A gestão da produção industrial é um assunto que está cada vez mais em alta, principalmente, em tempos de crise. Reduzir os custos, enquanto aumenta a produtividade de colaboradores e máquinas, é necessário para alcançar o sucesso nesse setor.
Porém, entendo que muitas indústrias têm dificuldade nesse gerenciamento tão importante. Por isso, resolvi listar os 10 principais passos que a empresa tem que realizar para alcançar a excelência em sua gestão da produção.
Após, também explico qual é a importância de otimizar a gestão de produção na indústria, o papel da tecnologia no alcance desse objetivo, os erros que prejudicam sua administração, como mapear e reduzir gargalos, e mais.
Tenho certeza de que se a sua equipe buscar cumprir esses objetivos, renderá um ganho muito grande na produtividade, gestão e organização da sua fábrica!
Os 10 melhores passos alcançar excelência na gestão da produção
Entenda que as etapas explicadas a seguir podem ser aplicadas em indústrias de qualquer tipo e ramo, seja alimentício, seja calçadista, vestuário, de móveis e outros. Os passos abaixo são, portanto, fundamentais para o sucesso de toda fábrica.
1º Passo: Tenha uma boa engenharia do produto
A boa engenharia do produto é um dos pilares da engenharia de produção e um conceito básico para ter gestão de excelência na fábrica. Para entender esse conceito, vou utilizar como exemplo uma cadeira, já que é simples e todos conhecem como funciona e de que forma é construída.
Defina uma lista completa e precisa de materiais
Para começar, precisamos definir bem a lista de materiais que compõem a nossa cadeira. Para isso, você precisa planejar exatamente todos os componentes que serão necessários em todas as etapas de produção.
Divida seu produto em pedaços estruturais maiores e, depois, liste cada material necessário para construir essas partes. Por exemplo, podemos separar nossa cadeira em três blocos: braços, assento e encosto e estrutura giratória. A partir daí, listar cada material necessário para construir cada bloco, por exemplo, o braço precisa de quatro parafusos, quatro arruelas, quatro porcas, e assim sucessivamente.
Crie um roteiro de fabricação
Depois de definir bem a lista de materiais, o próximo passo para uma boa engenharia do produto é criar um roteiro completo, que contemple todas as etapas para a fabricação do item. Ou seja, um passo a passo que detalha, em ordem, tudo que tem que ser feito para fabricar a cadeira, usando nosso exemplo.
Além disso, o ideal é definir os centros de trabalho em que o produto vai passar em cada passo do roteiro e quanto tempo vai demorar em cada uma dessas máquinas. Com isso, você saberá exatamente quais são os fluxos de produção. Isso será fundamental para você ter um bom planejamento da capacidade da sua fábrica futuramente.
2º Passo: Gere ordens de produção para atender à demanda da sua indústria
Para atender aos seus clientes com excelência e precisão, uma fábrica com a gestão da produção eficaz precisa emitir uma ordem de produção para cada combinação de produto e data de necessidade. Dessa forma, consegue suprir a demanda, seja ela firme, seja prevista.
Ou seja, utilizando o ainda o exemplo da cadeira, caso nossos vendedores fechem um contrato com uma escola e a mesma queira comprar 200 itens, você precisa gerar uma ordem de produção para produzi-los.
O documento deverá conter todas as informações em relação ao projeto, detalhando exatamente sua lista de material completa, roteiro e tempo da produção. Dessa forma, você poderá aplicar conceitos do just in time, o que reduz seu estoque com matéria-prima em excesso e também dará previsibilidade a seus clientes.
3º Passo: Controle a requisição dos materiais
A requisição de materiais é muito importante para uma boa gestão de estoque, já que sem ela, as chances de ocorrerem perdas e excessos são muito grandes. Após gerar a ordem de produção, você precisa utilizar a lista completa dos componentes necessários e separá-los para a fabricação.
O importante, aqui, é você ter um controle total dos materiais que já foram requisitados para alguma ordem de produção e saber diferenciá-los do restante do seu estoque. Dessa forma, você terá controle de cada parafuso que estiver marcado para produção e saberá qual a situação atual do seu estoque de reserva.
4º Passo: Registre a produção realizada
Quando terminar de fabricar seu produto, é necessário criar um registro dessa produção que detalhe todos os materiais utilizados. Assim, os mesmos serão removidos do seu estoque de itens em produção ou em processo.
Ao gerar as ordens de produção, requisitar os materiais e depois registrar a produção efetuada de forma eficaz, sua indústria já estará pronta para controlar o estoque de produtos acabados, semiacabados e matérias-primas.
Esses passos são fundamentais para controlar a produção diária da indústria com agilidade e precisão. Afinal, é comum ver indústrias que geram centenas de ordens de produção, sendo que cada uma pode ter mais de 100 materiais utilizados, o que totaliza milhares de movimentações no estoque por dia.
Esse alto volume é, justamente, uma das principais dificuldades que as indústrias enfrentam para conquistar a excelência na gestão da produção.
5º Passo: Planeje sua produção com o MRP
O MRP, ou planejamento das necessidades de materiais, tem como objetivo alcançar níveis ideais de estoque na sua fábrica. Para isso, você deverá montar um plano de produção atualizado, ou seja, transformar seus pedidos de venda e previsões de demanda em ordens de produção específicas para os itens acabados.
Com essas informações, você poderá fazer o planejamento das necessidades de materiais para atender a essas ordens de produção em diferentes quantidades e prazos. Ou seja, criar um plano de compras e utilização de materiais que vá atender a sua produção no tempo e quantidade exatas.
O Software para Gestão Industrial consegue fazer isso de forma automática, gerando vantagens como facilitação do seu trabalho e elevação da gestão do seu estoque para o próximo nível.
6º Passo: Acompanhe seu chão de fábrica com o apontamento da produção
O próximo passo para alcançar a excelência na gestão é implantar a cultura do apontamento da produção no chão de fábrica. Você precisa saber o que acontece na indústria para conseguir medir a produtividade dos seus colaboradores, das suas máquinas e acompanhar o andamento das suas ordens de produção.
O ideal é ter terminais de apontamento no seu chão de fábrica, em que seu supervisor de ou, até mesmo, seus operadores poderão indicar quando estão produzindo, quebras de máquinas e esperas, como por ferramentas, documentos, materiais etc.
Dessa forma, você poderá medir o desempenho da sua produção e tomar atitudes cabíveis para melhorá-lo. Além de poder criar uma cultura de meritocracia entre seus funcionários ao oferecer recompensas aos que tiverem os melhores performances.
A produtividade tem um alto impacto no lucro de uma fábrica e você pode ter uma prévia dele na sua fábrica baixando a planilha grátis para calcular o efeito da produtividade no lucro de uma indústria.
7º Passo: Programe toda sua produção
Com diversos pedidos de venda em mãos, você agora precisará criar a programação da produção para sua fábrica. A maneira eficaz de se fazer isso é planejar todas as ordens de produção com tempo e recursos que serão utilizados. Para visualizar essa programação melhor, o ideal é utilizar o gráfico de gantt.
Essa programação fina das ordens de produção da sua fábrica é extremamente útil para garantir a satisfação dos seus clientes porque, depois de criá-la, você terá noção das ordens de produção que serão entregues dentro e fora do prazo. Ou seja, você poderá alterar prioridades para evitar atrasos de um parceiro muito importante, por exemplo.
Além disso, é importante fazer uma análise dos recursos críticos da sua produção. Isto é, avaliar quais são os centros de trabalho que podem ser melhorados na sua produção, o que aumenta sua capacidade produtiva ao contratar mais mão de obra, comprar novas máquinas ou implantar culturas de produtividade.
8º Passo: Tenha muita atenção na gestão de custos
A gestão de custos de produção é uma das principais dificuldades na administração industrial e também é essencial para manter a saúde financeira da sua fábrica em dia e consolidar sua operação.
Para manter sua fábrica viável financeiramente, você precisa estudar exatamente o custo de produção dos seus produtos e considerar diversos fatores que vão muito além do custo direto (ou seja, de matérias-primas e mão de obra).
Apesar de parecer uma tarefa simples, a gestão de custos pode ser complexa e você precisa estudar bem esse tema para evitar vender um produto com uma margem de lucro muito baixa ou, ainda pior, com prejuízo.
O ideal, aqui, é buscar ajuda de um engenheiro de produção. Ele poderá auxiliar sua equipe nesse cálculo e, então, utilizar um sistema de gestão para fazer a manutenção desses custos, adaptando mudanças de valores como impostos, matéria-prima e mão de obra.
9º Passo: Faça inspeções de qualidade e gere certificados
Ter um produto de qualidade, hoje em dia, deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade. Por isso, é importante manter um controle rígido da qualidade dos produtos que sua fábrica vai produzir. Algumas empresas têm uma necessidade maior por esse tópico e seus clientes exigem certificações.
Portanto, após produzir determinado item, faça uma inspeção de qualidade, em que o inspetor pode identificar e acusar conformidades e não conformidades. O ideal também é gerar um certificado de inspeção baseado na avaliação do profissional, para garantir a excelência do seu produto ao seu cliente.
10º Passo: Analise os dados e tome decisões baseadas em estatísticas
Depois de organizar sua produção, definir a engenharia do produto, organizar o estoque, acompanhar a produção e medir a qualidade, chegou a hora de mensurar o resultado disso tudo. Como já dizia o ditado, “quem não mede, não gerencia”.
A parte de análise de dados é o último passo para alcançar a excelência na gestão industrial da sua fábrica. Aqui, você precisará de um sistema, para gerar painéis de indicadores de desempenho com os resultados da sua fábrica.
Com esses painéis, ficará muito mais fácil você administrar a massa de dados gerada pela sua fábrica e, então, tomar decisões que gerem resultados positivos impactantes na sua gestão industrial.
Os painéis podem servir para aumentar a produtividade e a produção, produzir mais rápido, cumprir prazos de entrega e medir metas específicas da sua indústria. Você pode conferir mais sobre indicadores no artigo 5 objetivos de desempenho e indicadores escrito no blog industrial da Nomus.
A importância de otimizar a gestão da produção na fábrica
Aplicar as etapas explicadas anteriormente e melhorar sua gestão de produção garantirá vantagens que abrangem diferentes aspectos e áreas da indústria. Entenda quais são os principais deles:
- detecção de gargalos: muitas falhas e entraves que passavam despercebidos serão detectados pelo administrador, permitindo que ele aplique as melhorias para corrigi-los;
- controle do processo produtivo: o gestor terá uma visão mais ampla sobre a indústria. Também será obtido um conhecimento mais preciso do funcionamento dos processos;
- padronização: as operações desempenhadas pelos colaboradores e os processos da indústria são normatizados;
- melhor qualidade do produto: graças à padronização, garante-se que todas as atividades mantenham um nível elevado, o que reflete positivamente na qualidade do produto;
- aumento da produção: a remodelagem dos processos reduz burocracias, diminui custos e possibilita aproveitamento de oportunidades, potencializando a produção.
De forma geral, as indústrias se tornam cada vez mais competitivas e eficientes com o transcorrer do tempo. Organizações que não buscam tornar sua gestão mais otimizada perderão sua posição no mercado e se tornarão defasadas.
Além de fazer a manutenção da sua competitividade, a excelência na gestão da produção também é necessária para sobrevivência em momentos de adversidades, como crises econômicas generalizadas — a exemplo do que o Brasil enfrentou em meados de 2015 e a gerada pela pandemia do coronavírus.
Principais erros que prejudicam a gestão da produção
É preciso ficar atento a algumas falhas antes de aplicar técnicas para melhorar a gestão da produção. Caso contrário, você não conseguirá implementá-las adequadamente ou aproveitar os seus benefícios.
Deixar de capacitar os colaboradores
Como os funcionários são as pessoas que realizarão os processos da empresa no campo prático, eles devem ser capacitados para efetuar suas operações eficientemente, tomar melhores decisões rapidamente e se tornar mais produtivos. Procure por cursos, treinamentos, palestras, workshops e outros meios que tornem seus colaboradores mais especializados.
Lembre-se de verificar quais métodos podem ser realizados de forma online, o que é possível em áreas de contabilidade, administração, tecnologia, entre outras. Essa dica ajudará você a economizar recursos e tempo.
Também tome medidas para aumentar o engajamento dos funcionários no que diz respeito aos treinamentos. Quando eles entendem a importância da capacitação, eles absorvem melhor o conteúdo que será ensinado. Nesse caso, é necessário implantar uma cultura organizacional voltada à produtividade.
Não monitorar a performance
Outro erro é deixar de acompanhar constantemente os indicadores-chave de desempenho (KPIs) do negócio, o nível de produtividade dos colaboradores, a taxa de retenção de colaboradores, a qualidade da produção e outros índices.
Isso permite que o administrador seja capaz de identificar mudanças que ocorrerem na indústria e corrija eventuais problemas, se necessário. Um monitoramento correto das métricas deve incluir:
- índices de produção, compras e vendas adequados para a empresa;
- acompanhamento dos números de forma periódica;
- compartilhamento dos resultados com outros gestores, líderes ou colaboradores para que você ouça opiniões diversas.
Não ter uma postura preventiva
Nem toda mudança na indústria acontecerá conforme planejado, gerando necessidade de consertos, adaptações e gastos de mais recursos. Mas você pode adotar uma postura preventiva, ou seja, estar sempre preparado para ocorrência de problemas e adversidades. Antes de aplicar as técnicas explicadas neste conteúdo, pense nas complicações que possam surgir e planeje soluções antecipadamente.
O papel da tecnologia nessa otimização
A tecnologia é um dos principais recursos que devem ser aplicados pelas indústrias quando o assunto é aumento de produtividade, eficiência e otimização. Há diferentes novidades tecnológicas que são benéficas para esse setor, como:
- internet das coisas: trata-se da conexão de objetos e equipamentos à web. Os operadores ou gestores poderão comandar itens da empresa remotamente, o que elimina necessidade de se deslocar para outro local para realizar as atividades;
- inteligência artificial: atividades antes realizadas por pessoas são delegadas a computadores, fazendo com que os funcionários se dediquem a tarefas mais estratégicas;
- CRM (gestão de relacionamento com o cliente): é um programa que permite cadastrar, gerenciar e acompanhar a interação da indústria com seus clientes.
Há uma tecnologia que é considerada imprescindível para o sucesso de toda indústria, a chamada ERP — Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Integrado. O sistema automatiza um grande número de atividades que são desempenhadas manualmente, integra os diferentes setores do negócio e melhora o controle sobre os processos.
Um ERP desenvolvido especificamente para satisfazer as necessidades de indústrias pode proporcionar vantagens como:
- adequação da organização às exigências fiscais;
- melhora no controle do fluxo de caixa;
- aumento da produtividade;
- padronização dos procedimentos, entre outras vantagens.
Para usufruir de todos essas vantagens, é necessário que a indústria escolha um fornecedor que ofereça serviço de consultoria. A empresa contratada personalizará e implementará a tecnologia da forma que atenda melhor às características específicas da fábrica, potencializando seus benefícios.
Mapeamento dos processos de produção
Para o gestor fazer com que a gestão da produção alcance os números desejados, ele deve saber quais são as qualidades, as necessidades e como funcionam os processos de sua indústria. Esse conhecimento é obtido ao mapear os fluxos, uma representação visual de como ocorrem as atividades da indústria. Isso pode ser feito ao seguir as etapas seguintes.
Identifique as atividades
O primeiro passo é listar quais são as atividades desempenhadas na indústria. Para coletar esses dados, formule questionários de opinião e marque reuniões para reunir as seguintes informações:
- colaboradores responsáveis;
- líderes ou supervisores responsáveis;
- setor em que a operação se encontra;
- recursos utilizados;
- tempo gasto para realizá-la;
- outras atividades com que ela se interliga;
- nível de conhecimento técnico necessário, entre outras.
Estabeleça os objetivos das operações
Após conhecer as atividades da indústria, defina o objetivo principal de cada uma delas. Realize essa etapa para saber se existe alguma operação que pode ser eliminada do fluxo produtivo sem prejudicá-lo, o que melhora a eficiência e minimiza retrabalhos de forma geral.
Na prática, responda a seguinte pergunta quando estiver elaborando esse mapeamento: “essa tarefa é importante para a fábrica?”. Caso ela não seja, faça uma anotação no documento.
Determine como o mapa será estruturado
É relevante estabelecer o método que será usado para elaborar o mapa e realizar a apresentação — a forma mais comum é por meio de um fluxograma. Entre os elementos que devem ser decididos são:
- ponto de partida e saída de cada etapa;
- resultados gerados pelos procedimentos;
- nível de detalhamento das informações.
Faça e valide o mapeamento
Com as informações anteriores em mão, elabore o mapeamento, seus gráficos e outros elementos que fazem parte do documento. Como se trata e uma indústria, use a técnica Sipoc para garantir que as tarefas e os insumos sejam catalogados e mapeados. A sigla significa:
- suppliers (fornecedores e parceiros);
- inputs (entradas);
- process (processos);
- outputs (saídas);
- customers (clientes).
Divulgue o mapa à equipe
Faça uma reunião com funcionários-chave, líderes e gestores, apresentando o mapeamento feito. Esses indivíduos poderão fornecer opiniões e insights (percepções) que aprimorem a gestão da produção.
Reduzindo os gargalos na gestão de produção
Gargalos consistem em qualquer acontecimento que encarece, paralisa e retarda o fluxo produtivo, como funções repetitivas, insuficiências operacionais, desperdício ou falta de recursos. Graças ao mapeamento anterior, será possível identificar esses entraves e melhorá-los. Mas ainda há outras técnicas que devem ser usadas para alcançar esse objetivo, que podem ser lidas a seguir.
Encontre a causa do problema
Não basta apenas identificar um gargalo, você precisa saber exatamente qual evento está o causando. Ele pode ocorrer pela falta de conhecimento técnico de um funcionário, por uma atividade que é feita duas vezes, um equipamento que pode precisar de manutenção etc.
Crie planos de ação
Após encontrar um gargalo, pense e crie plano de ação para consertá-lo. Como não é viável que o gestor controle todas as tarefas desempenhadas na indústria, fragmente o planejamento em ações menores e divididas entre a equipe ou colaboradores responsáveis.
Por exemplo, caso um problema esteja ocorrendo em razão de falhas em um equipamento, defina um colaborador ou supervisor que será responsável pela manutenção do aparelho, e outro pelo cálculo dos custos necessários.
As funções de cada indivíduo devem ser precisamente determinadas, com metas criadas, prazos estabelecidos e passos a serem seguidos pelos funcionários escolhidos. Esses cuidados evitam confusões ou interpretações errôneas sobre o que eles devem fazer no campo prático.
Defina e use métricas
Aplique KPIs para acompanhar os resultados, identificar mudanças que ocorrem no negócio e a evolução do desempenho do pessoal. A forma mais prática e eficiente de acompanhar essas métricas é utilizar um ERP, pois a tecnologia recolhe dados do negócio, trabalha as informações e gera relatórios ou gráficos automaticamente.
Quando você delega o monitoramento das métricas para um ERP, é possível acompanhar acontecimentos no negócio em tempo real e tomar medidas rapidamente para corrigi-los.
Agora que você sabe qual o caminho trilhar até alcançar a excelência na gestão da sua indústria, chegou a hora de agir. Não adianta de nada conhecer o caminho, mas deixar para colocar estas ideias em prática depois. Sua indústria pode estar perdendo dinheiro nesse momento e você precisa desbloquear toda a capacidade de produção da sua empresa.
Ter uma gestão da produção de alto nível exige aplicação de estratégias e metodologias específicas. Mas você conseguirá alcançar essa qualidade para seu negócio, potencializar o desenvolvimento da sua indústria no mercado, sobreviver em meio a crises financeiras adversas e se destacar perante os concorrentes.
