A organização financeira deve ser prioridade em uma empresa, seja grande ou microempresa. Ela deve estar alinhada às operações diárias de produzir e vender. O índice de empresas que fecham suas portas em até 3 anos após sua abertura é muito alto, e uma das causas é a má administração de controle de caixa, em que não são apurados se todos os recebimentos e pagamentos estão corretos e se o saldo em caixa confere com as entradas e saídas de recursos.
“A sobrevivência das pequenas empresas depende da sua capacidade de competir no mercado. Ao identificar suas principais necessidades, a empresa consegue adotar um sistema que aprimore sua gestão, aumente sua competitividade e proporcione mais chances de sucesso”, destaca o diretor executivo da FNQ, Ricardo Correa.
Organizamos uma lista com 12 dicas para você melhorar não só as contas da sua empresa, como também a administração geral.
- Faça uma lista dos objetivos que a empresa quer alcançar em médio e longo prazo. Relacione as duas listas para que as ações de médio prazo levem ao objetivo destacado de longo prazo. Não se esqueça de levar em conta informações relativas a clientes, mercados, fornecedores, colaboradores, produção e venda. E, paralelamente, crie planos de ações para que as metas não fiquem só no papel.
- Não misture a conta pessoal com a conta empresarial. Uma falha recorrente entre proprietários é achar que, por serem donos do negócio, eles podem misturar a conta pessoal com a conta empresarial. Isso é um erro dos graves, pois as duas coisas são bem distintas. Vale destacar que até que um negócio apresente lucro isso leva tempo e, se o empreendedor misturar as duas contas, possivelmente, a lucratividade nunca vai acontecer.
- Inovação de produtos, publicidade e de serviços é fundamental para a linha de crescimento da empresa. É importante que o gestor esteja sempre atualizado sobre novas tecnologias e tendências de mercado. As fontes podem vir de colaboradores, concorrentes, empresas internacionais do mesmo ramo, centros de pesquisas, entre outras. Claro que nem tudo que é novo é de qualidade e é preciso ter cautela. A busca contínua de melhorias contribui diretamente para o aumento da competitividade da empresa.
- Administre devidamente o capital de giro. Toda empresa precisa ter um capital de giro para que o negócio possa fluir com tranquilidade, mas hoje em dia não basta ter umdisponível em caixa. É preciso saber administrá-lo, além de entender que o capital de giro existe para honrar com os compromissos imediatos, a fim de manter a empresa saudável e garantir uma boa imagem do negócio perante o mercado, os clientes e fornecedores.
5.Crie indicadores e metas que permitam controlar as principais atividades, e analisar o desempenho do negócio é essencial para garantir uma boa gestão. Reuniões regulares com os dirigentes da organização são fundamentais para mensurar os resultados obtidos e tomar medidas corretivas, quando necessário. Os indicadores e metas devem contemplar as principais áreas da empresa, entre elas finanças, produção, vendas, fornecedores, clientes, colaboradores e questões ambientais.
6. Colocar pequenas despesas em primeiro plano. Muitos gestores fazem questão de focar nos grandes gastos com o abastecimento de mercadorias, aluguel, impostos e salários, mas acabam deixando de lado as despesas pequenas e rotineiras, como água, luz, material de escritório, internet, produtos de limpeza e manutenção de equipamentos. Para que um negócio dê certo, é preciso ter o pleno controle sobre todos os gastos, inclusive os mínimos.
7.Use software de gerenciamento. Por muito tempo a gestão financeira das empresas foi feita de forma manual. No entanto, as novas tecnologias estão tornando as atividades de gerenciamento muito mais rápidas, práticas e eficazes. É o caso dos softwares gerenciais personalizados para as necessidades de cada negócio. Através de um bom software de gerenciamento, o empreendedor economiza tempo na emissão de gráficos e relatórios, pode acompanhar as contas a pagar, receber e agilizar o andamento das notas fiscais, verificar se a empresa está tendo lucro, identificar quais produtos têm melhor saída, controlar estoques, acompanhar o saldo do caixa e assim por diante.
8. Fique de olho na concorrência. Obtenha regularmente informações comparativas de outras empresas do mesmo segmento. Essa prática é funcional para estimular a adoção de novas práticas e métodos de melhoria dos serviços, produtos e processos.
9. Ouça os elogios e críticas dos seus clientes. Organizar a carteira de cliente permite ao empreendedor identificar melhor suas necessidades e formatar serviços e produtos mais adequados para atendê-los. Considerando as diferenças de cada cliente, é possível divulgar e oferecer produtos e serviços no canal mais adequado para atingi-los e despertar o interesse. Promover avaliações periódicas de satisfação e criar canais adequados para ouvir as reclamações e sugestões também é importante.
10. Invista em responsabilidade social e ambiental. É importante estar atento ao consumo consciente, com o uso controlado de água, energia elétrica e papel, bem como o descarte correto de sobras de produção, lixo, lâmpadas, cartuchos de impressora e embalagens. Prestar atenção aos danos que as atividades e instalações da empresa causam ao meio ambiente é essencial. Promova também ações e projetos sociais, conscientizando e envolvendo os colaboradores. Dessa forma, é possível contribuir para o desenvolvimento sustentável do país.
11. Gerenciamento dos colaboradores é fundamental. Defina claramente as funções e responsabilidades dos colaboradores, deixando clara a participação de cada um para o sucesso do negócio. Também é importante oferecer capacitação aos colaboradores, criando planos de treinamento. A organização ajudará a desenvolver as habilidades e conhecimentos dos colaboradores para exercer as atividades diárias.
12. Promova a qualidade de vida na sua empresa. Adote ações que garantam o bem-estar e a satisfação dos colaboradores, oferecendo benefícios adicionais aos exigidos por lei, como confraternizações e áreas de lazer. Criar um ambiente mais participativo e agradável é essencial para proporcionar motivação para a realização do trabalho.
