Os sistemas de gestão (ERPs) remodelaram a forma de controlar as tarefas financeiras, os fluxos de trabalho a gestão de frotas e outras centenas de elementos típicos das empresas modernas.
Mesmo as pequenas e médias empresas (PMEs) estão envolvidas atualmente em um cenário competitivo complexo, que exige o gerenciamento de múltiplas variáveis em nível de excelência — detalhe que divide as organizações vencedoras das estagnadas.
Nos almoxarifados, depósitos ou setores de compras, a necessidade de ter um sistema de gerenciamento de estoque se torna fundamental, já que matérias-primas ou produtos parados representam capital desperdiçado, que poderia ser redirecionado a investimentos.
A importância de realizar uma gestão de estoques de alto nível para crescer no mercado (especialmente em momentos de crise) é o que nos leva a demonstrar, nas próximas linhas, como um software de gerenciamento pode mudar radicalmente a performance financeira de uma organização.
Se você também enfrenta dificuldades para fazer previsão de demandas e controle de itens armazenados, comece a mudar seu desempenho a partir de agora.
Os cálculos do Ponto de Pedido e dos Níveis de Estoque Mínimo
Estoque é sinônimo de dinheiro parado e, por isso, não é ideal para as empresas. Dessa forma, um setor de compras/estoques que pretende ser minimamente eficiente não pode abrir mão das técnicas mais usuais de gerenciamento das matérias-primas ou materiais acabados.
É preciso ter o exato timing de quando fazer um novo pedido, por exemplo. Essa redução de imprevisibilidade se faz por meio de metodologias como Ponto de Pedido, Giro (ou Rotatividade) dos Estoques e delimitação do Estoque Mínimo.
Mas como manipular tantas variáveis a olho nu?
Por melhor e mais capacitada que seja uma equipe de compras ou estoque, não há como atingir a mesma precisão e rapidez na formulação de índices e estratégias como as alcançadas por um sistema de gerenciamento de estoques.
O Ponto de Pedido (quantidade que, sempre que atingida, gera uma nova ordem de compra) — que é calculado por meio da fórmula consumo médio x tempo de reposição + estoque mínimo — impõe um gasto de tempo bastante razoável nos cálculos manuais para revelar o tempo de ressuprimento de um determinado item. Imagine então fazer essa conta para cada material armazenado?
Um software de gerenciamento de estoques existe justamente para automatizar procedimentos administrativos que ocupem muito tempo e estejam sujeito a falhas (especialmente no caso de processos que envolvem cálculos matemáticos).
Esse sistema de estoque baseado em Business Intelligence (BI) fortalece imensamente o nível de controle frente ao saldo em estoque monitorado.
Vai avaliar variáveis como Estoque Mínimo (margem de segurança), Lead Time do fornecedor (tempo que este leva para entregar o material, a partir do start de compra) e Consumo Médio (respeitando as flutuações sazonais).
A facilitação do processo de inventário
O levantamento físico, ou seja, a contagem de materiais em estoque ou dos bens patrimoniais da empresa pode ser feito com muito mais rapidez quando se tem acesso a softwares de gestão de estoque.
Seja no inventário geral (feito no final do exercício fiscal) ou rotativo (contagem mês a mês), o processo de registro dos bens com o auxílio de sistemas de gestão torna mais simples o que antes consumia longo tempo e gerava muita dor de cabeça.
A catalogação dos itens por meio de leitores ópticos, contagem, descrição dos itens e ajustes são consolidados sem a necessidade de cut-offs (paralisação na movimentação dos itens), tensões por força de inconsistências, altos custos e desvio de força de trabalho por longo tempo nessas tarefas administrativas.
A simplificação da classificação ABC
A classificação ABC é uma ferramenta administrativa tradicional da gestão de estoques, extremamente útil para gerenciar os itens sem aumentar custos.
Dessa forma, essa metodologia demonstra que poucos itens, algo em torno de 10% a 20%, respondem por quase 80% do capital aplicado nos estoques.
Essa consciência orienta qual o nível de atenção que a empresa dará ao gerenciamento de cada item e, em função de seu ótimo custo-benefício, é uma das estratégias mais usadas atualmente pelas organizações na gestão de estoques.
O problema é que sua construção envolve o desenvolvimento de uma tabulação complexa (em que conste o valor e cada item unitário multiplicado pela sua quantidade no almoxarifado/depósito), além da construção de relatórios de frequência acumulada e gráficos não muito simples.
Fazer com que o gestor de estoques elabore tudo isso à mão, portanto, torna o uso dessa ferramenta inviável, muito custoso e suscetível a erros. Mas quem tem um sistema de gerenciamento de estoque não precisa se preocupar com todas essas fórmulas.
Um software de gerenciamento já possui todas as fórmulas matemáticas e cálculos estatísticos padronizados para aplicar a cada dado inserido. Dessa forma, o simples registro dos preços e das quantidades de itens alocados já serve com base para cálculo da Curva ABC. Que será a “bússola” usada nas políticas de segurança de estoques.
Um sistema de gestão reduz o tempo perdido dos colaboradores com a elaboração de cálculos. Eleva a eficiência nos controles e aumenta a produtividade de toda a equipe de estoques.
O gerenciamento de riscos e redução da imprevisibilidade
A ação com base apenas no feeling ou na experiência dos profissionais, invariavelmente, culmina em desperdícios de recursos, deterioração de materiais ou até mesmo.
Ter um ERP (sistema de gestão) permite o controle de estoque automatizado, evitando problemas gerenciais comuns de serem vistas no mercado, como a perda de 60 toneladas de medicamentos no Rio Grande do Sul, entre 2005 e 2013, por falta de mecanismos eficientes de controle. Na construção civil, estima-se que 8% de toda a matéria-prima armazenada sejam desperdiçadas por má gestão. Já no setor supermercadista, a taxa de desperdício circula em torno de 10%.
Imagine, então, o quanto pode se perder em uma PME, que costuma não dispor de sistema de gerenciamento de estoque automatizado? Definitivamente, as perdas financeiras não distinguem porte e segmento.
