A falta de conhecimento sobre como gerenciar custos custa caro e pode até levar um negócio ao encerramento precoce.
Segundo o Sebrae e o IBGE, 60% das empresas criadas no Brasil vão à falência em menos de cinco anos.
A ausência de lucro e a falta de capital de giro para se manter durante uma crise estão entre as principais causas, agravadas nos últimos anos pela pandemia.
Esse problema tem muito a ver com a falta de planejamento, já que, como diz o ditado: “quem falha em planejar, planeja falhar”.
Então, se você está à frente de um negócio, não importa de que tamanho seja, não deixe de acompanhar este artigo para saber como gerenciar custos.
Como gerenciar custos de uma empresa? 10 dicas
Não é por acaso que existem metodologias inteiras dedicadas à redução do desperdício e à otimização dos recursos, como a Lean Manufacturing.
As empresas que recorrem a elas sabem que, antes de pensar em lucrar, é preciso antes controlar o quanto se gasta.
Se existem métodos para isso, é porque gerir os custos não é algo que se faça em um estalar de dedos.
Há um grande conjunto de medidas que, somadas, levam a empresa a aumentar a previsibilidade sobre aquilo que gasta.
Veja como fazer isso em 10 dicas.
1. Conheça todos os seus custos
Assim como fazemos com as finanças pessoais, a gestão dos custos em empresas começa identificando de onde eles vêm.
A primeira medida, no caso, é separar as despesas em dois tipos: as fixas e as variáveis.
Nas fixas, devem constar os custos que não se modificam em função da produção, entre os quais os mais comuns são os salários, aluguéis e alguns impostos.
Já nas variáveis, devem entrar todos os gastos que variam conforme a empresa produza mais ou menos, como aqueles com comissões, estoques e fornecedores.
2. Cuide do fluxo de caixa
Seria impossível qualquer tipo de controle financeiro e de custos sem a apuração diária de todas as movimentações que a empresa faz.
Esse é o princípio que rege o fluxo de caixa, um mecanismo básico de gestão que consiste em registrar tudo que entra e sai, junto com a conciliação bancária.
Ou seja, além do registro de entradas e saídas, é preciso ainda garantir que esses movimentos coincidem com as reservas financeiras da empresa.
3. Saiba quais são os custos indiretos
Entre os custos variáveis existe uma outra categoria de custos, os indiretos.
Como o termo sugere, tratam-se de custos que não são ligados diretamente à produção, mas que, mesmo assim, exercem impacto sobre o orçamento.
Exemplos desse tipo de custo são os que são destinados ao transporte e energia elétrica, entre outros.
4. Determine o ponto de equilíbrio
Uma forma de aumentar a segurança sobre as operações de um negócio é conhecer o seu ponto de equilíbrio financeiro.
Consiste no montante necessário para cobrir todos os gastos da empresa, de modo a mantê-la ativa pelo período analisado.
Você saberia dizer, por exemplo, quanto o seu negócio precisa para pagar todos os seus custos para operar por um mês?
Pois esse valor pode ser conhecido pelo ponto de equilíbrio, que pode ser obtido ao igualar receitas e despesas.
5. Controle a inadimplência
Há empresas que têm mais dificuldade em estabilizar suas finanças em razão de um problema que às vezes passa batido: a inadimplência.
Nos negócios familiares, é relativamente comum que os clientes mais assíduos tenham contas, nas quais registram compras a serem pagas mais tarde.
O problema começa quando, pela falta de profissionalização da gestão, essas contas permanecem indefinidamente em aberto.
Nesse caso, a melhor solução é desenvolver rotinas de controle e de cobrança amigável, de preferência com o apoio de soluções automatizadas.
6. Precifique com critério
Quando o consumidor passa a enxergar valor em um produto ou serviço, o preço deixa de ser um problema.
Para chegar a esse patamar, é necessário antes definir métodos consistentes de precificação.
Basicamente, o preço de uma solução deve ser calculado em função do custo para produzi-la, somado à margem de lucro.
Isso sem deixar de lado os preços dos concorrentes, que devem ser considerados na hora de estipular o preço final.
7. Pratique a arte da negociação
O relacionamento com fornecedores é tão importante quanto a relação que se tem com os clientes.
Tanto é que, nas 5 Forças de Porter, estão previstos o poder de barganha de ambos como fatores determinantes para a competitividade de uma empresa.
Assim, quanto mais hábil a gestão for em negociar, mais baixos seus custos tendem a ser.
8. Mantenha uma reserva financeira
Se tem algo certo na rotina empresarial é que imprevistos acontecem.
Portanto, seria no mínimo imprudência não contar com uma reserva que permita arcar com os custos que eles geram.
Entre os imprevistos mais comuns, destacam-se os acidentes, demissões, afastamentos de colaboradores, aumento de impostos e de custos de produção, entre outros.
Por isso, convém sempre manter uma reserva que permita pelo menos não comprometer o capital de giro quando a despesa extemporânea surgir.
9. Evite o controle manual
Estamos na era do Big Data, em que os negócios pautam as decisões com base em informação em grande volume, estruturada por softwares de Business Intelligence (BI).
Nesse contexto, o controle manual dos custos deve ser evitado, porque aumenta a exposição à falha humana, além de ser inviável a partir de um certo volume de negócios.
Falando em BI, existem sistemas que permitem desenvolvê-la com muito sucesso, como o Iuven ERP e o SAP Business One.
10. Conte com um ERP ou sistema de gestão
Enterprise Resource Planning, ou ERP, é um tipo de sistema de gestão que automatiza o controle dos custos e muito mais.
Sua principal funcionalidade é integrar os diferentes sistemas de uma empresa, de modo a permitir o seu controle em uma plataforma unificada.
Não é a única solução, mas certamente está entre as mais indicadas para fazer uma gestão financeira eficaz em todos os sentidos.
Quais os principais erros na gestão de custos de uma empresa?
Sabemos que os erros na gestão de custos podem comprometer a saúde financeira de um negócio.
Entre esses problemas, um dos mais frequentes é a falta de um controle sistemático dos fluxos e de uma conciliação bancária precisa.
Outra falha digna de nota, essa mais comum nas pequenas empresas, é quando seus gestores misturam finanças pessoais com as do negócio.
Inadvertidamente, eles usam o caixa da empresa como o seu “personal banking”, sem considerar as consequências disso no médio e longo prazo.
Isso sem falar em um erro que ainda persiste nessas empresas que é a falta de sistemas que integrem todas as suas operações.
Como gerenciar custos com um sistema de gestão?
A partir do que vimos, fica claro que, sem automação, é muito difícil cuidar das finanças, muito menos fazer uma boa gestão de custos.
Essa gestão precisa ser feita de forma estratégica, de maneira que não seja rígida demais, a ponto de limitar as possibilidades de crescimento.
É aí que entra a Inteligência de Negócios, que como também vimos, pode ser desenvolvida quando se conta com a automação.
Os sistemas da Iuven caem como uma luva para essa finalidade, já que permitem não apenas gerir os custos, mas desenvolver o negócio utilizando os seus dados.
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