Nesse post vamos compartilhar com você o que observamos ser importante na hora de procurar um novo software de gestão para a sua distribuidora de pescado. Desde 1986, a Iuven vem ajudando seus clientes a alcançarem seus objetivos através da implementação de nossos softwares de gestão e automação de processos.

Primeiro vamos organizar por área de negócio e listar as prioridades:

• Gestão dos Pedidos de Vendas e Encomendas;
• Controle de Estoque;
• Logística de Entrega;
• Emissão de Nota Fiscal e Boleto Bancário;
• Gestão Financeira;
• Indicadores importantes para monitorar;

Gestão dos Pedidos de Venda e Encomendas:

Observamos que a solução precisa atender além dos processos básicos de emissão de pedidos, cadastro de clientes, estoque e lista de preços, precisa ter algumas funcionalidades que pode ajudar a Peixaria, como:

• Lista de preços por tipo de cliente. Com isso você pode vender o produto com condições negociadas com cada um de seus clientes, sem precisar deixar isso na lembrança do usuário do sistema. Exemplo, se você negociou com um determinado restaurante que ele tem 5% de desconto sobre determinados produtos e 2% sobre outros, pronto o sistema deve fazer isso de forma automática;
• O sistema deve informar para o vendedor, no momento do lançamento do pedido, se o cliente possui alguma parcela que não foi paga no contas a receber, e conseguir gerenciar isso com o cliente.
  • Um exemplo é o sistema permitir que o vendedor lance o pedido mais que o financeiro precisa autorizar para que seja entregue;
• O vendedor deve ter acesso a todos os clientes da sua carteira, e principalmente  acessar os clientes que não compraram. Muito provável que ele esteja indo para o concorrente;
• Acesso ao estoque em tempo real. Imagina vender um produto e depois perceber que não tem estoque do mesmo, o retrabalho que não é desfazer a venda com o cliente;

Controle de Estoque:

Numa peixaria, com produtos com alta rotatividade e que são perecíveis, com vencimento curto, o controle de estoque é algo que precisa funcionar redondo. E para isso destacamos:

• Indicação de compra pelo movimento de vendas. O Sistema deve ajudar a informar se a quantidade comprada está de acordo com a demanda;
• O Comprador também precisa ter acesso aos pedidos que não foram atendidos por falta de produto no estoque;
• Comprador precisa ter acesso a quantidade de produtos que ultrapassou a validade;
• Quantidade de sobra;

Logística de Entrega:

Na parte de logística a pesagem, e a organização é fundamental, e uma solução de gestão adequada pode te ajudar nisso. Destacamos os seguintes itens:

• Organizar os pedidos por zona, rota, horário ou o que o cliente definir;
• Na separação do produto para entrega, validar a pesagem do item e ja alterar o pedido com a quantidade correta. (Para isso é possível conectar a Balança com o sistema para que essa quantidade seja automaticamente alterada, e o pedido vá certo para o cliente);
• Tratar as devoluções e pedidos não entregues;

Emissão de Nota Fiscal e Boleto Bancário:

No momento do Faturamento o sistema precisa ser rápido e ágil, pois o volume é grande e o cliente não quer esperar. Por isso entendemos que:

• No momento da emissão da nota fiscal o sistema de gestão já deve emitir o boleto bancário e que pode ser encaminhado junto com a mercadoria;
• No final do dia o sistema deve transmitir para o banco os boletos emitidos para que ao pagar, o sistema faça a baixa no contas a receber facilitando os controles e a gestão do financeiro;
• O sistema deve listar os boletos que não foram aceitos pelo banco, ou por problemas com o CEP, ou qualquer outra rejeição;

Gestão Financeira:

Entendendo que a gestão do contas a receber foi simplificada com a integração com os bancos, o contas a pagar e a conciliação bancária também pode ser, veja:

• Integração do contas a pagar com o banco, ao invés de ter que entrar no site do banco e digitar os títulos que você vai fazer o pagamento. Você pode entrar no sistema, selecionar os títulos que vão ser pagos, e transmitir para o banco. Feito isso é só entrar lá colocar sua senha e confirmar o pagamento;
• Outra funcionalidade bastante útil é a conciliação dos extratos bancários. Com o sistema é possível fazer o download do extrato bancário no site do banco e conciliar com os títulos provisionados no contas a pagar e contas a receber. Com isso seu saldo no sistema fica igual ao saldo do banco, facilitando a gestão do fluxo de caixa;

Indicadores importantes para monitorar:

Não é possível gerenciar o que não pode ser medido. Por isso, a solução que você escolher precisa, de maneira simples, apresentar os indicadores que você precisa perseguir. Alguns deles são:

• Meta de vendas por vendedor;
• Clientes que não comprar nos últimos 7 dias;
• Produtos que bateram a meta de vendas;
• Produtos Vendidos abaixo da meta;
• etc.

Observações finais:

• Se você não tem uma TI bem estruturada procure uma solução na nuvem;
• Procure uma empresa que faça a implementação e os treinamentos na sua empresa. Nada de implementação remota. Isso pode funcionar para quem está iniciando.
• Envolvam a contabilidade para ajudar na configuração correta de todos os impostos;
• Defina um colaborador para ser o responsável pela implementação do sistema. Ele será o facilitador, a pessoa que vai ajudar a consultoria na agenda, controle de tarefas e do cronograma de implementação;
• Reúna toda a empresa e deixe claro a importância desse projeto;

Se você está neste momento, não deixe de falar com um de nossos especialistas, basta preencher o formulário que entramos em contato com você: