À medida que uma empresa cresce, é necessário delegar tarefas, que começam a se tornar setores. Dessa forma, o negócio vai se estruturando conforme seu novo cenário. Com a utilização de ferramentas corretas, é possível acompanhar o desempenho de todos os setores diariamente. O software de gestão ERP é uma dessas ferramentas e responde muito bem à demanda.
Gostou da ideia? Então vamos ver o que é preciso considerar antes de contratar uma empresa que venda essa solução. Neste artigo, explicaremos melhor como funciona um sistema de gestão ERP e como ele é importante para a organização da empresa. Descubra os principais erros a serem evitados e como implementar essa tecnologia, otimizando os processos e armazenando as informações adequadamente. Boa leitura!
Importância de um software de gestão ERP
A gestão de uma empresa precisa contar com dados concretos e relevantes para deixar a tomada de decisão mais rápida, eficiente e certeira. São várias as etapas nesse processo, desde a análise do público interno e do esquema de produção até o relacionamento com o público externo e as estratégias de vendas. Por isso, é fundamental ter acesso a ferramentas como um sistema de gestão ERP. Afinal, ele ajuda a:
- otimizar o fluxo de informações da empresa, agilizando o acesso de dados relevantes, independentemente da quantidade de funcionários ou filiais da empresa;
- ter segurança dos dados tratados, mesmo que armazenados em nuvem;
- ter uma visão completa das entradas e saídas, otimizando o controle financeiro;
- acompanhar o controle de estoque, projetando as compras ou a produção com maior segurança.
Principais riscos de não implementar essa tecnologia
Com a transformação digital, as ferramentas de TI passaram a ser essenciais na rotina empresarial de qualquer segmento. Afinal, não é apenas para o setor de prestação de serviços que ferramentas e plataformas podem ser úteis. O software de gestão ERP, por exemplo, serve para tratar dados, integrar e auxiliar no desenho de processos e tomadas de decisão.
Confira, a seguir, alguns pontos que uma empresa perde quando não insere um sistema ERP.
Ter processos burocráticos e caros
Às vezes, passar pela digitalização da empresa pode parecer algo caro e demorado. Entretanto, quem prefere manter os papéis e focar em comunicações sem uma integração gasta muito mais tempo e dinheiro. Sem um ERP, fica mais difícil identificar e automatizar várias ações de gestão, além de não contar com um fluxo de processos para otimizar todo o sistema.
Deixar informações sigilosas em risco
Há poucas décadas, era comum que as empresas arquivassem muitos documentos, inclusive com a obrigatoriedade de guardá-los por um período que variava de meses até muitos anos. Isso já não acontece mais. E deixar as informações estratégicas no papel traz dois pontos de grande risco para o negócio.
- Perder a informação — seja pela falta de organização, seja pela distância do local onde os documentos estão guardados e, até mesmo, em um caso grave como um incêndio. Arquivar a informação apenas em um ponto físico dificulta seu acesso e coloca a mesma em risco.
- Compartilhar informações indevidas — muitos dados armazenados por empresas são sigilosos e devem ser usados apenas pela equipe para os próprios fins do negócio. Entretanto, pode acontecer extravio ou roubo de informações.
Não ter uma visão completa do negócio
Outro grande risco para quem decide seguir um plano de crescimento da empresa e prefere fazê-lo sem contar com um sistema de gestão empresarial é perder a visão do todo do negócio. Afinal, é preciso entender o que acontece dentro do próprio negócio para encontrar soluções de melhoria e, até mesmo, evitar prejuízos. O ERP não só organiza as informações, como também permite o acompanhamento de dados em tempo real.
Benefícios da implementação do software de gestão ERP
Existem muitas vantagens em contar com um programa de gestão ERP. Afinal, é uma solução que vai de encontro com as estratégias mais atualizadas, como a integração de setores, promovendo um ambiente mais colaborativo e alinhado com os objetivos do negócio. Veja, agora, os principais pontos positivos que você conta ao introduzir essa ferramenta na sua empresa.
Segurança de dados
A cultura de dados já é uma realidade. Com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), as organizações precisam ter o máximo de cuidado para garantir o tratamento adequado das informações. Além disso, é comum que a corporação tenha informações sigilosas, que não devem ser compartilhadas. Um sistema ERP de qualidade garante a segurança na nuvem de todas as informações armazenadas, permitindo um trabalho de qualidade e em tempo real, sem comprometer o negócio.
Eficiência dos processos
Ao implementar um software de gestão ERP, a empresa ganha muito na sua organização. É possível visualizar os processos de maneira abrangente e, simultaneamente, detalhada, entendendo o desenho que é mais enxuto para as operações. Além disso, o sistema ajuda na automatização de diversas ações.
Escalabilidade
O grande sonho de todo empreendedor — de ver crescer seu negócio — pode transformar-se em uma dor de cabeça, se ele não puder contar com as ferramentas adequadas. Nesse sentido, um sistema de gestão contribui para garantir o acompanhamento e o suporte para diversas atividades, mesmo que o número de operações aumente. Assim, a empresa não precisa limitar-se devido a fluxos ou à gestão.
Integração
Essa vantagem é muito importante em um cenário cada vez mais conectado. Quando o assunto é usar o sistema de gestão para reunir, não é apenas uma integração de diversos setores, como também é possível criar uma integração omnichannel (de diversos canais). Assim, áreas estratégicas, como marketing, vendas e atendimento, podem trabalhar em sincronia, melhorando os resultados.
Padronização
Princípio de qualidade para qualquer empresa, o ERP padroniza as informações, melhorando a leitura de dados, o que contribui para tomadas de decisão mais acertadas. Ao mesmo tempo, a padronização também é importante para a organização das informações, facilitando a estruturação e automação de processos.
Erros a evitar ao implementar software de gestão ERP
Para garantir o melhor aproveitamento do software de gestão desde a sua implementação, é importante criar um planejamento adequado, atendendo a todas as etapas necessárias. Também é fundamental ter uma lista de demandas que se espera solucionar com o uso do sistema e desenvolver um plano para comunicar todos os funcionários sobre a novidade. Pesquise sobre a qualidade da ferramenta que você pretende adquirir e crie um programa para treinamento dos colaboradores envolvidos.
Principais passos para implementar um sistema de gestão ERP
Agora que você conheceu mais sobre o software de gestão ERP, veja como se preparar para introduzir esse recurso no seu negócio.
Disponibilização do banco de dados
Durante a utilização do sistema de gestão ERP, serão armazenadas milhares de informações sobre o seu negócio. Uma parte considerável delas é necessária para o processo de tomada de decisão e gestão. Assim, o primeiro ponto que é preciso considerar no processo de implementação é a disponibilização do banco de dados em caso de rescisão contratual.
Logo, é de suma importância ponderar se a empresa que fornece o serviço disponibilizará o banco de dados em caso de cancelamento. Se a resposta for negativa, é bom pensar melhor antes de prosseguir com a implementação. Quanto mais você utilizar o software, mais difícil será mudar de solução no futuro, visto que o processo de migração de dados poderá ser inviável.
Equipe de implementação e suporte
Qual é a distância entre a sua empresa e a filial que fará a implementação do software de gestão ERP? A software house tem alguma equipe técnica na sua localidade? Esse é um fator importante a ser considerado pelos seguintes dois motivos.
1. Necessidade de suporte local
Em algum momento, será necessário ter suporte técnico na sua empresa. Alguns procedimentos, como migração de servidores, configurações do sistema para utilização de periféricos e detecção de erros específicos, podem exigir a visita de um técnico.
2. Treinamentos
Um treinamento presencial pode ser útil quando você decide usar um recurso que, durante a implantação inicial, não foi preciso. Também é importante em casos de mudança de estratégia do negócio ou contratação de novos funcionários. Nessas duas situações, se a empresa não tem suporte técnico em sua região, é necessário avaliar os custos envolvidos numa visita. Além do traslado, é importante observar as despesas com a prestação do serviço que podem ser cobradas. Portanto, fique atento!
Integração via API
Por último, um ponto muito importante é saber se o ERP conta com uma API (Application Programming Interface) para integrá-lo com outras soluções. Isso é essencial se você tem ou deseja implantar, no futuro, uma loja virtual ou contar com um CRM para a equipe de vendas.
É preciso assegurar essa capacidade de integração para que a qualidade das informações do seu negócio seja preservada com o crescimento. Portanto, pesquise as integrações que estão disponíveis antes de implementar o sistema de gestão.
Atualmente, contar com um software de gestão ERP é crucial para auxiliar no controle e crescimento de uma empresa. Após considerados todos esses fatores, você terá respaldo para escolher a melhor opção para a gestão do seu negócio.
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