O que é um Sistema ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, em português, Sistema Integrado de Gestão Empresarial. São softwares que buscam integrar e automatizar os processos e informações de uma organização.
Para compreendê-lo melhor, vamos olhar para como uma empresa funciona, e como a utilização de um sistema integrado de gestão ERP pode melhorar a sua eficiência, criando um ambiente propício para um crescimento seguro do sistema.
Em qualquer organização, boa parte de todos os processos da empresa (se não todos) já são feitos através de ferramentas informatizadas, sistema. O problema é quando as áreas e processos desta empresa não estão integrados.
Exemplo: Imagine um profissional numa determinada empresa usando uma planilha de Excel para apurar os indicadores e o resultado da companhia. Outro colaborador utilizando um sistema para emissão de nota fiscal e outro lançando em um outro sistema o estoque ou o financeiro para pagamento dos fornecedores.
Você já imaginou que isso não vai acabar bem, não é verdade?
Uma empresa, ou melhor, um gestor não pode ter confiança total numa determinada informação se ela passou na mão de mais de um colaborador.
Uma empresa pode funcionar de maneira integrada, sem duplicidade de lançamento ou retrabalho, exemplo:
- A partir do Lançamento de uma venda no sistema;
- Gera baixa no estoque automática;
- Alimenta o Conta a Receber com o provisionamento de Receita;
- Gera a Comissão do vendedor;
- Informa a Contabilidade a Nota Faturada para calculo do imposto do final do período fiscal, e etc…
Do outro lado de compras por exemplo, um sistema ERP pode se comportar da seguinte forma:
- A partir da necessidade de compra sugerida pelo sistema ou pela determinação do comprador da empresa, o sistema gera os Pedidos de Compras para o Fornecedor com os valores e condições negociadas;
- Quando a mercadoria chegar, o sistema confere se a Nota fiscal esta de acordo com o Pedido de Compra;
- Confirmada a entrada o sistema alimenta o estoque e indica onde os produtos devem ser armazenados;
- Alimenta automaticamente o contas a pagar;
- Gera as previsões de fluxo de caixa para melhor gerenciamento do financeiro.
Esses foram 2 exemplos de um fluxo básico de um sistema erp.
Como administrar as questões específicas de determinados segmentos de negócio
O exemplo acima foi um exemplo básico, como de um pequeno varejista de material de construção, mas quando você desce no detalhe das empresas você vai encontrar questões específicas similares.
Quando você olha por exemplo para o segmento da moda, a solução ERP precisa conseguir tratar grade de produtos. Grade é a combinação de COR e TAMANHO dos produtos. Uma blusa pode ter diversas cores e tamanhos, ficaria muito trabalhoso do usuário ter que cadastrar cada um dos itens de maneira individualizada, ou o comprador na hora de comprar ter que ficar procurando cada as cores e tamanhos, é por isso que é comum o uso da grade para facilitar o dia a dia da empresa.
Na indústria farmacêutica por exemplo tem questões específicas para controle de Lote, Validade e Rastreabilidade, certificações com a ANVISA por exemplo.
Exemplos de Segmentos específicos:
Integrações com outros Sistemas
É importante também que os sistemas de gestão ERP tenham a possibilidade de integração com outros Sistemas. Hoje, e cada vez mais, surgem solução inovadoras que podem agregar muito valor ao seu negócio, mas funcionariam melhor se estivessem integradas com o seu sistema, exemplo:
- Whatsapp para gestão de vendas e Atendimento a cliente, integrado ao sistema;
- Plataformas de E-commerce e Marketplaces para gestão e logística de entrega e faturamento;
- Aplicativos para vendedores ou representantes externos;
- Sistemas especialistas em Ponto de Venda, PDV.
Apuração Contábil e Fiscal
A implementação de um sistema integrado de gestão traz uma segurança importante para o empresário, que é a apuração e controle do pagamento de impostos. Um sistema bem implementado e com recursos avançados de controle podem ajudar você inclusive a gerenciar seus contadores, quando você se utiliza de escritórios de contabilidade.
No sistema é configurado seu regime tributário, todos os impostos de maneira correta, e se você utiliza contadores externos pode enviar essas informações para integração com seus sistemas, ou se você já tem uma empresa com maturidade suficiente para fazer a sua contabilidade e fiscal, apurar você mesmo os impostos e fazer a entrega das obrigações fiscais.
Apuração do resultado e Indicadores de performance
Um bom sistema implementado permite ao empresário por exemplo emitir em tempo real o DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) da sua empresa.
Apurando então o lucro ou prejuízo do negócio. Ou gerenciar o fluxo de caixa da empresa no curto e médio prazo, entendendo melhor o fluxo do dinheiro, planejamento melhor seus recursos e estratégias.
Além disso é possível criar indicadores de performance para medir performance de vendedores, time de serviço, atendimento a cliente e muito mais. Imagina fazer tudo isso tendo que reunir informações de vários sistemas e utilizar várias planilhas em excel para controlar isso tudo? É loucura.
Por isso que dizemos que sem um sistema confiável de gestão é impossível ter segurança para crescer sem perder o controle da empresa.
Integração através de ERP
A diferença maior é que enquanto o MRP é focado em consolidar os materiais e processos que são necessários para a fabricação de um produto e foi concebido especificamente para a indústria, o ERP expande a aplicação deste conceito para toda a operação da empresa.
Inicialmente, até os anos 2000, os sistemas ERP eram focados em funções back-office, ou seja, a parte do trabalho que acontece nos bastidores, invisível ao consumidor final.
Gerenciamento de estoque, tecnologias de fabricação, folhas de pagamento e relatórios contábeis são exemplos de funções back-office. Como exemplo temos o Iuven ERP e o SAP Business One, produzido pela SAP.
Os sistemas atuais, chamados na época de ERP II, ou Enterprise Aplication Suite, são muito mais abrangentes e flexíveis, incluindo todo o front-office também. O trabalho de relacionamento com o consumidor (CRM), pontos de venda, ecommerce, e relações com fornecedores e parceiros.
