Empresas que sabem como gerenciar frotas em locadoras dão um passo à frente em relação à concorrência, que por sinal é sempre alta nesse segmento.
Alugar um veículo implica uma série de responsabilidades e uma disposição para assumir certos riscos.
Locadoras precisam de soluções que tornem a operação viável, mantendo um giro saudável de negócios e de clientes.
Vamos abordar esses e outros tópicos neste texto, então, siga em frente para saber como gerir suas frotas com eficiência.
Como gerenciar frotas? 7 dicas para aumentar a eficiência da sua locadora
O segmento de locação de veículos cresce a olhos vistos no Brasil.
Prova disso é a mais recente pesquisa da Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis (ABLA), segundo a qual o faturamento bruto deu um salto de 33,5% em 2021, registrando cifra recorde de R$ 23,5 bilhões.
Embora a pesquisa não aponte as razões para esse crescimento, não seria exagero algum creditá-lo à gestão, afinal, negócio algum prospera na base do improviso.
Confira na sequência 7 sugestões para ter êxito nesse quesito.
1. Faça o inventário de veículos
Não se pode gerir uma frota sem conhecer bem cada um dos seus veículos.
A primeira medida nesse sentido é elaborar um inventário das unidades disponíveis, listando para cada um dos veículos:
- Modelo e ano
- Potência e tipo de motor
- Quilometragem
- Custos com reparos
- Consumo de combustível.
2. Conheça os gastos
Outra parte fundamental da gestão de frotas é a gestão financeira.
A partir do inventário de veículos, você terá um ponto de partida para isso, de modo a poder registrar os gastos e o consumo de cada um.
Afinal, os custos de se manter uma frota não se resumem apenas aos combustíveis e à manutenção.
Estacionamento, pedágios e seguros são alguns dos mais frequentes, demandando as medidas de controle financeiro adequadas.
3. Tenha rotinas de manutenção
A manutenção está invariavelmente entre os custos que mais oneram as locadoras.
Não por acaso, investe-se tanto em manutenção preventiva, cujo principal objetivo é reduzir os gastos com reparos.
É também uma maneira de manter a frota sempre ativa, de modo que o mínimo de unidades tenha que parar para fazer algum tipo de conserto.
Dessa forma, a lucratividade será sempre máxima, considerando que a frota estará quase sempre 100% disponível.
4. Monitore a frota e os condutores
Outra maneira de controlar os gastos gerados por cada veículo é rastreá-los o tempo todo.
Assim, a locadora consegue fiscalizar se as rotas planejadas estão sendo cumpridas e se os motoristas estão dirigindo com segurança.
Pode parecer uma medida coercitiva, mas na verdade é uma proteção a mais para todos os envolvidos, principalmente na eventualidade de um sinistro.
5. Estabeleça metas
Locadoras de veículos e de equipamentos também podem trabalhar para atingir metas.
Digamos que, a partir dos dados que a gestão coletar, fique constatado que a empresa opera todo mês com 80% da sua capacidade.
Seria como se ela tivesse 10 veículos e só alugasse 8 deles por mês.
Esse seria um bom ponto de partida para estabelecer a meta de ociosidade zero, o que no caso corresponderia a um aumento de 20% sobre a frota útil alugada por mês.
6. Utilize KPIs
Quem trabalha com metas precisa quase obrigatoriamente adotar Indicadores Chave de Performance, os KPIs.
O controle periódico deles é que vai mostrar se os objetivos estão sendo alcançados e se a gestão está sendo bem sucedida.
Além disso, o monitoramento dos KPIs dá um norte para a gestão, subsidiando suas decisões.
7. Automatize rotinas
Estamos em plena Transformação Digital, e as locadoras de veículos não ficam imunes a esse movimento em que todas as atividades produtivas passam a ser geridas digitalmente.
Um dos seus traços característicos é a intensificação da automação, cada vez mais presente nas rotinas de back office e no próprio core business.
A maioria das empresas recorre aos Enterprise Resource Planning (ERP) para isso, já que sua função principal é integrar as operações de uma empresa.
Qual a importância do gerenciamento de frotas?
Negócio algum sobrevive sem boa gestão.
No caso das locadoras, o gerenciamento de frotas é parte de um esforço de controle que deve ser ininterrupto.
A partir do que vimos, o segmento locatício lida o tempo todo com múltiplos custos e, sem um mínimo de controle, seria impossível operar nesse segmento.
Cabe ressaltar que, ao alugar um veículo, a empresa assume certos riscos que devem ser sempre considerados.
A gestão de frotas é a melhor proteção que uma locadora pode ter contra esses riscos.
Em casos extremos, eles podem até levar à perda total de um veículo, para não falar dos danos às pessoas.
Vantagens de um software para gerenciamento de frotas
Por se tratar de um serviço fornecido como um SaaS, um sistema para gestão de frotas requer alguma capacidade de investimento.
É nessa parte que uma parcela dos líderes recuam, ao entenderem que se trata de um gasto.
O que talvez eles não saibam é que um software de gerenciamento pode se pagar por si só, ao eliminar uma série de custos.
Conheça na sequência suas principais vantagens e benefícios.
Integração entre as operações
Colocar um carro na rua demanda um extenso rol de operações integradas.
A locadora precisa garantir que o veículo chegará intacto e em condições de ser imediatamente alugado para outro cliente.
Isso requer uma grande capacidade de integrar setores como faturamento, manutenção e seguros, se necessário.
Também demanda a participação de outros setores de retaguarda, como contabilidade, financeiro e até jurídico, em certos casos.
Redução dos riscos
Empresas que contam com um software para gerir suas frotas estão certamente menos expostas aos riscos.
Isso porque elas conseguem manter seus veículos em perfeito estado por mais tempo, minimizando a chances de acidentes por falha mecânica.
Menos acidentes implicam custos menores com seguros, o que é sempre um trunfo na hora de renovar as apólices.
Outro risco que deixa de existir é o da documentação em atraso.
Afinal, sistemas integrados ajudam a lembrar não só das rotinas de manutenção, mas também dos prazos de vencimento das licenças de cada um dos veículos.
Economia de recursos
Uma vez que a locadora se expõe menos, ela acaba por reduzir os custos gerais.
Como a manutenção preventiva tende a permanecer em dia, ela passa a consumir menos peças, insumos e até combustível.
Lembre-se que veículos regulados e bem cuidados são menos “beberrões”, o que é sempre muito bem-vindo quando se tem uma frota para gerir.
Agilidade e assertividade
Gestor que quer aprender como gerenciar frotas de verdade precisa saber também como trabalhar sob pressão.
Isso significa desenvolver a capacidade de ser ágil em suas tarefas de rotina, sem perder de vista o olhar estratégico, algo que um software de gerenciamento ajuda a desenvolver.
Melhora no processo decisório
Estar à frente de um negócio implica ter que tomar decisões o tempo todo.
Haverá casos em que a gestão não terá tempo para analisar mais a fundo o cenário, tendo que decidir “a toque de caixa”.
Nesses momentos, contar com um sistema de gestão faz toda a diferença, já que uma de suas funcionalidades é reter e estruturar dados fundamentais para orientar decisões.
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