Saldo em estoque: como calcular a quantidade de produtos ideal?
A gestão de estoque é uma parte extremamente importante para qualquer empresa que trabalhe com volumes de entrada e saída de mercadorias. Isso porque descontrolar o estoque a ponto de ter mercadorias ausentes ou em excesso pode levar a grandes prejuízos financeiros, muitos deles possivelmente irrecuperáveis, como a insatisfação dos clientes, que podem deixar sua empresa pela concorrência.
Sendo assim, fazer o acompanhamento do fluxo médio de vendas, saber o momento de reposição, entre outros fatores, auxiliam o empresário a estar sempre preparado para atender às expectativas dos clientes e evitar prejuízos.
Basicamente, entender sobre o saldo em estoque é a melhor maneira para auxiliar nessa tomada de decisões, e é sobre isso que falaremos hoje! Como fazer um bom planejamento? O que devo tentar para conseguir os melhores resultados? A tecnologia pode ajudar? Acompanhe e descubra!
Por que o cálculo do saldo de estoque é importante?
Ignorar o saldo de estoque faz parte das práticas de gestão que não contribuem em nada para a saúde financeira de um negócio, pelo contrário, aumenta as chances do acometimento de erros, muitos deles básicos, mas que geram grandes consequências para a corporação, como o desperdício de recursos, a redução do volume de vendas e da clientela etc.
Quais os erros mais comuns no controle de estoque?
Diante das consequências que a gestão inadequada do cálculo do saldo de estoque pode ocasionar, é importante conhecer os erros mais comuns que podem ser cometidos nesse processo para que você identifique com mais facilidade os principais pontos de atenção.
Equipe despreparada
Os colaboradores de uma empresa precisam estar aptos para cadastrar corretamente os produtos no estoque assim que eles chegam, o que inclui nome, marca, descrição, código e preço. Ignorar o preenchimento ou fazer isso de forma incorreta pode levar ao descontrole da real quantidade de produtos no estoque.
Informações desatualizadas
Novamente, o correto treinamento da equipe que gerencia o estoque evita erros no controle das mercadorias, como a desatualização das informações de entrada e saída. Isso inclui a data de validade, alteração de preços e qualquer outra informação que acarrete mudanças no estoque.
Métricas ignoradas
Além de garantir o correto controle da entrada e saída de produtos no estoque, a adequada gestão também contribui para que seja feita uma análise de métricas fundamentais para um melhor entendimento e formulação estratégica do negócio. Essas métricas incluem:
- tempo de venda de uma mercadoria, desde a entrada até a saída;
- produtos com mais registro de saída;
- produtos com poucas saídas e que podem precisar de ações como a queima de estoque;
- índice de perda de produto, que sinaliza baixo interesse pela compra ou gestão inadequada no manuseio ou prazo de validade;
- quais épocas do ano o giro comercial é mais elevado;
- etc.
Sistemas desintegrados
É preciso que os dados existentes na gestão de estoque estejam disponíveis para todos os setores de venda, como o atendimento ao cliente, logística, setor de compras, entre outros. Afinal, essas informações são indispensáveis para o alinhamento de toda empresa e para que seja possível realizar a reposição, as entregas e as vendas.
Dados descentralizados
Conforme mencionado, centralizar os dados é uma medida indispensável para que todos os setores da empresa possam ter um maior controle sobre as operações realizadas e evitar o ruído na comunicação e a demora nas ações e tomada de decisão, além da falta de direcionamento.
Isso acontece especialmente no caso de sistemas que não são digitais, o que dificulta a atualização constante das informações sobre as mercadorias e a identificação de qual é a versão mais atual e verídica. Como resultado, além do maior tempo necessário para gerir o estoque, é preciso recomeçar todo o processo para evitar erros, ou contar com a sorte e arriscar uma versão incorreta do estoque.
Por outro lado, a adoção de um sistema digital que centraliza os dados com as informações do estoque em um único lugar possibilita a atualização em tempo real, com fácil percepção das versões anteriores e atuais. E, ainda, por meio de um acesso com senha, apenas as pessoas autorizadas conseguem visualizar e alterar as informações estratégicas sobre o estoque.
Falta de antecipação da demanda
Os clientes não podem sofrer com atrasos na entrega, já que isso facilmente impulsiona o cancelamento do pedido e a troca por outra empresa que preencha essa lacuna de forma eficiente. Assim, em vez de fechar negócio com você nas próximas vezes, eles farão isso com a concorrência.
Por esse motivo, é importante antecipar a demanda para que não ocorram problemas como os mencionados e seja possível repor a mercadoria em tempo hábil, especialmente em épocas de maior giro comercial, como datas comemorativas, Black Friday etc.
Quais são os indicadores importantes?
Imagine um cliente com grande potencial de compra procurando por algum produto oferecido pela sua empresa. Ao tentar fechar negócio, você descobre que no seu estoque não há a quantidade necessária e perde a venda.
Essa pode ser uma situação rotineira na vida de empreendedores que não investem em uma gestão de estoques estratégica. Alguns indicadores podem te ajudar a fazer um planejamento mais eficaz para evitar essas situações. Confira!
Consumo médio dos produtos
Essa é uma métrica que permite o acompanhamento da quantidade, em média, da saída de cada produto em determinado período. Por meio dela, é possível ter uma estimativa da duração de cada item.
Saldo em estoque nas lojas
O saldo em estoque é um indicador que deve ser atualizado em toda venda, apontando valores reais de cada mercadoria em suas lojas.
Faça o uso de um software de gestão que permita essa contagem em tempo real. Assim, é possível que você faça a reposição no momento correto.
Prazo de entrega do fornecedor
É fundamental entender que a compra para repor o estoque leva um tempo para ser entregue. Por isso, contate seus fornecedores com antecedência. Não espere zerar os produtos para solicitar novas entregas.
Isso garante um possível estoque reserva para atender os clientes enquanto as novas mercadorias não chegam.
Por que a organização é sua maior aliada nessa gestão?
Os indicadores são essenciais para medir resultados e planejar ações eficazes na solução desses problemas. Eles ajudam a apontar não só as reais necessidades da sua atividade, mas também o momento de cada tomada de decisão desse setor.
Assim, é possível fazer um controle do giro de estoque — saída e entrada de produtos — de forma inteligente, evitando fazer a reposição em momento incorreto. Se feita muito tarde, acarreta a perda de clientes; se feita muito cedo, aumenta os gastos com manutenção e armazenamento dos produtos.
Segmentar o estoque é uma prática cada vez mais comum no mercado. Isso garante que o acompanhamento seja facilitado, permitindo que os colaboradores realizem a contagem dos itens armazenados de forma simplificada. Assim, além de permitir uma contagem mais efetiva, é possível otimizar o tempo de trabalho e investi-lo de outras maneiras.
Como é possível calcular o saldo em estoque?
O cálculo é simples e envolve basicamente o saldo em estoque e a média de vendas. Para facilitar o entendimento, existem exemplos que podem ajudar. Acompanhe:
- produto: moldura de quadro
- período: 30 dias
- peças vendidas: 30
- estoque: 70 peças
A partir das informações fornecidas, é possível calcular o saldo em estoque ao considerar o total de peças vendidas dividido pelo número de dias do período avaliado. O resultado mostra a média das vendas. Com esse valor, calcula-se a cobertura do estoque, que corresponde ao total de peças em estoque dividido pela média das vendas.
A cobertura de vendas refere-se às peças comercializadas em qualquer época do ano, mesmo nas datas sazonais, que o índice de compras tende a ser elevado ou até mesmo diminuído, em alguns casos. Para ter uma melhor noção, a mesma fórmula matemática pode ser aplicada considerando o período de vendas do ano anterior. Assim, uma alternativa é repor o estoque com base nisso.
Capacite os colaboradores
Os colaboradores são os responsáveis pela entrada e saída de produtos, o que exige capacitação na hora dos registros para que não haja um descontrole e a inadequação das informações.
Realize inventários periódicos
Realizar inventários periódicos ajuda no monitoramento do desvio de saldos e nos ajustes, caso eles estejam fora dos padrões analisados no mercado. Ainda, essa realização possibilita a contagem dos itens e o confronto com o saldo controlado.
Invista em um sistema informatizado
O sistema informatizado permite uma gestão de estoque eficiente e confiável, já que as versões manuais em papéis ou até mesmo as planilhas eletrônicas podem não ter os efeitos desejados e deixar a empresa na mão em diferentes contextos.
Nesse sentido, saiba que na Iuven contamos com a ferramenta Iuven ERP, que oferece uma ampla gestão de estoque, do inventário, comissão de vendedores, lote e validade, análise gerencial, e-commerce, fiscal, produção leve e muito mais. Tudo de acordo com o tipo de setor de cada corporação.
Portanto, aprender como calcular o saldo em estoque é uma ótima forma de impulsionar o crescimento da sua atividade, atendendo às necessidades dos clientes e melhorando a imagem do seu negócio no mercado.
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