A dica de hoje vai tratar de um assunto muito importante para empresas que buscam modernizar e automatizar processos e reduzir os custos da operação: a escolha de um sistema ERP. ERP – Enterprise Resource Planning, ou na tradução livre: Planejamento de Recursos Empresariais nada mais é do que um Sistema Integrado de Gestão Empresarial que integra nele os dados e processos de uma empresa.
Num âmbito mais geral, o ERP’s apresentam-se no mercado como plataformas de software, capazes de automatizar e armazenar as diversas informações que circulam nos variados setores de uma empresa, e que podem envolver Produção, Compras e Controle de Estoque, Financeiro (contas a receber, contas a pagar e fluxo de caixa), Contabilidade, folha de pagamento, etc.
Em alguns casos, a Logística e o Transporte são tratados por sistemas alternativos, chamados (WMS e TMS, respectivamente. WMS significa Wharehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns e TMS significa Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transportes), mas eles estão fora do escopo desse artigo.
A escolha e a implementação de um ERP devem seguir alguns critérios importantes como:
1. Liste suas necessidade
A empresa precisa verificar qual ERP melhor se adequa aos seus processos. Por isso, é fundamental que os processos que receberão a automatização via ERP sejam devidamente mapeados, em um nível de detalhamento que permita um profundo entendimento das necessidades. Além de ajudar a implementação, o trabalho vai facilitar a escolha do melhor ERP, ou seja, aquele que é o mais aderente para a atividade da sua empresa.
2. Defina uma equipe responsável
Empresa deverá definir uma equipe responsável pelo projeto, desde a escolha, levantamento de processos até a implementação/implantação final do ERP. É um projeto complexo, com muitas variáveis (mudanças culturais, prazo, custo, comunicação intensa, gestão de pessoas, etc) e por isso vai requerer uma definição adequada de escopo, alinhamento das equipes nos setores, dedicação na execução e cumprimento de cronograma e custos.
3. Gerencie o impacto das mudanças
Muitos funcionários acreditam que a automatização dos processos pode levar a demissões em massa. Isso não é totalmente verdade. Para reduzir a rejeição natural e a saída da zona de conforto, a alta gestão precisa vender e acreditar na ideia de que as mudanças trarão mais controle para os processos e que os operadores são peças fundamentais para o sucesso do projeto e que os benefícios servirão a todos.
4. Evite customizações
Vários sistemas são específicos para um determinado setor e escolher um ERP que esteja adequado aos processos da sua empresa vai reduzir a necessidade de customizá-lo. Uma customização significa que uma mudança no ERP precisa ser feita para atender a uma necessidade específica do cliente.
Porém, esta prática deve ser evitada, pois é onerosa e nem sempre funcionará adequadamente. Se a empresa começa a perceber que muitas customizações fazem-se necessárias, provavelmente a escolha do ERP não foi adequada (os processos não foram mapeados nem estudados profundamente no momento da escolha).
5. Faça um benchmarking de mercado
Se a empresa interessou-se por determinado ERP, deve-se verificar a possibilidade de visitas a empresas que já utilizam o mesmo ERP (mesmo de segmentos diferentes). Esta ação poderá trazer mais segurança e confiança para os tomadores de decisão. É um momento para questionar, ver e entender o funcionamento do ERP e se atende às necessidades. Aprenda com eles o que deu certo na implementação e o que deu errado.
Os usuários são a melhor fonte de pesquisa, pois conhecem a fundo o sistema e sabem das suas virtudes e deficiências. Como é uma decisão importante e normalmente sem volta, pois altos custos estão envolvidos no processo, estas simples visitas podem poupar muito tempo e dinheiro!
6. Verifique a Credibilidade da Softwarehouse
Deve-se verificar quantos e quais clientes utilizam o ERP, qual o porte dos mesmos, se são do mesmo segmento e cases de sucesso. Além disso, deve-se verificar o suporte ao usuário, a plataforma do software e do banco de dados e a disponibilidade das informações (off-line, cloud, etc.) e a forma de Backup. Esta verificação é complementar à anterior e também fundamental na escolha, afinal a sua empresa vai depender do suporte, tanto pelas atualizações quanto ao constante treinamento de usuários.
7. Não se esqueça dos usuários “móveis”
Se sua equipe utiliza muito telefonia celular e Tablets (por exemplo uma equipe de vendas externas que emite pedidos on-line), dê preferência a sistemas que possibilitem o uso dos mesmos.
8. Adequação do ERP aos processos
A equipe responsável deve ter em mente que o ERP deve se encaixar aos processos das empresas e não o inverso. Porém, muitas vezes ocorre que durante o projeto de implantação, alguns processos passam por melhorias e assim acabam adequando-se ao ERP. Essa ação só reforça a importância do mapeamento dos processos como base para escolha do ERP mais aderente.
