Toda empresa de sucesso precisa de gestores que saibam como gerenciar projetos.
Um negócio que não realiza projetos especiais facilita a vida dos concorrentes.
Aprender a gerir projetos é uma forma segura de voar mais alto nos negócios e manter seus colaboradores sempre motivados.
Prossiga na leitura e entenda como funciona.
Como gerenciar projetos de maneira eficiente
No contexto empresarial, não existem milagres.
Há empresas mais eficientes em seus respectivos planejamentos do que as outras.
Gerir um projeto significa em resumo traçar um objetivo e definir como ele será alcançado.
Um dos tantos exemplos disso é o caso da GE Oil & Gas, que em 2016 conseguiu reduzir seus custos em impressionantes 52% só com a migração de processos para a nuvem.
Para isso, seus líderes conduziram um projeto minucioso, em que precisaram eliminar uma série de processos obsoletos.
Nessa trajetória de sucesso, eles desenharam um projeto audacioso, no qual algumas das etapas contempladas estão exemplificadas a seguir.
Faça o planejamento
Todos os projetos começam com um planejamento.
Nessa etapa preliminar, os gestores discutem quais as necessidades da empresa e, com base nisso, definem um ou mais objetivos a serem alcançados, sempre conforme a matriz SMART.
Utilizando uma ou mais das metodologias que vamos abordar mais à frente, são definidos prazos, ferramentas e métricas a serem utilizadas ao longo de todo o projeto.
Entre essas ferramentas, estão os sistemas que automatizam a gestão do projeto, com destaque para os chamados Enterprise Resource Planning (ERP).
Monte planos de ação
O planejamento é como um mapa, e a partir dele, você determinará o que deve ser feito a seguir.
Uma forma de facilitar a montagem dos planos de ação é desdobrar o planejamento em três partes:
- Estratégico: em que o objetivo principal é definido
- Tático: no qual se definem os meios para alcançá-lo
- Operacional: em que determina-se quem faz o quê.
Selecione KPIs
Um projeto sem Indicadores Chave de Performance (KPI) é um projeto incompleto.
Considere que você está à frente de um projeto cujo objetivo seja reduzir a inadimplência em 10% em 6 meses, por exemplo.
Um dos KPIs que podem ser adotados nesse caso é o Lifetime Value (LTV), que consiste no valor que um cliente gera ao longo do seu relacionamento com a empresa.
Use o máximo de KPIs que puder, de modo que você possa cruzar dados e gerar insights a partir de múltiplos indicadores.
Monitore os resultados
O uso de KPIs é parte de uma das etapas fundamentais na gestão de projetos, que é o monitoramento dos resultados.
Esse controle pode ser feito por objetivos menores, determinados com base nas metas principais.
No exemplo acima, a meta de reduzir a inadimplência acima seria “fatiada”, de modo que, por mês, o objetivo seja diminuí-la em cerca de 2%.
Incentive os colaboradores
Todo projeto começa cercado de muita incerteza.
No meio do caminho, é natural que os colaboradores vacilem ou se sintam inseguros quanto ao seu futuro.
Cabe à gestão tomar as medidas necessárias para mantê-los focados e engajados, procurando motivar primeiro pelo exemplo.
Vale ainda apostar em recompensas e bônus na forma de reajustes e benefícios, além, é claro, do bom e velho reconhecimento verbal.
Tenha um plano B
Assim como não existem milagres no sucesso, é certo que todo projeto, por mais bem elaborado que seja, está sujeito a falhas e imprevistos.
Por essa razão, os melhores gestores sempre trabalham com pelo menos três hipóteses, com um plano de ação adequado para cada uma:
- Melhor cenário possível
- O projeto corre como previsto
- O pior cenário possível.
Qual a melhor metodologia para gerenciar projetos?
Não haveria como gerenciar projetos sem um método para orientar quanto ao que fazer e como fazer.
Dessa forma, grandes empresas como a Toyota, GE e Motorola desenvolveram suas próprias metodologias de gestão de projetos, todas muito bem sucedidas.
Conheça as principais delas a seguir e entenda como elas ajudaram essas marcas a alcançar resultados extraordinários.
Lean Six Sigma
Nesse método, que resultou a fusão entre Lean Manufacturing e Six Sigma, os dois principais objetivos são a redução do desperdício e a melhoria da qualidade.
O Lean Six Sigma faz uso de uma série de ferramentas de cálculo e de análises estatísticas, a fim de mostrar onde a empresa está falhando e o que fazer para melhorar.
Scrum
Já a metodologia Scrum tem como ponto forte o trabalho em equipe.
Inspirada na organização homônima usada em partidas de rugby e na metodologia Ágil, nela os projetos são conduzidos nos chamados “sprints” por:
- Scrum Team: equipe enxuta, formada por no máximo 10 membros
- Product Owner: espécie de “meio de campo” entre a equipe e o cliente
- Scrum Master: o líder, orientador e facilitador do projeto.
Método do Caminho Crítico
Também conhecido pela sigla CPM (Critical Path Method), o Método do Caminho Crítico busca identificar e mapear as atividades críticas de um projeto.
Herdado da área de TI, funciona como uma espécie de organograma, criado na década de 1950 pelos empresários James E. Kelley Jr., da Remington Rand e Morgan R. Walker, da DuPont.
PRINCE
Projects In Controlled Environments (Projetos em Ambientes Controlados) é o significado do acrônimo PRINCE, metodologia cuja finalidade principal é definir as fases de um projeto.
Nesse sentido, todos os projetos devem ser estruturados tendo como referência 7 passos:
- Início
- Direcionamento
- Execução
- Supervisão
- Gestão das entregas
- Gestão da divisão de fases
- Encerramento.
Como um ERP ajuda a gerenciar projetos?
Um dos desafios que leva os líderes a tentar entender como gerenciar projetos é a gestão das tarefas e prazos, mantendo a produtividade e a eficiência.
Para que isso seja possível, é necessário contar com ferramentas que abasteçam o negócio com dados, de modo que ele desenvolva sua própria inteligência de negócios.
Essa é uma das funções que você encontra no Iuven ERP e no SAP Business One.
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