O ERP é acessível para Pequenas Empresas?

Diante de um mercado dinâmico e competitivo, já não há espaço para gerir os negócios com base em aplicações e planilhas ultrapassadas. É preciso investir em soluções modernas, que sejam capazes de integrar os processos do empreendimento, facilitar a tomada de decisões e melhorar a performance do negócio, como o ERP para pequenas e médias empresas (PMEs).

Grandes companhias já estão transformando o ERP em um poderoso aliado da sua gestão, pois ele possibilita ter uma visão ampla e estratégica de todo o negócio. Confira meu artigo e descubra como esse tipo de sistema é acessível para PMEs, quando adquirir essa tecnologia, como escolher a melhor para sua empresa, quais são as principais funcionalidades e muito mais!

Como o ERP é acessível para PMEs?

Muitos gestores acreditam que um sistema de gestão ERP somente é proveitoso para empresas que já se desenvolveram no mercado e se tornaram de grande porte. Mas esse é um grande engano. Quer saber por quê? Nos tópicos seguintes, eu explico como essa tecnologia é vantajosa para negócios menores.

O ERP é democrático

A arquitetura dos sistemas ERP é extremamente democrática, e, ao contrário do que muitos pensam, esse tipo de solução não é exclusiva para grandes empresas. Todo e qualquer negócio que queira modernizar a sua gestão, integrar processos, agilizar procedimentos e conseguir informações sólidas para montar o planejamento estratégico pode — e deve — investir em um sistema ERP.

Não há restrição de tamanho da empresa, tampouco de segmento. Vale destacar que o sistema ERP pode contribuir para empresas atuantes no atacado, no varejo, na indústria e, também, no setor de serviços.

O processo de implantação é mais fácil do que parece

Esqueça da burocracia e das complicações. Implantar um sistema ERP pode ser muito mais fácil do que você imagina! Com o auxílio de uma empresa especializada, dentro de pouco tempo, o seu negócio operará com um sistema ERP feito sob medida para ele.

Após a implantação, a empresa estará pronta para crescer de forma inteligente, pois essa solução empresarial vai automatizar processos, aumentar a eficiência operacional, melhorar a produtividade, diminuir os custos e aumentar potencialmente o seu faturamento. Tudo isso de forma prática e acessível, basicamente transformando dados em resultados!

O uso do sistema é muito simples

Não precisa ser um expert em tecnologia para utilizar o sistema ERP na sua empresa. Na verdade, esse tipo de solução existe justamente para simplificar a vida do empreendedor, seja ele um micro ou um grande empresário. Sendo assim, com um pouco de prática e apenas alguns cliques, é possível familiarizar-se e dominar as ferramentas do ERP.

Vamos supor que você tenha uma pequena loja que envia produtos para o Brasil inteiro. Por meio do sistema ERP, você consegue encadear a venda, a emissão da nota fiscal, o romaneio para a separação no produto, a automatização da baixa do estoque e a atualização do sistema financeiro. Na prática, você será capaz de fazer todo esse acompanhamento mesmo sem contar com uma grande equipe para isso.

O ERP certamente cabe no orçamento

Dizem por aí que o ERP é uma solução cara. Isso não passa de mito! Esse tipo de sistema é acessível, economicamente falando. Na verdade, trata-se de um investimento de retorno certeiro, pois gera a redução de custos e o aumento da receita.

Como se não bastasse, os preços para a implantação do ERP variam de acordo com a complexidade do sistema e, também, com o porte da empresa. Isso significa que, para empresas menores e pacotes básicos, o custo de implantação é menor.

Há mais eficiência e menos uso de papel

Como mencionei no início deste artigo, com um ERP, você dará adeus ao registro de informações em cadernetas e arquivos de papel. Afinal, com a rotina agitada das empresas, é praticamente impossível registrar, coordenar e analisar todas as informações importantes em blocos de papel.

Mais do que economizar com esse tipo de arquivo, um ERP permite encontrar e analisar dados com mais eficiência, melhorando o tempo para as tomadas de decisões. Quanto mais rápida for a sua resposta em momentos delicados ou em oportunidades de negócios, maior será a chance de obter sucesso.

O controle financeiro acontece em tempo real

Para ter atuação eficiente no mercado, empresários e gestores precisam acompanhar de perto as finanças do negócio. Investimentos são orientados a partir dos recursos que sobram no caixa, e decisões importantes precisam ser tomadas quando a entrada de dinheiro é menor que a saída.

Conhecer e entender esses números é essencial para determinar os melhores caminhos a serem tomados e, com isso, contornar situações de dificuldades ou escolher os melhores investimentos para o desenvolvimento da empresa. Com um ERP, as informações financeiras são acompanhadas em tempo real, o que permite uma vantagem estratégica ao mesmo tempo que oferece as ferramentas necessárias para acompanhar a saúde financeira do seu negócio.

O estoque é sempre organizado e controlado

O estoque é parte importante para qualquer negócio. No varejo, é ele que determina a disponibilidade de produtos a serem vendidos; para quem presta serviços, é o suporte para que as tarefas possam ser realizadas com o máximo de qualidade possível e sem deixar os clientes na mão.

Porém, não é uma tarefa fácil definir as quantidades certas de produtos e insumos para serem comprados ou quais deles devem estar sempre no estoque. Errar nesse processo pode acarretar prejuízos. Ao usar um ERP, sabe-se o que tem mais saída e o que é pouco vendido, melhorando a gestão.

Os documentos são gerados com rapidez

A gestão de documentos na empresa é melhorada de diferentes formas. Uma delas trata da elaboração e emissão de documentos fiscais, contábeis e outros obrigatórios pela legislação brasileira. O Governo Federal vem trabalhando para melhorar o sistema de controle tributário, e as empresas que não ficarem atentas a isso estão sujeitas a multas e sanções que prejudicam o seu trabalho.

Uma das características de um sistema ERP é permitir a emissão de notas fiscais com mais eficiência e menores chances de erros, fazendo com que a empresa consiga manter-se regularizada perante a lei, o que evita multas, processos administrativos e fiscais, ou outros problemas com o Governo.

Entre outras obrigações cujo cumprimento é facilitado pelo ERP, estão:

• elaboração da Demonstração do Resultado Exercício (DRE), Balanço Patrimonial (BP) e outros relatórios contábeis;
• emissão de Nota Fiscal eletrônica (NFe), de serviço (NFSe) e do consumidor (NFCe);
• emissão de D.I. Nota Fiscal de Importação.

Além disso, a solução também é uma excelente forma de diversificar os formatos de pagamento aceitos pela empresa. O boleto bancário é uma possibilidade que pode ser implementada e gerida com facilidade com a ajuda de um ERP. Isso certamente contribuirá para o aumento das vendas e da garantia de recebimento pelos serviços e produtos.

Outro aprimoramento ligado à documentação é a geração automática de relatórios gerenciais, como plano de contas, planejamentos orçamentários, gráficos personalizados, gestão de contas a pagar e a receber, entre muitos outros.

Quando o sistema ERP deve ser implementado na PME?

Um sistema de gestão deve ser adotado o quanto antes para que sua empresa aproveite de suas vantagens mais rapidamente. Além disso, prolongar a implementação do ERP mais que o necessário pode fazer com que seu negócio se torne obsoleto no mercado, já que os concorrentes usarão a tecnologia para aumentar sua eficiência.

No entanto, há certas mudanças que devem ser feitas na empresa para que ela esteja preparada para receber o ERP. Primeiro, identifique se há gargalos ou problemas que estão impedindo a sua evolução, como:

• colaboradores estão sobrecarregados ao realizar atividades burocráticas manualmente;
• você não tem um controle preciso do fluxo de caixa e transparente das contas;
• a empresa não consegue processos novos pedidos em tempo hábil;
• há um aumento do índice de erros conforme a empresa cresce;
• há entraves no inventário, que atrasam vendas e encomendas.

Entretanto, também é relevante deixar para implementar um sistema ERP quando a empresa tiver os recursos necessários, tanto para contratá-la como para realizar a implementação corretamente.

Como escolher um sistema ERP adequado?

É importante fazer algumas avaliações sobre a qualidade do seu negócio, as alternativas de ERP disponíveis e os fornecedores, antes de fazer esse investimento. Assim, você consegue encontrar a opção ideal e mais vantajosa para a empresa. Entenda o que deve ser feito!

Reveja suas necessidades

A primeira medida a ser tomada é definir exatamente as necessidades do seu negócio. Mas não basta que você tenha somente uma noção geral do funcionamento da organização. É preciso saber exatamente como o ERP melhora o desempenho da empresa. Para isso:

• faça um mapeamento das atividades;
• apresente o mapa para outros gestores e líderes;
• busque por pontos de melhoria;
• anote como o sistema de gestão ajudará em cada um deles.

Busque pelo custo-benefício

O custo-benefício não se resume à alternativa de ERP mais econômica, e sim naquele que proporciona mais benefícios, eficiência e utilidade para a organização pelo menor preço. Isso deve incluir tanto o valor para contratação do sistema como o suporte para implementação.

Uma empresa que, além de entregar o sistema ERP, fornece uma consultoria gratuita para seu negócio tem um melhor custo-benefício que outro fornecedor que cobra por esse serviço, por exemplo.

Outro aspecto que aumenta o custo-benefício é adquirir uma solução criada especialmente para PMEs. Se você optar por um software que traz recursos para negócios de todos os portes, estará arcando com um preço que inclui funcionalidades de um sistema ERP feitas para organizações de maior tamanho — o que não será usufruído pela sua empresa.

Por fim, verifique se há planos em que o software tem diferentes recursos e integração. A fornecedora pode dispor de um plano com PDV NFCe/SAT, outro com integração com e-commerce e um terceiro que inclui as duas opções. Caso você não precise de integração com e-commerce, por exemplo, pode escolher o plano 1, que será mais econômico.

Compare a flexibilidade

Veja se a desenvolvedora não dispõe de apenas um modelo-padrão, mas realiza ou permite a customização do software. Isso faz com que ele seja adequado às necessidades específicas do seu ramo de negócios e maximize o custo-benefício do ERP, já que ele será o ideal às suas atividades.

Avalie o suporte fornecido da empresa

Durante ou após a implementação do sistema, você precisará fazer contato com o fornecedor para reparar falhas, alterar as características, responder dúvidas sobre o funcionamento de módulos, entre outras questões.

Por isso, você deve entrar em contato com a empresa para verificar a qualidade do atendimento e suporte oferecido. Nesse caso, converse com ela por meio de seus diferentes canais de comunicação — e-mail, telefone, redes sociais, chat de vendas, whatsapp, entre outros — e avalie os seguintes aspectos do atendimento prestado:

• cordialidade do atendente;
• velocidade para solucionar dúvidas;
• tempo de espera para receber uma resposta;
• problemas resolvidos no primeiro contato.

Estude a credibilidade da fornecedora

Além da qualidade na comunicação, existem outros aspectos que devem ser estudados sobre a fornecedora, para verificar se ela é competente para realizar as atividades. Entre os principais fatores que você precisa analisar, estão:

• tempo de mercado — uma empresa com décadas de anos de experiência mostra que ela consegue fidelizar seus clientes, superar períodos de crise financeira e manter-se atualizada quanto às novidades tecnológicas;
• casos de sucesso — veja se o fornecedor apresenta histórias de sucesso ao firmar parcerias com alguns de seus clientes;
• quantidade de clientes, licenças e softwares em pontos de venda — um grande volume nesses aspectos mostra que o aplicativo é amplamente utilizado por uma grande quantidade de empresas, além de que elas estão satisfeitas com a tecnologia.

Servidores em nuvem

Quando você opta por um sistema de gestão em nuvem — são usados servidores de terceiros para realizar as funções do ERP —, seu negócio aproveita de diversos benefícios. O primeiro deles é a possibilidade de utilizar o software a distância, bastando ter acesso à internet e a um computador, smartphone ou tablet.

Com a nuvem (cloud), você conseguirá adaptar-se e aumentar a produtividade do trabalho home office, que é o prestado da residência dos colaboradores. Com isso, o gestor também poderá controlar as atividades da sua empresa, sem que esteja no estabelecimento, podendo ser de sua casa, enquanto aguarda uma reunião e outra situação.

Seu negócio ainda usufrui de uma maior segurança com a nuvem. Normalmente, os servidores em nuvem especializados contam com um robusto sistema de segurança, que inclui firewalls, criptografia de informações, antivírus e mais. Assim, você consegue proteger seus dados contra criminosos virtuais — hackers.

Confira se o fornecedor também realiza backups — cópia dos dados — periódica e automaticamente. Assim, você conseguirá recuperar informações facilmente, caso elas sejam perdidas por algum acontecimento repentino, como desastres naturais.

Outro proveito consiste na economia de recursos, já que você gastará menos com discos rígidos (para armazenamento de informações), encaminhamentos, traslados etc.

Quais são as principais funcionalidades de um ERP para PMEs?

Saber para que serve o ERP é crucial para que você e seus colaboradores entendam exatamente como ele ajudará no desenvolvimento do negócio. Cada fornecedor pode desenvolver seu próprio sistema com seus próprios recursos, foco, entre outras características, o que torna importante a análise das funcionalidades de cada sistema individualmente.

Entretanto, para que um bom sistema ERP seja completo e capaz de preencher as necessidades de pequenas e médias empresas, é necessário que ele tenha módulos que abrangem diferentes áreas da organização. Nos tópicos seguintes, estão exemplos de setores que o sistema deve abranger e alguns exemplos de funcionalidades.

CRM

• Módulo de gestão de relacionamento dos clientes (CRM);
• controle das atividades dos consumidores;
• agenda de atendimento compartilhada;
• SAC e gestão de ocorrências;
• ordens de serviços;
• aplicação de indicadores-chave de desempenho (KPIs);
• controle de garantias e contratos.

Administração de usuários

• Definição de nível de acesso por colaborador ou departamento;
• registro de acesso e uso do sistema;
• cadastro dos funcionários como usuários.

Pontos de venda (PDVs)

• Personalização da tela;
• pontos de fidelização;
• abertura e fechamento de caixa, operações de gestão da loja e sangria;
• facilitação para devoluções e trocas;
• opções de terminais de orçamento.

Compras

• Controle de pedidos de fornecedores e seus prazos de entrega;
• gestão de status de pedidos;
• controle de ressuprimento de estoque;
• opção de obter pedido total ou parcial;
• importação de XML do fornecedor;
• sugestão de compras com base na venda de produtos.

Gestão de Pedidos

• Gestão de orçamentos;
• controle de prazos de entregas;
• limite de crédito por cada consumidor;
• definição de preços por região e cliente;
• autorização de venda ou não para clientes inadimplentes;
• escolha entre total ou parcial de pedido.

Logística

• Separação e entrega;
• roteiros de entregas;
• impressão de etiquetas de expedição;
• monitoramento em tempo real das entregas por motoristas;
• estruturação das rotinas de separação dos itens para entrega;
• manutenção de transportadoras, frota própria e motoristas.

Comissão de vendedores

• Amplo controle da comissão de vendedores, podendo ser um percentual do lucro do pedido, diferenciada por cada item vendido, data de venda, pagamento do cliente ou alcance de metas.

Lote e validade

• Identificação de itens com lote ou validade na entrada do estoque, emissão de nota fiscal de saída;
• emissão de relatórios e rastreabilidade por produto, matéria-prima, cliente etc.

Inventário

• Listagem dos itens do estoque;
• compatibilidade com coletores de dados;
• atualização automática do inventário;
• relatórios comparativos.

Fiscal

• Emissão de NFe, NFCe e NFSe;
• emissão de livros fiscais;
• integração com o setor contábil;
• adequação ao SPED Fiscal, Contábil, EFC e o PIS/COFINS.

Produção leve

• Fichas técnicas ou kits de produtos;
• entrada de produto acabado;
• baixa automática de bens;
• gestão de custos de produção;
• plano de compra e produção multinível.

Estoque

• Manutenção de depósitos e estoques;
• emissão de etiquetas com código de barras;
• cadastro de itens estocados por grupos ou subgrupos;
• facilitação para identificar a localização do item;
• cadastro de itens por grande, cor e tamanho.

Análise gerencial

• Criação de gráficos personalizados;
• acompanhamento em tempo real de indicadores (KPIs) financeiros e vendas gerais;
• possibilidade de se integrar com Microsoft Power BI (Business Intelligence);
• customização de relatórios por tabela dinâmica.

Financeiro

• conciliação de cartões de crédito e extratos bancários;
• controle de contas a receber e a pagar;
• gestão de duplicatas, cheques;
• auxílio ao fluxo de caixa;
• criação de relatórios por regime de competência ou caixa;
• elaboração de relatórios, como Demonstração de Resultado do Exercício (DRE).

O Iuven ERP, criado pela Iuven para PMEs, traz todas essas funcionalidades e muitas outras, como a integração com plataformas de marketplaces e e-commerces. Você pode conferir todas as suas utilidades na minha página, que explica melhor sobre esse sistema de gestão.

Há erros que devem ser evitados na escolha do ERP?

O administrador precisa conhecer alguns erros e saber como evitá-los antes de adotar um sistema ERP. Caso contrário, a implementação da tecnologia criará muitos gargalos e problemas ao negócio. A seguir, estão listadas essas falhas e suas respectivas soluções.

Não ter uma cultura organizacional voltada à inovação

Cultura organizacional consiste em princípios e diretrizes que ditam o comportamento dos funcionários e gestores da empresa. Como os funcionários podem resistir à adoção do ERP, você deve criar um ambiente propício para a chegada da tecnologia, que é fazendo com que a cultura empresarial seja voltada à inovação.

Deixar de planejar a implantação

A implantação do ERP não é um procedimento simples e deve ser minuciosamente planejada pelo empreendedor. Na prática, você precisa elaborar uma estratégia que inclua os seguintes tópicos:

• cronograma de implementação — estabeleça as datas para cada etapa do processo;
• colaboradores responsáveis — pessoal responsável por acompanhar a implementação
• período de testes — datas em que o sistema será testado pelos colaboradores;
• orçamento — todos os recursos financeiros necessários para completar o projeto.

Não ter a infraestrutura adequada

Mesmo que você opte por um ERP em nuvem, ainda é importante ter uma infraestrutura adequada para assegurar que todos os recursos sejam aproveitados. Isso inclui uma conexão de internet estável e rápida, dispositivos móveis (para aproveitar da mobilidade), entre outros.

Não capacitar os colaboradores

Os colaboradores são os futuros usuários do sistema ERP e, por isso, precisam ser treinados para que saibam como utilizar suas funcionalidades mais rapidamente. Um sistema de qualidade é ergonômico e intuitivo, o que significa que os usuários conseguem utilizá-lo sem a necessidade de um longo treinamento. Porém, entre em contato com o fornecedor e pergunte se são oferecidos cursos ou guias.

Caso não haja treinamento, é viável fazer um período de testes para que eles se acostumem com os recursos do ERP. Aqui, o pessoal também encontrará ajustes que podem ser solicitados para o desenvolvedor.

Como vimos ao longo deste artigo, um software ERP é uma excelente ferramenta para dar suporte às mais diversas áreas de uma empresa. Com ele, será possível melhorar a comunicação interna e o relacionamento com clientes, além de fornecer informações importantes para todos os setores.

As pequenas e médias empresas, portanto, devem entender o ERP como um importante aliado para desenvolver o negócio, aumentar as vendas e ter uma base de clientes mais sólida. A tecnologia pode ser usada por negócios de todos os portes. Então, aproveite!

Percebeu que o ERP é acessível e bastante vantajoso para PMEs? Acesse nossa página de contatos e preencha as informações, que, então, nosso time entrará em contato com você!