Software integrado (ou ERP) é um sistema que foi criado para reunir todos os dados das empresas, eliminar falhas na comunicação e reduzir a possibilidade de erros operacionais. Com o uso desse programa, é possível gerar relatórios de vendas, controlar contas a pagar e a receber, analisar metas e o desempenho dos setores, por exemplo.
Sua grande vantagem está na facilidade que traz para os gestores tomarem decisões mais fundamentadas. Porém, existem outros benefícios que podem ser obtidos com o ERP. Conheça-os a seguir!
1. Gestão integrada e unificada
Como mencionado no primeiro parágrafo deste artigo, um dos principais ganhos com o software integrado é justamente a integração e unificação de todos os processos do negócio.
Vamos imaginar que o seu empreendimento, apesar de contar com diversos departamentos, não tem um bom desenvolvimento de inclusão interna. Nesse caso, as atividades se tornam demasiadamente burocráticas e difíceis de executar, o que atrasa o trabalho e prejudica a qualidade do produto final.
O objetivo do sistema é unir essas áreas, a fim de melhorar a comunicação e descomplicar a rotina do gestor, que poderá gerenciar com facilidade — e em tempo real — o andamento dos processos.
Na prática, isso quer dizer que é possível manter todos os procedimentos funcionando em conjunto, auxiliando na consolidação da vantagem competitiva e no crescimento da empresa no mercado em que está inserida.
A área administrativa passa a trabalhar em harmonia com a produção, o que contribui para a melhoria do clima organizacional. Sem contar que fica mais fácil detectar falhas em quaisquer etapas dos processos, bem como garantir reações instantâneas para solucionar problemas que surgem ao longo do caminho.
2. Mobilidade
Os funcionários podem utilizar o software integrado em qualquer lugar e a qualquer momento, bastando apenas que tenham acesso à internet. Um analista contábil, por exemplo, pode realizar a mesma função que faria se estivesse na sede, viajando a trabalho ou em casa.
3. Menor incidência de erros
Quando executamos tarefas manuais, é provável que erros aconteçam. Um documento perdido, um número a menos em uma tabela de controle ou o esquecimento de uma obrigação importante podem comprometer todo o planejamento estabelecido pela equipe.
O mesmo acontece com a comunicação: ao solicitar uma informação sobre outro departamento, é possível que ela esteja errada ou defasada e, por consequência, a tarefa feita em cima desse erro não servirá para nada.
Concentrando em um mesmo software toda a base de controle de dados, ocorrências como essa são evitadas. Além de assegurar um fluxo de trabalho constante — que possibilita realizar buscas de números, relatórios e contatos em um único local —, a precisão das informações dá estabilidade para a sua equipe desempenhar tarefas da melhor maneira possível.
4. Segurança das informações
Com o software integrado, o fornecedor do programa fica encarregado pela parte técnica de segurança de dados e armazenamento, garantindo a autenticidade das informações. Por exemplo, quando um PC quebra ou quando não é possível chegar até a empresa, os dados se mantêm protegidos no provedor da marca fornecedora, e podem ser acessados por outros aparelhos instantaneamente.
5. Redução de custos
Essa é uma vantagem que pode ser decisiva, pois o ERP diminui o tempo de realização de algumas tarefas e reduz a demanda de impressão — o que contribui com o meio ambiente e evita custos elevados com a compra de folhas, impressoras e tonéis de tinta.
Além disso, é possível economizar tanto na contratação de funcionários de TI quanto com custos de energia elétrica, visto que o centro de dados que hospeda o software integrado não fará parte da base da sua empresa, e sim do fornecedor contratado.
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