A implantação de sistemas gerenciais pode ser um desafio maior do que se imagina.
Afinal, não basta apenas instalar um software ou ERP qualquer, é preciso – antes de qualquer outra coisa – entender as necessidades do seu negócio e preparar os seus funcionários para essa mudança. Já que os sistemas gerenciais requerem um treinamento.
Portanto, se o seu negócio ainda não passou por essa experiência, você, enquanto empreendedor ou gestor, deve ficar atento e estar preparado para enfrentar as dificuldades na implantação de sistemas gerenciais, garantindo assim o sucesso do seu negócio.
Mas não se preocupe, apesar de parecer complexo, nós garantimos que todo esse esforço valerá a pena! Principalmente, se você parar para pensar na grande quantidade de benefícios que um sistema de gestão ERP oferece, a curto, médio e longo prazo.
Neste artigo, por exemplo, vamos falar sobre quais são os pontos que devem ser observados — e superados — na implantação de sistemas gerenciais, como o ERP.
Continue a leitura e conheça mais sobre as questões relevantes, como o mapeamento de processos e, também, os erros mais recorrentes na implantação desse tipo de sistema.
A implantação de sistemas gerenciais
Para os gestores que desejam entender melhor sobre os desafios que podem encontrar no processo de implantação de um sistema de gestão é ERP, é importante, primeiro, conhecer os estágios que compõem esse processo. Entre eles, destacamos os 7 principais:
- mapeamento e otimização dos processos já existentes;
- escolha do sistema de gestão ERP a ser utilizado;
- decisão de compra;
- revisão e adequação dos processos;
- implantação;
- o treinamento para uso do novo sistema de gestão ERP;
- a auditoria.
De todas essas etapas, a mais crítica é, certamente, a implantação de sistemas gerenciais, uma vez que essa fase envolve mudanças na cultura organizacional e depende muito da complexidade dos módulos que estão sendo implantados.
Os desafios da implantação do sistema de gestão ERP
Conhecidas as etapas da implantação de sistemas gerenciais, como o ERP, agora, vamos mostrar, de forma detalhada, os desafios que a sua empresa pode encontrar. Confira:
Turnover de funcionários
Em empresas onde há muita rotatividade de funcionários, a implantação de sistemas gerenciais pode ser mais difícil, devido a necessidade de refazer treinamentos.
Em alguns casos, é necessário fazer uma “atualização” dos usuários, contando com a ajuda de consultores especializados, como a Iuven, para oferecer o treinamento adequado.
Dificuldades nos cumprimentos dos prazos
Muitas vezes, um atraso — mesmo que pequeno — na implantação de um sistema ERP representa um grande problema no processo. E isso ocorre, principalmente, por causa do sentimento de “paralisação” e de dificuldades que o quadro de colaboradores possuem.
Problemas se alastrando com rapidez
Outro fator crítico para o qual a empresa precisa estar prevenida ao implantar sistemas gerenciais é que, se isso não for feito adequadamente, contando com a ajuda de uma consultoria especializada, e se os usuários não forem bem treinados para usá-los, os problemas de uma área podem se alastrar rapidamente para outros setores.
Mudanças na cultura organizacional
Muitas empresas ainda cometem o erro de adotar um sistema de gestão ERP apenas para acompanhar a tendência do mercado; outras incorporam o sistema por se sentirem pressionadas pelos seus acionistas. Mas isso está muito longe de ser algo efetivo.
Afinal, por não entenderem a amplitude das questões envolvidas na implantação de sistemas gerenciais, e preocupando-se apenas com a automatização dos processos — as empresas esbarram na superficialidade e insuficiência das mudanças percebidas.
O que as fazem acreditar que o sistema ERP não resolve os seus problemas.
Padronização dos dados
Um dos desafios na hora de implantar um sistema de gestão ERP é a despadronização de dados. É recomendado, portanto, que se conte com um banco de dados consistente, sem redundância de dados e com o armazenamento feito de maneira padronizada.
Treinamento
O treinamento pode ser mais um fator desafiante na hora de implantar sistemas gerenciais, pois, não adianta apenas focar na utilização do ERP. Pelo contrário, é preciso que o treinamento seja feito com base nos processos, para que haja resultados.
Contratação de uma empresa qualificada
Um sistema de ERP é um sistema complexo e é, justamente por isso, que a sua implantação deve ser feita por um fornecedor qualificado, que conheça bem a solução que foi escolhida para ser implantada, bem como o modelo de negócio da sua empresa. Nesse sentido, a contratação de uma consultoria especializada, como a Iuven, é, muitas vezes, uma forma de evitar transtornos na hora de implantar um sistema de ERP na sua empresa.
A importância do mapeamento de processos
Um ponto fundamental para quem decide implementar sistemas gerenciais é conseguir mapear, de maneira adequada, os processos da empresa. Só assim será possível garantir a mudança com a inserção do sistema ERP e otimizar a rotina do seu negócio. Dentre os principais pontos que podem ser considerados para realizar o mapeamento, estão:
- fácil identificação dos GAPs ou gargalos de produção;
- redução de possíveis falhas;
- garantia de uma visão voltada para a melhoria contínua;
- padronização das tarefas realizadas;
- qualidade no fluxo de produção da empresa;
- indicação do time responsável por cada etapa produtiva;
- maior controle e previsão de custos.
- melhor relacionamento com fornecedores;
- otimização no valor agregado para a empresa;
- melhor análise das atividades, identificando quais delas têm maior ou menor relevância, garantindo uma melhoria nos resultados obtidos.
Como fazer mapeamento de sistemas gerenciais?
Para fazer a implantação de sistemas gerenciais, é essencial entender claramente sobre os processos da empresa. Afinal, existe uma grande variedade de ferramentas, mas um grande desafio é escolher uma solução que seja eficiente, evitando novas transições.
Lembre-se de que um dos objetivos do sistema ERP será contribuir para a automação, otimização, precisão e agilidade de tais procedimentos posteriormente.
Defina o tipo de mapeamento de processos
Existem vários modelos de mapeamento, garantindo a otimização de processos e, consequentemente, a rotina corporativa. Os tipos de mapeamento de processos mais usados são:
Mapeamento de documento
Analisa as documentações e o fluxo de caixa, observando entradas e saídas que ocorrem
Mapeamento de processos de atividades
O foco está nas ações, abrangendo e identificando as atividades com valor agregado e as outras, fazendo essa separação com maior facilidade.
Mapa de processo detalhado
Consiste em observar cada uma das etapas existentes no processo produtivo da empresa.
Mapa de processo renderizado
Permite uma visão de todo o fluxo atual, além de viabilizar projeções e melhorias,
Determine o que será mapeado
Cada mapeamento realizado necessita de diversas ações e acompanhamentos.
Por isso, é muito importante determinar aquilo que é realmente preciso ser mapeado. Uma questão que pode contribuir para confirmar a relevância de tal mapeamento é tentar descobrir os motivos para realizar esse processo, bem como os riscos envolvidos.
Várias circunstâncias podem trazer mudanças aos processos de uma empresa. Por exemplo, ao realizar o lançamento de um produto, provavelmente surgirão novas demandas e ciclos. Com isso, o mapeamento pode tornar-se algo praticamente infinito, inviabilizando o mesmo. Para evitar esse tipo de situação, outra questão é avaliar o que será mapeado.
Tenha uma visão do seu negócio
Igualmente importante de se fazer uma leitura sobre os tipos de processos e qual mapeamento acontecerá é a capacidade de analisar o negócio. O próprio mapeamento em si ajuda a trazer uma compreensão abrangente e, também, detalhada sobre a empresa.
Destaque os problemas relevantes
Claro que, quando o assunto é otimizar os resultados da empresa, a tendência é que a lista de questões que podem ser olhadas fique bastante longa. Por esse motivo, crie uma lista com todas as demandas que poderiam ser mapeadas e tente observar quais são mais ou menos complexas de serem resolvidas, assim como aquelas que são mais ou menos urgentes. Dessa forma, você consegue entender as prioridades.
Crie um monitoramento para o mapeamento
Ao fazer um mapeamento de processos, é muito importante estabelecer KPIs (indicadores-chave de performance) que serão usados. Eles são relevantes tanto para verificar a eficácia do mapeamento quanto para entender a eficiência das ações realizadas e da própria implementação do mapeamento de processos em si.
Os erros mais comuns na implantação de ERP
Com a aceleração da transformação digital nos últimos anos, o uso de ERP ficou cada vez mais popular. Entretanto, o mau uso da ferramenta, ou simplesmente a falta de conhecimento das funcionalidades de um sistema ERP, pode provocar impactos negativos. Por isso, é importante garantir um planejamento adequado para o processo.
Outro erro comum é achar que a implementação de sistemas gerenciais, como o ERP, está relacionada somente à gerência e deixar de envolver outros funcionários na implantação. Ainda pensando nessa parte, é importante oferecer o treinamento adequado, assegurando que todos estejam capacitados para fazer o uso adequado da ferramenta.
Do ponto de vista técnico, os principais erros que podem influenciar o processo de implementação de um sistema ERP são a falta de análise e a escolha errada do fornecedor ideal. Além disso, uma questão recorrente é o desconhecimento a respeito das necessidades desse tipo de ferramenta, como a manutenção e o suporte adequados.
O papel da consultoria em ERP na implantação de sistema de gestão
A consultoria em ERP é fundamental para garantir o melhor processo. Afinal, uma empresa séria que oferece esse tipo de solução sabe que é essencial identificar se a ferramenta realmente atende às demandas da empresa que deseja contratá-la. Além de encontrar a solução ideal para o negócio, a consultoria também oferece o suporte de um time profissional e o treinamento adequado para a transição e implementação do sistema.
A implantação de sistemas gerenciais pode até ser complexa e dar algum trabalho para a empresa durante a sua implantação, mas, certamente, os benefícios são capazes de oferecer resultados melhores para o seu negócio, bem como otimizações certeiras.
Basta estar preparado para essa etapa.
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