, você pode configurar o software, por exemplo, para sugerir um aumento de 15% nas compras de produtos e insumos já antecipando os impactos desse incremento em suas contas.
Não elaborar estratégias de preço
Com tantas variáveis em jogo, a precificação torna-se ainda mais importante, tendo em vista os impactos que os custos de produção geram para a empresa. Então, deixar de lado a parte mais estratégica da formação de preços é um tremendo erro que deve ser evitado.
Essa é mais uma tarefa que é facilitada com um sistema ERP. Afinal, conhecendo com exatidão seus custos com compra de matérias primas e insumos, a empresa passa a contar com os dados indispensáveis para precificar bem.
Fico por aqui, certo de que agora você conhece melhor a importância da previsão de demanda em suas operações. Lembre-se de que a tecnologia é a sua melhor aliada nesse tipo de atividade, então, quanto mais recursos nesse aspecto, melhor.
