Kanban: como funciona, vantagens e implementação
A finalidade do Kanban é aumentar a eficiência e a produtividade, reduzindo o tempo gasto em atividades não essenciais.
Atualmente, as empresas se encontram em um cenário de altíssima competitividade, em que se exige cada vez mais planejamentos estratégicos eficientes que objetivam a otimização dos recursos, gerando agilidade e economia dos processos.
Dessa forma, criou-se o setor de logística das organizações, relacionado a quase todos os setores para obter uma visão holística dos pontos críticos da empresa e podendo criar soluções para reverter a situação, transformando o desperdício em lucro.
Então, com o objetivo de gerar um controle de estoque mais eficiente, surgiu no Japão, na década de 70, o Just In Time (JIT), que tem como intuito produzir apenas quando se tem a demanda, trabalhando com o estoque mínimo.
A partir do JIT, desenvolve-se o sistema Kanban, que em japonês significa “cartão”. Este nome surgiu em razão do sistema de controle visual dos estoques de materiais, pois o sistema kanban é conhecido por empregar determinados cartões para informar a necessidade de entregar e/ou produzir certa quantidade de peças ou matérias-primas.
Portanto, se você ainda não conhece o Kanban mas quer saber mais sobre o assunto, não deixe de ler esse artigo. Você ficará por dentro de tudo relacionado a esse sistema, como funciona, vantagens e implementação. Boa leitura!
O que é a metodologia Kanban
A principio, desenvolvido na década de 70 pelos engenheiros da Toyota Motors Cia, o objetivo era de tornar simples e rápidas as atividades de programação, controle e acompanhamento de sistemas de produção em lotes, fazendo desse método um dos mais utilizados em empresas de todos os segmentos.
O Kanban consiste em um quadro dividido em colunas, cada uma representando uma etapa do processo. As tarefas são então organizadas em cartões e colocadas nas colunas correspondentes. Cada cartão Kanban contém informações sobre a tarefa, como o nome do responsável, o tempo estimado para conclusão e quaisquer outras notas relevantes.
A função do Kanban pode ser resumida em seis pontos principais: estímulo da participação dos colaboradores da área, meio de controle e centralização de informações, controlador de estoque, definição de responsabilidade aos funcionários, simplificação da forma de trabalho e gestão visual.
Os quadros Kanban podem ser físicos (como post its) ou digitais. Muitas equipes usam Kanban Boards online, que são fáceis de compartilhar e colaborar.
Aqui está a lista de principais características do sistema Kanban:
- Melhoria total e contínua dos sistemas de produção;
- Regulagem do fluxo de itens globais com controle visual com o objetivo de executar essas funções com precisão;
- Simplificação do trabalho administrativo;
- Informação transmitida de forma organizada e rápida.
Como funciona essa técnica na prática
O Kanban pode ser utilizado em uma diversidade de projetos. Quanto mais complexos e maiores forem os passos do fluxo de trabalho, mais vale a pena utilizar o Kanban.
Os cartões são responsáveis pela comunicação e pelo funcionamento de todo o sistema. Neles devem constar as informações mínimas para o bom funcionamento da linha de produção de cada área específica.
Existem dois modelos básicos de Kanban muito utilizados nas indústrias que também podem ser aplicados com sucesso nas demais empresas de diversos segmentos: o de produção e o de movimentação.
- Kanban de movimentação → é o kanban da indústria. Acompanha o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado. Cada cartão contém a informação que determina a necessidade de produção de um determinado produto, que vão circulando conforme o volume de estoque vai sendo modificado. Em sistemas como esse é possível encontrar duas variações: um kanban interno – para controle dentro da empresa – e um kanban externo – para controle de fornecedores.
- Kanban de produção → Muito usado pelas empresas, sobretudo por equipes de software, marketing e prestação de serviços, possui a estrutura tradicional de três partes: backlog, atividades em desenvolvimento e tarefas entregues. Seu formato é bem simples, sendo um sistema focado em fazer a gestão de tarefas. Funciona basicamente em três colunas “a fazer”, “em execução” e “feito”. Cada uma dessas colunas apresenta uma série de cartões que representam as tarefas a serem executadas. A equipe vai pegando as tarefas conforme o fluxo de trabalho.
As vantagens do Kanban
O principal objetivo é obter produção no momento certo, com baixo custo e alta qualidade, através da utilização do Sistema Kanban, que auxilia na identificação de problemas no fluxo de produção, como: tempo de setup, gargalos, qualidade, manutenção efetuada em maquinário e layout impróprio para produção desejada, por exemplo.
O sistema pode ser usado como uma estratégia para possibilitar melhorias na produtividade e na qualidade dos produtos e processos produtivos. Veja alguns benefícios:
- Maior foco: com Kanban, as equipes se concentram em uma única tarefa de cada vez, reduzindo a distração e aumentando a produtividade.
- Menos estresse: Kanban promove um ambiente de trabalho mais tranquilo, pois as tarefas são divididas em etapas menores e mais gerenciáveis.
- Melhor visibilidade: o Kanban Board torna o progresso do projeto mais transparente para todos, o que facilita o gerenciamento e a tomada de decisões.
- Priorização de tarefas: Ao determinar a prioridade de cada tarefa por meio de um sistema de cores, é possível entender quais são as mais importantes e aquelas que possuem prazo menor de entrega para serem finalizadas primeiro.
- Reduz o tempo gasto para a execução dos processos → Ao deixar disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e os prazos, eles produzem mais e mais rápido.
- É um sistema autocontrolado e extremamente simples de ser implementado.
- Elimina a necessidade de controles por meio de documentos formais, contribuindo para a desburocratização.
- Valoriza o colaborador, fazendo com que ele possa contribuir com sua experiência para o sucesso do sistema.
- É um processo controlado pela produção.
- Limita e permite reduzir os estoques.
- Reduz os custos de fabricação.
- Tem baixo custo de implantação.
Kanban eletrônico
O pressuposto básico dessa funcionalidade é o controle dos cartões por meios eletrônicos, de forma automatizada.
O controle eletrônico pode ser feito através de painéis de visualização e terminais, tais como dispositivos de entrada e saída de dados, interligados em um sistema integrado de processamento de informações, anexado a um software.
Nos painéis existem informações de onde a linha de produção se alimenta, como controle de vendas, dados de estoques, quantidades e tipos de produtos necessários, assim como a prioridade de fabricação.
As unidades de trabalho alimentam o sistema com dados referentes à produção, indicando sua disponibilidade às demais, além de mostrar as informações sobre a agenda de pedidos, auxiliando na distribuição e logística do sistema.
Outro ponto útil do Kanban eletrônico é o constante monitoramento de estoques, podendo ser diminuídos ou reestruturados os pontos de pedidos (momento em que disparam os pedidos para o processo anterior).
Do ponto de vista de uma cadeia de suprimentos, é possível que o Kanban eletrônico leve informações automaticamente aos fornecedores devido a comunicação facilitada por meio de um software compartilhado, levando a uma rápida tomada de decisões, disparando pedidos diretamente na linha de produção.
Permite também avaliar o impacto no setor financeiro, por meio da alimentação do faturamento diretamente para o sistema contábil da empresa, agilizando a emissão de faturas.
O método gera dados relativos ao histórico da produção, permitindo o registro da memória da produção, isto é, um histórico da capacidade produtiva empresarial em diferentes cenários temporais.
Sistemas de gestão interligando diferentes pontos da empresa são usados para comunicar as informações do kanban, com as ordens de produção sendo apresentadas em softwares.
Como implementar o Kanban
Agora que você já entendeu quais são as vantagens de usar essa metodologia na rotina da sua equipe, ficou fácil de entender porque muitas empresas apresentam a produtividade bem alta, não é mesmo?
Kanbans são fáceis de usar e podem ser compartilhados online, sendo uma ótima opção para equipes colaborativas.
Para implementar Kanban, as equipes precisam definir os seus processos e criar um Kanban Board. Existem vários templates disponíveis online, para ajudar as equipes a se organizarem.
Porém, o primeiro passo para a implantação de qualquer metodologia, incluindo o Kanban, é entender como estão sendo feitos os processos atuais. Com cada etapa do projeto identificada, fica mais fácil organizar as tarefas que precisam ser concluídas e atribuí-las ao seu responsável. Nesse momento também é importante definir também como será o fluxo com a implementação.
A próxima etapa é reunir a equipe e começar a atribuir as tarefas aos seus respectivos responsáveis.
A mensuração para buscar melhorias é uma etapa muito importante nesse processo. Com o projeto em andamento e os cartões se movendo de uma coluna para outra no kanban, fica fácil entender o que está ou não funcionando. Além disso, é possível identificar maneiras de melhorar o fluxo de trabalho, a partir dos erros e acertos.
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