Contratar um software de gestão parece ser uma compra comum, mas não é. Trata-se de um processo que repercute no desempenho e nos resultados da sua empresa por, pelo menos, cinco anos, ou mais. Por isso, é importante fazer um estudo minucioso de diversos aspectos práticos para não errar na escolha.
Quer saber como contratar um software de gestão ideal? Então, siga as dicas deste post para ser bem-sucedido nessa importante missão.
O que é um software de gestão ideal?
Um software de gestão ideal é aquele que gera valor para o seu negócio, ou seja, automatiza e integra os processos, aumenta a produtividade dos seus colaboradores, elimina os retrabalhos e traz informações em tempo real sobre os resultados da sua organização.
Agora que você já sabe o que é um software de gestão ideal, vamos aos aspectos práticos que devem ser estudados ao longo do processo de contratação, em 4 passos simples:
1. Identifique os softwares disponíveis
Pesquise as opções de software disponíveis no mercado, sem perder de vista que, quanto mais especializado o software for no nicho de atuação da sua empresa, melhor. Softwares generalistas não estarão alinhados às melhores práticas do seu negócio.
2. Selecione as empresas fornecedoras
Avalie os seguintes quesitos de expertise, serviços e custos das empresas fornecedoras dos softwares:
- tempo de experiência;
- satisfação dos clientes;
- estrutura de implementação e suporte;
- disponibilidade de consultores na sua região geográfica;
- canais de atendimento e tempo médio para solução de problemas;
- sistemática de atualização do software;
- modelo de contratação dos serviços — compra ou locação, custo e número de licenças;
- entre outros aspectos.
Essas informações servirão para medir a capacidade de a empresa de software atender às necessidades do seu negócio. Além disso, também ajudarão a perceber se ela poderá acompanhar o seu ritmo de crescimento, provendo soluções adequadas a cada estágio.
3. Avalie a infraestrutura necessária
Para que o software entre em produção, ele vai necessitar de uma infraestrutura adequada — local, em nuvem ou em formato híbrido. Cada modelo de infraestrutura tem um custo específico, que precisa caber no orçamento do seu negócio.
Se a sua empresa tem equipes que desenvolvem trabalho externo, é importante que essa infraestrutura permita acesso remoto por meio de diversos dispositivos — computador de mesa, tablet, notebook e smartphone.
4. Analise as funcionalidades e usabilidade do software
Defina os objetivos e expectativas da sua empresa e liste as necessidades de cada setor em relação ao software. Em seguida, verifique se ele oferece solução para cada um dos itens necessários para a operação e gestão do seu negócio.
Por exemplo: relatórios avançados, gráficos analíticos, dashboards de indicadores de desempenho, mecanismos de simulação de cenários, entre outras funcionalidades.
Teste o software e veja se ele é fácil de operar — tem telas objetivas e intuitivas, o processamento dos dados é rápido e sua estrutura é simplificada e direta. Lembre-se: o uso do software deve facilitar o dia a dia da sua empresa.
Esses são os passos essenciais para que sua empresa consiga contratar um software de gestão ideal. Vale ressaltar que essas dicas devem ser seguidas sem pressa, dedicando tempo suficiente para avaliar cada informação e tomar a melhor decisão possível.
Caso a sua empresa esteja pensando em contratar um software de gestão, conte com a experiência de 30 anos de mercado da Iuven. Faça um contato conosco e veja o que há de melhor para sua companhia.
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