Uma das melhores iniciativas em eficiência que uma empresa pode fazer é investir na automação de processos. Quando tarefas manuais e repetitivas são assumidas por um sistema inteligente, gestores e equipes ganham tempo para focar em atividades estratégicas, potencializando os ganhos e melhorando o desempenho do negócio.
Contudo, os esforços devem começar de forma organizada. O primeiro passo é identificar os setores e os processos com maior potencial de aprimoramento. Confira as melhores formas de fazer isso:
1. Planeje a automatização de processos
Antes de qualquer ação, é fundamental que haja organização e planejamento. Liste e analise os processos existentes, tomando nota das etapas que sua equipe segue no dia a dia. Promova uma reflexão honesta: esse tempo poderia ser melhor aproveitado em demandas mais prioritárias? Se a resposta for sim, é hora de buscar uma solução de automação.
2. Realize um mapeamento dos processos
Depois do planejamento, mapeie de forma abrangente todos os processos que podem ser aprimorados. Para tanto, a seguinte estratégia pode ser usada:
- Análise de documentos distribuídos entre diversos departamentos.
- Identificar a necessidade consulta recorrente para encontrar arquivos.
- Rastrear atividades duplicadas e/ou desnecessariamente manuais.
- Identificar pontos em que determinado processo é interrompido devido uma pessoa não estar disponível.
Na prática com um Sistema de Gestão ERP:
Um dos maiores “ladrões de tempo” identificados no mapeamento é a redigitação de informações. Pense no processo de vendas: a equipe comercial fecha um negócio, o financeiro precisa criar a cobrança em outro sistema e o estoque precisa dar baixa do produto em uma planilha. Um ERP como o Iuven centraliza tudo isso. A informação do pedido de venda flui automaticamente para a emissão da nota fiscal e para a atualização do estoque, eliminando a duplicidade e o risco de erros.
3. Comece pelos processos mais simples
O ideal é sempre começar pelo mais simples. Tarefas repetitivas em que a colaboração humana pouco agrega são um ótimo ponto de partida. Um dos grandes benefícios em automatizar processos com um sistema é reduzir drasticamente a chance de erros humanos, além da grande economia de tempo.
Na prática com um Sistema de Gestão ERP:
A emissão de notas fiscais é um exemplo clássico. Sem um sistema, o processo é manual: preencher dados do cliente, calcular impostos, acessar o site do governo, enviar o XML e o DANFE… Com um ERP, esse processo é semiautomático. Com base no pedido de venda, o sistema preenche os dados, calcula os impostos e, com poucos cliques, transmite a NF-e e a envia por e-mail ao cliente. Uma tarefa de vários minutos é reduzida a segundos.
4. Construa uma cultura de automatização
Uma cultura de melhoria contínua não é algo exclusivo das grandes empresas. É importante que a liderança mostre que a tecnologia não vem para substituir pessoas, mas para potencializar seu trabalho. Ao abordar o assunto com a equipe, destaque os benefícios que os processos automatizados proporcionarão não só para a empresa, mas para o desempenho e a valorização de cada um.
5. Concentre-se no cliente
Muitas organizações focam a automação apenas em melhorias internas. Contudo, as mudanças mais importantes são aquelas que agregam valor ao cliente, seja na agilidade do atendimento, na velocidade da entrega ou na precisão das informações.
Na prática com um Sistema de Gestão ERP:
A automação via ERP impacta diretamente o cliente. Imagine que seu vendedor informa que um produto está disponível, mas a planilha de estoque estava desatualizada. Isso gera uma péssima experiência. Com o Iuven ERP, ao emitir uma nota fiscal, o estoque é atualizado em tempo real. Além disso, o sistema pode ser configurado para alertá-lo quando um item atinge o nível mínimo, automatizando o início do processo de reposição e garantindo que você nunca perca uma venda por falta de produto.
6. Seja paciente
A pressa é inimiga da perfeição. Leva tempo até que um novo processo amadureça e proporcione os resultados esperados. Os ciclos de ajuste devem ser respeitados e avaliados periodicamente, encarando a automação não como uma ação passageira, mas como parte de uma cultura de melhoria contínua.
7. Prepare-se para as mudanças
A automação muda a forma como as pessoas trabalham. É importante respeitar a curva de aprendizado das equipes, promovendo uma implementação gradual até que a nova rotina esteja plenamente estabelecida. As pessoas são elementos-chave para o sucesso de qualquer mudança.
8. Dê atenção ao monitoramento
Não basta implementar. É necessário avaliar como a automação está se desenvolvendo. Defina indicadores de desempenho (KPIs) para comparar os resultados do cenário atual com o anterior. Um bom sistema de gestão ERP já fornece dashboards e relatórios automáticos que facilitam esse controle, permitindo testes mais precisos e decisões baseadas em dados.
9. Documente o que está sendo feito
Finalmente, é importante documentar os caminhos utilizados, os investimentos, as dificuldades e os principais resultados. Esse histórico será valioso para projetos futuros e para medir com exatidão o retorno que a automação proporcionou para a sua empresa.
Tire a Teoria do Papel e Comece a Automatizar Hoje
Entender os passos para a automação de processos é fundamental, mas a verdadeira transformação acontece quando você tem a ferramenta certa para colocar tudo em prática. Deixar de se preocupar com tarefas manuais e focar no que realmente importa para o crescimento do seu negócio está a apenas um passo de distância.
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